23 Организация хранения документов, учетных регистров и отчетности до передачи в архив

С целью обеспечения сохр-ти первичных док-ов необх вып-ть условия: 1) соблюдать устан-ые правила делопр-ва 2) организ-ть сохр-ть док-ов в процессе документооб-та и хранения в архиве бух-рии 3) подготовить док-ты к сдаче в архив орг-ции, с соблюдением устан-ых треб-ий. Сохр-ть док-ов в процессе документооб-та обеспеч-ся регистр-ей их в спец регистрах. Обрабат-мые док-ты до сдачи отч-ти нах-ся в распоряж-ии и под ответств-ью лиц, использ-щих их, в синтетич и аналитич учете. После этого док-ты комплектуются в дела для их дальн-го хран-ия в архивах бух-ии. При формир-ии дел необх соблюдать ряд треб-ий: 1) док-ты пост-го и врем-го сроков хран-ия необх-мо группир-ть в дела раздельно. 2) подлинники должны быть отделены от копий. 3) годовые планы и отчеты должны быть отделены от квартальных. 4) в дело должно быть вкл-но по одному экземпляру каждого док-та. Оправдательные первичные учетные док-ты хран-ся отдельно от регистров синтетич-го, аналитич-го учета; ж\о хран-ся в папках открываемых на год отдельно для каждого из них. Кассовые ордера, авансовые отчеты, ВБ с соотносящимися к ним док-ми, лицевые счета, товарные и товарно-трансп-ые накладные должны быть обяз-но переплетены. Др док-ты могут не переплет-ся, но подшив-ся в папки, пачки, что позволяет избежать их хищения.

24 Особенности учета, хранения и списания бланков строгой отчетности

К бланкам строгой отчетности (БСО) относ-ся бланки ценных бумаг и док-ов с опред-ной степенью защиты, бланки иных документов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответств-щие треб-ям, определяемым МВД РБ и Мин-вом юстиции РБ. К ним относ-ся: бланки товарных, тов-но-трансп-ых накл-ых, квитанции на прием и выдачу денег, ПКО, зарегистрированные в налоговой инспекции и др. Передача БСО от одних юр лиц др не доп-ся. Пост-шие БСО прих-ся матер-но ответст-ым лицом. БСО должны храниться в сейфах, металлических шкафах или спец помещениях. Учет БСО ведется в приходно-расходной книге по учету БСО. БСО выд-ся с разрешения руководителя и гл бух-ра под отчет мотериально-отв-ым лицам. Уничтожение БСО произ-ся по письм-му разр-нию рук-ля. Приказом рук-ля назн-ся комиссия. В присутствии комиссии БСО, подлежащие уничтожению, упаковывают, опечатывают, о чем составляется акт. В 3-хдневный срок акт на списание представляется на утверждение руководителю, обяз-го утвердить его в течение 5 дней. После этого проводится фактическое уничтожение БСО, составляется акт на уничтожение, утвержд-ный рук-лем в 3-хдневный срок. Списание уничтоженных БСО произв-ся на осн-нии акта. БСО учит-ся на забалансовом счете 006. В случае утраты(хищения) БСО подотчетное лицо немедленно сообщает об этом руководителю. Комиссией проводится проверка и составляется акт, в кот указ-ся обст-ва хищения, кол-во недрст-щих БСО с перечислением их серий и номеров.

25 Электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках.

В целях упорядочения изг-ния и реал-ции бланков первичных учетных документов и контрольных знаков Совет Министров РБ постановил создать электр-ный банк данных об изгот-ных и реал-ных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках. Органом, ответст-ным за орг-цию и методическое руководство работами по формир-нию и ведению электр-го банка данных явл Министерство по налогам и сборам. В электронный банк данных об мзготовленных и реализованных бланках первичных документов и контрольных знаках подлежит внесению инф-ция об изготовлении и реализации след бланков первичных учетных документов: ТТН-1, ТН-2, прих-ный кассовый ордер КО-1, квитанция формы КВ-1, туристский ваучер и др.

26.Особ-сти хран-ия док-тов ликв-ых субъектов хоз-ия.При реорг-ции или ликв-ции гос.органов, гос.предприятий, орг-ций,учреж-ий образ-ся в процессе их деят-сти док-ты передаются пра­вопреемникам.В случае ликв-ции назван.органов,орг-ций без передачи их ф-ций др.органам,орг-ям,учрежд-ям док-ты постоя-го хранения,относ-ся к Нац.арх-му фонду,передаются в соотв-ий гос.архив,а арх-ые док-ты с неистекшими сроками врем-го хр-ния и по личн.составу-в архив вышестоящей орг-ции.При преобраз-ии гос.предприятии в предприятия иных форм собств-сти их архив.док-ты пост-ого хр-ния,слож-еся на момент преобр-ния,передаются на хр-ние в гос.архивы.

Порядок передачи на хр-ние док-тов ликвид-ой орг-ции устан-ся в завис-ти от формы собств-ти этой орг-ции и от того,явл. эта орг-ция ист-­ком компл-ния гос.архива соотв-щей зоны обсл-ния или нет.Порядок хр-ния док-тов реорг-ных и ликв-ных орг-ций гос.формы собств-ти определен законом об архивах.В случае ликв-ции юрид.лица,ИП одновременно с док-ми ликв-го субъекта ликв-ной комиссией сдается на хр-ние в терр-ный архив соот-го местного исполн-го и распоряд-го органа и книга учета проверок (ревизий), срок хране­ния кот. не истек.Док-ты ликв-мой орг-ции передаются на осн-нии описей дел постоя-го хр-ния,описей дел по личн.со­ставу,описей дел со сроком хр-ния свыше 10 лет.Док-ты врем-го срока хр-ния ликв-мой орг-ции,сроки хр-ния кот. не истекли,передаются по описям дел, номенк­латурам дел с соотв-щей отметкой в них о приеме-передаче док-тов врем.срока хр.ния.