Министерство образования Российской Федерации УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра экономической информатики

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ РАСЧЕТОВ И ДЕЛОВОЙ ГРАФИКИ В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к лабораторным работам по курсу «Информатика»

Уфа 2004

3

СОДЕРЖАНИЕ

Стр.

ВВЕДЕНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА «ВЫПОЛНЕНИЕ РАСЧЕТОВ,

АНАЛИЗ И ОБРАБОТКА ДАННЫХ» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2. НАЧАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.1 Понятие электронной таблицы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.2 Запуск Excel и выход из него . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . 5 2.3 Основные элементы экрана Excel и окна открытого документа . . . . . 6 2.4 Получение справочной информации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.5 Ввод данных. Автозаполнение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.6 Обработка диапазона ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 2.7 Автозамена . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.8 Сохранение рабочей книги. Автосохранение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 2.9 Форматирование листа Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 2.9.1 Формат ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 2.9.2 Формат чисел . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 2.9.3 Оформление ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.9.4 Оформление строк и столбцов, размеры ячеек. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.9.5 Стиль . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2.9.6 Добавление строк и столбцов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2.9.7 Удаление строк и столбцов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2.9.8 Замораживание строк и столбцов на экране . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2.9.9 Автоформатирование таблиц . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 2.9.10 Защита ячеек, листов, рабочих книг . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3. ВЫЧИСЛЕНИЯ В EXCEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 3.1 Ввод формул . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 3.2 Мастер функций . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 3.3 Абсолютные и относительные адреса (ссылки) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 3.4 Связывание ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 3.5 Использование формул для принятия решений . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3.6 Обработка массивов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.7 Сортировка, автофильтр данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 3.8 Тестирование созданной таблицы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 4.ПРИМЕРЫ РЕШЕНИЯ ТИПОВЫХ ЗАДАЧ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 4.1 Расчет табличных значений . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 4.2 Решение расчетной задачи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4.3 Решение финансово-экономической задачи. Таблица

подстановок . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 5. ЗАДАНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 6. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 7. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОТЧЕТА . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

ЛИТЕРАТУРА . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

4

ВВЕДЕНИЕ

Эффективная деятельность человека в сфере обработки экономической информации невозможна без использования информационных технологий, определяющих способы и методы сбора, обработки, хранения, передачи и анализа информации; автоматизацию процессов выполнения рутинных операций и подготовки аналитической информации для принятия обоснованных решений.

Важным элементом информационных технологий являются интегрированные пакеты прикладных программ, типичный и наиболее мощный представитель которых - Microsoft ® Office, содержащий в версии XP Professional, в частности, следующие приложения: текстовый редактор, систему управления базами данных (СУБД), табличный процессор и программы демонстрационной презентационной графики, Outlook®? .

Приложения Microsoft ® Office выполняют различные задачи, но так тесно связаны между собой, имеют стандартные элементы оконного интерфейса Windows®, что их совокупность можно рассматривать как единую программу. Благодаря этому пользователю, научившемуся хорошо работать с одним из приложений, будет легко освоить все остальные.

Цель лабораторного курса - изучение основ применения электронных таблиц (табличного процессора) Microsoft ®Excel 2002, предназначенных для решения следующих задач:

-математические, экономические, финансовые, инженерные, статистические и другие расчеты;

-обработка таблиц, сводок, реестров и прочих документов различной структуры;

-решение задач оптимизации с использованием методов линейного и нелинейного программирования;

-анализ данных с использованием механизмов поиска и сортировки данных и различных функций, встроенных в электронные таблицы;

-получение сводных таблиц, консолидация данных из таблиц, не совпадающих по структуре; -создание и работа с базами данных;

-подготовка листов Excel к выводу на печать;

-построение диаграмм и графиков по данным таблиц, рисование различных схем.

Вданных методических указаниях содержится описание двух ???

лабораторных работ:

-Выполнение расчетов, анализ и обработка данных;

-Построение диаграмм и графиков и автоматизация вычислений при использовании макросов.

6

сохранять. Варианты ответа: Да (Yes) или Нет (No), после чего необходимо нажать клавишу <Enter>.

Одним из преимуществ Windows® является возможность запуска сразу нескольких приложений с одновременным отображением их на экране в своих собственных окнах. Это существенно упрощает передачу данных из одного приложения в другое. Переключение межу находящимися на экране приложениями осуществляется сочетанием клавиш <Alt> + <Tab>.

Может не стоит так подробно? Они это уже все знают…

2.3 Основные элементы экрана Excel и окна открытого документа

После запуска Excel на экране появляется окно приложения, полоса в верхней части которого является заголовком этого окна. Заголовок состоит из имени приложения Microsoft Excel и имени активного в данный момент документа, если окно документа развернуто. Значок на левом краю строки заголовка – системное меню, содержащее команды для операционной системы. В окне приложения, показанном на рис. 1, находятся окна двух открытых документов Excel: восстановленного документа с именем Новая книга и свернутого документа Книга 1.

Рис. 1 – Лучше применить цифры для

обозначения элементов окна

Область окна приложения между заголовком и окном документа, называется область команд и состоит из двух рядов кнопок (? – Меню команд и Инструментальные меню). Верхний ряд – строка меню с раскрывающимися командами. Для многих команд приводятся клавиатурные сокращения –

7

сочетания клавиш для выполнения соответствующих команд. Благодаря этому можно управлять работой приложения, пользуясь и клавиатурой и мышью, что существенно ускоряет работу (когда?).

Нижний ряд кнопок предназначен для управления окном документа. Под вторым рядом кнопок расположены окна, содержащие имя активной ячейки таблицы (на рис. 1 - ячейка Е2, находящаяся в рамке) и окно, отображающее связанную с этой ячейкой формулу. (Если число кнопок управления окном документа не позволяет разместить их в один ряд, то часть «непоместившихся» кнопок может быть показана нажатием стрелки в правой части строки или эти кнопки могут быть выведены в третий ряд.)

Вправой части окна приложения находится так называемая область задач

-дополнительное меню, облегчающее решение конкретной задачи: создание книги; использование буфера обмена (в который можно поместить до 24

объектов для последующего перемещения внутри/межу приложениями Microsoft ® Office), поиск справочной информации; вставка картинки.

Внижней части окна документа выводятся корешки листов открытой

книги.

Под окном развернутого документа Новая книга находится кнопка, отображающая свернутый в настоящее время документ – Книга 1. Ниже расположена строка состояния, содержащая информацию о состоянии приложения (Готово) и о том, что клавиша NumLock нажата.

2.4Получение справочной информации

ВMicrosoft ® Office реализовано несколько (одинаковых для всех приложений) способов получения справочной информации:

-Помощник по Office – интерактивный инструмент, позволяющий вводить вопросы и выбирать ответ из списка тем, близких к сути заданного вопроса. Часто Помощник по Office сам предлагает пользователю полезные советы в соответствии с возникшей ситуацией;

-Окно справочной системы – обеспечивает просмотр дерева тем справочной системы и поиск информации по названию темы или по ключевому слову;

-Инструмент, позволяющий путем выполнения команды Справка / Что

это такое? указать элемент окна диалога и получить краткое описание назначения выбранного элемента интерфейса;

- Выполнив команду Справка / Office в Интернете можно получить доступ к справочной информации на Webстраницах компании Microsoft.

2.5 Ввод данных. Автозаполнение

Один из первых шагов построения электронной таблицы – ввод информации. Рассмотрим основные приемы ввода данных.

8

Чтобы поместить данные на рабочий лист, необходимо указать, в какой ячейке эти данные будут располагаться, (такая ячейка называется активной). Выбрать активную ячейку можно с помощью мыши или клавиш управления курсором. Активную в данный момент ячейку окружает жирная рамка, адрес ячейки будет выведен в поле имени, а содержание – в строке формул. Кроме того, автоматически выделяются кнопки номера столбца и номера строки, на пересечении которых находится активная ячейка. На рис. 2 активная ячейка – D7. Черный квадрат в правом нижнем углу рамки, окружающей активную ячейку – маркер заполнения (маркер).

Рис. 2

С данными, хранящимися в активной ячейке (или с данными нескольких ячеек, объединенных в диапазон) при помощи правой кнопки мыши можно выполнять типовые операции, перечень которых зависит от внешнего вида маркера в момент выполнения операций:

-маркер – черный квадрат. Содержание контекстного меню показано на рис. 3;

-маркер – черный крестик. Содержание контекстного меню показано на рис. 4;

-маркер – четырехглавая стрелка. Содержание контекстного меню показано на рис. 5;

При вводе данных наиболее часто приходиться решать следующие задачи:

-Ввод данных в одну ячейку.

ВExcel можно вводить текст, числа или формулы в любую ячейку рабочего листа. Для этого нужно сделать ячейку активной и набрать на клавиатуре то, что требуется в эту ячейку занести. Вводимая информация отображается в самой ячейке и в строке формул, а сама ячейка находится в режиме редактирования. Признаком редактирования является более тонкая рамка вокруг ячейки, сообщение Правка в левом углу строки состояния и

9

наличие курсора в позиции вставки. Если поместить курсор в строку формул, то ее так же можно использовать для ввода и редактирования данных.

клавишу Enter.

Отменить ввод в ячейку ошибочно набранных данных можно при помощи кнопки Отменить панели инструментов Стандартная или командой Правка / Отменить.

- Ввод одинаковых данных в несколько ячеек. (Проблемы с заголовками!)

Для заполнения нескольких ячеек одинаковыми данными (на рис.2 - ячейки C5:I5), необходимо ввести значение в первую ячейку диапазона, подвести указатель мыши к маркеру (указатель мыши примет форму черного крестика), затем протянуть маркер вправо до ячейки I5, после чего весь диапазон выделенных ячеек заполнится данными, расположенными в первой ячейке.

Аналогичным способом можно заполнять таблицы значениями одинаковых строк или столбцов, выделяя область копируемых данных и перетаскивая маркер в нужном направлении.

- Ввод диапазона значений данных в несколько последовательно расположенных ячеек.

Сначала заполняем две соседние ячейки данными, позволяющими определить принцип заполнения всего диапазона ячеек. (На рис. 2 ячейки

C3,D3 – 11.01.2004, 12.01.2004; ячейки D7,E7 - январь, февраль; D9,E9 -

понедельник, вторник.) Затем можно протянуть маркер вправо, влево, вверх или вниз в зависимости от того, в каком направлении необходимо заполнить ячейки значениями выбранного диапазона. Значения ячеек диапазона А2:А13, показанных на рис. 2, получили заполнив две ячейки – А7 и А8 числами 1,0 и 1,25, после чего перетащили маркер вверх и вниз от двух выбранных ячеек.

В качестве значений диапазона могут быть использованы текстовые и числовые данные, даты и формулы. Рассмотренный способ ввода диапазона данных существенно упрощает работу и называется Автозаполнение.

10

Если нужно получить возможность в дальнейшей работе заполнять диапазон ячеек значениями из списка, не заданного в Excel, необходимо сделать следующее. Выполняем команду Сервис / Параметры, раскрываем вкладку Списки и в поле Элементы списка (см. рис. 6) вводим последовательные элементы списка (например, цвета радуги) по одному в каждую строку и нажимаем кнопку Добавить. На рис. 2 значениями вновь созданного списка цветов радуги заполнены ячейки С13 : J13.

Рис. 6

Заполнить диапазон ячеек значениями рядов арифметической или геометрической прогрессий, а так же последовательностью дат можно и еще одним способом (Как и другие приложения Microsoft®Office, Excel позволяет решать многие задачи несколькими способами, из числа которых пользователь выбирает наиболее удобный и приемлемый для себя вариант). Пример ввода различных последовательностей значений показан на рис. 7.

Заполняем требующийся диапазон следующим образом. Вводим начальное значение диапазона в первую ячейку (например, В10). Цепляем маркер заполнения правой кнопкой мыши и перемещаем его в том же столбце на одну ячейку ниже. В появившемся контекстном меню выбираем команду Прогрессия (этого нет!) и в открывшемся диалоговом окне задаем требующиеся параметры вводимого диапазона значений.