1.4 Направления эффективного использования информационных технологий в управлении предприятием

Рассмотрим простейшую ситуацию создания программного обеспечения для кадрового учета. Обычно работники отдела кадров составляют заявку и направляют ее в АСУП. К ним направляется специалист, чтобы уяснить задачи, которые должна решать программа и написать техническое задание для программиста. В идеале этот человек должен обладать знаниями как об учете кадров, так и о методах программирования (алгоритмизации). Затем разрабатывается программа и передается пользователю. В процессе эксплуатации она отлаживается, исправляются ошибки, добавляются недостающие и исключаются излишние функции. Время реализации такого проекта зависит от сложности задачи и профессионализма работников и может занять несколько месяцев.

Если же нужно автоматизировать и взаимоувязать работу всех подразделений на предприятии, то это даже в не очень крупной организации может занять годы. А в итоге, как правило, оказывается, что условия рынка изменились и программа уже устарела. При оценке затрат на такую автоматизацию следует учитывать не только прямые финансовые вложения, но и потери рабочего времени на поиск и устранение ошибок.

Небольшие предприятия пытаются автоматизировать свою деятельность, приобретая «легкие» программы (не всегда лицензионные) для отдельных участков управления: складского учета, расчета зарплаты, основных средств, производства и так далее. Конечная обработка итогов возлагается на АРМ главного бухгалтера. Здесь встает вопрос совместимости и экспорта-импорта данных. Результаты с выхода одного приложения не всегда можно использовать в электронном виде для ввода в следующее, что значительно увеличивает процесс их обработки из-за двойного ввода. Порой эффект прямо противоположен целям автоматизации: снижается производительность труда и увеличивается штат работников. Сужается возможность анализа данных учета. Единственный положительный момент такой «лоскутной» автоматизации - небольшие затраты на стадии приобретения и внедрения.

Таким образом, покупка готового программного обеспечения является оптимальным способом автоматизации предприятия. Однако и здесь не гарантирован успех. Очень важно правильно выбрать как саму программу, так и ее поставщика [10, c. 77].

При внедрении корпоративной информационной системы в управление предприятием, необходимо учесть некоторые моменты.

В первую очередь предлагаемый программный комплекс должен соответствовать белорусскому законодательству и специфике предприятия. Универсальность ПО имеет одновременно и положительные и отрицательные моменты. Так, с одной стороны, здесь реализованы последние достижения в области управления, но с другой - не учтены особенности вашего предприятия. Отчасти эта проблема решается с помощью блока настройки. Большое количество задаваемых параметров говорит о гибкости программы и является залогом того, что она вам подойдет. Кроме того, некоторые разработчики предлагают клиенту изменить систему под его условия (так называемые тиражно-заказные продукты).

В программе обязательно должны быть реализованы следующие блоки:

1 Финансовый:

- бюджетирование - планирование и моделирование различных вариантов бюджета, формирование фактических показателей, анализ исполнения, проведение корректировок;

- платежный календарь - планирование расчетов с контрагентами, аккумулирования денежных средств, контроль баланса расходов и поступлений, составление оперативных отчетов о движении денежных средств в разрезе каждого счета;

- финансовый анализ - контроль финансового состояния предприятия по нескольким методикам, расчет коэффициентов, трансформация бухгалтерской отчетности в соответствии с международными стандартами;

2 Управления товарно-сырьевыми потоками (логистики):

- управление договорами - заключение контрактов и учет расчетов по ним, формирование календарных планов движения товаров, услуг и платежей, формирование документов на отгрузку, транспортировку, оплату, складирование, составление отчетности;

- управление снабжением - ведение картотеки поставщиков, учет заявок подразделений на приобретение, составление плана закупок, оформление доверенностей на получение, распределение материальных ценностей по складам, контроль состояния расчетов, получение отчетности;

- управление сбытом - аналогично снабжению;

- складской учет - ведение приходных и расходных складских ордеров и карточек учета, распределение по материально-ответственным лицам, учет операций внутреннего перемещения, контроль сроков хранения партий, сроков действия сертификатов и лицензий, поддержка необходимых методик списания, проведение переоценки и формирование соответствующей отчетности, учет пересортицы, контроль сверхнормативов и дефицитов;

3 Управления производством:

- спецификация изделий - номенклатура продукции, нормы расхода ТМЦ, расчет потребности материалов, трудовых ресурсов, оборудования на изделие и партию;

- технико-экономическое планирование - поддержка нормативно-справочной информации, планирование производства, расчет плановой себестоимости и фактических затрат;

 - учет материалов - движение ТМЦ между складами и производственными подразделениями;

- управление ремонтами - планирование всех видов ремонтов, ведение перспективного плана закупки запчастей и материалов.

4 Бухгалтерского учета:

- учет хозяйственных операций, кассы, векселей и кредитов, основных средств, нематериальных активов, МБП, определение фактической себестоимости, формирование отчетности;

5 управления персоналом:

- кадровый учет - планирование и управление штатом, ведение личных дел и карточек, учет рабочего времени;

- заработная плата;

6 Системного администрирования:

- настройка программы, права доступа к данным.

Кроме этого желателен учет специфики предприятия и отраслевых особенностей.

Одним из критериев при выборе программы должна быть оценка экономической выгоды, получаемой от автоматизации процессов управления. Проводить ее необходимо на этапе консультаций с привлечением экспертов.

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации. 

Расширение круга лиц, имеющих доступ к информационно-вычислительным ресурсам систем обработки данных, а также использование вычислительных сетей, объединяющих территориально удаленных друг от друга пользователей, особо остро ставят проблему обеспечения надежности данных и защиты их от несанкционированного доступа. В связи с этим современные информационные технологии базируются на концепции использования специальных аппаратных и программных средств, обеспечивающих защиту информации [10, c. 120].