Тема 7: Учетная и отчетная документация учреждений культуры.

Виды документов учета учреждений культуры.

Значение документов учета учреждений культуры.

Виды документов учета.

Текущий (каждодневный) учет ведется по установленной форме в специальных журналах. Такими журналами и книгами являются: журнал учета работы клубного учреждения, книга отзывов и предложений, журнал учета работы кружков и любительских объединений. К другим документам текущего учета относятся списки коллективов, журналы дежурств и т. д. Могут разрабатываться документы учета самим учреждением самостоятельно.

Условно можно различать два вида текущего учета: количественный и качественный. Количественный учет связан с учетом выполненной работы (количество мероприятий, посетителей, доход и т.д.)

Типичным, обязательным документом для первичного ежедневного количественного учета является журнал учета работы учреждения культуры.

Журнал учета ведется руководителем учреждения или ответственным за его заполнение. Всю ответственность достоверность, своевременность заполнения и полноту записей несет руководитель учреждения. Заполняется журнал чернилами, записи делаются разборчивым подчерком. Порядок заполнения определяется указаниями по ведению журнала, помещенными на обороте первого листа обложки журнала.

Журнал учета работы учреждения является основным учетным документом. Страницы такого журнала пронумерованы, прошнурованы и скрепляются печатью, так как это финансовый документ.

Журнал заполняется ежедневно. В журнале записываются все мероприятия, в том числе занятия кружков, коллективов, любительских объединений (клубов) по интересам, проведенные данным клубным учреждением за день, как в своем помещении, так и организованные им в других местах, а также организационно-методическая работа в помощь клубным учреждениям. Каждое мероприятие записывается отдельной строкой (приложение 1). Обычно учет в нем ведется по следующим позициям: порядковый номер, дата, наименование работы мероприятия (например: конкурсно -игровая программа, театрализованное представление, конференция, устный журнал, тематический вечер, лекция, встреча с творческими работниками, кинофильм, занятие (репетиция) кружка, любительского объединения (клуба) по интересам, оборудование стенда выставки, семинар, консультация), время начала и окончания работы, количество посетителей, подпись ответственного лица, примечание.

В конце журнала помещены «Сводка учета культурно-массовой работы» (приложение 2) и «Сводка учета работы кружков (коллективов), любительских объединений (клубов) по интересам» (приложение 3). Не позднее З-го числа каждого нового месяца в эти сводки записываются количественные итоги работы за истекший месяц, подсчитанные по ежедневным записям.

Афиши и программы клубных вечеров, праздников, тематических вечеров, концертов (как самодеятельных, так и профессиональных), пригласительные билеты, сметы, фотографии, сценарии, и другие сопровождающие мероприятия документы, должны храниться в отдельной папке в качестве обязательного приложения к журналу учета как доказательство проделанной работы.

При проверке клубного учреждения журнал учета работы представляется для ознакомления инспектирующим должностным лицам. Инспектирующие лица делают свои предложения и замечания о состоянии массовой работы в клубе на страницах журнала для замечаний и предложений инспектирующих лиц.

В случае окончания журнала, учет продолжается по той же форме в новом журнале типографского издания или собственного изготовления. Заполненный, журнал хранится в делах как документ основной отчетности. Список участников кружков и учет посещаемости занятий ведется в отдельных тетрадях. Ответственность за правильное ведение и сохранность журнала несет руководитель.

Учет работы коллективов художественной самодеятельности, прикладного искусства, технических, производственных, спортивных и т. д. ведется в особом журнале – журнале учета работы кружков. Он состоит из трех частей. В первой части помещается список участников кружка и основные сведения о них: фамилия, имя, отчество, год рождения, домашний адрес, дата вступления, дата ухода из кружка. Подобные данные позволяют руководителю узнать особенности каждого кружковца, следовательно, найти более правильный путь развития его творческих способностей. Во второй части ведется учет посещаемости занятий объединения. Учет посещаемости занятий кружка определяет фактическое количество занимающихся в кружке, что имеет особое значение, если кружок платный. В третьей части журнала ведется учет работы кружка, что позволяет определить содержание занятия, их систематичность и последовательность, соответствие плану работы. Одновременно эти записи служат основанием для начисления и выплаты заработной платы руководителю кружка. При отсутствии готового журнала его можно сброшюровать из чистых листов бумаги и разграфить по вышеуказанной форме. Журнал храниться в делах клуба и не подлежит уничтожению.

Качественный учет уровня и эффективности проводимой работы отраженно в « Книги отзывов и предложений». К ней относятся материалы и документы, справки по итогам проверок, отзывы посетителей, рецензии и отзывы в СМИ, результаты экспертных оценок и т.д.

Учет работы учреждений культуры имеет следующее значение:

• Документация учета позволяет успешно контролировать и воздействовать на успешное выполнение планов;

• Учет положительных сторон, недостатков и ошибок в работе делает возможным успешное планирование работы учреждения на будущие.

• Благодаря учету можно сделать анализ проделанной работы, оценить достигнутые успехи, вскрыть причины допущенных ошибок и наметить соответствующие меры по их устранению. Например, точный учет посетителей учреждения (пол, возраст, уровень образования, профессиональная принадлежность) дает возможность узнать, в какой степени различные категории населения посещают учреждение культуры.

• Собранные показатели могут служить основанием для оценки работы клуба. Так если клуб регулярно посещают люди разного возраста, развития и профессиональной принадлежности, значит, работа этих учреждений опирается на реально существующие потребности и запросы населения, значит, работа их достаточно содержательна и разнообразна.

• Учет работы дает возможность выявлять, обобщать и распространять передовой опыт в работе учреждений культуры.

• Данные учета служат основанием для составления отчета о проделанной работе.

• Учет позволяет объективно оценить деятельность и работоспособность руководителей учреждения, актива.

Тема : Отчет учреждений культуры.