Глава 13. Учет расчетов с юридическими и физическими лицами

13.1. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом налич­ные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйст­венные и командировочные расходы.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Д Счет 71 К
1. Сальдо — остаток долга подотчетного лица 2. Выдача денег под отчет 4. Сальдо — остаток долга подотчетному лицу (п. 1 + п. 2 — п. 3), если п. 3 > (п. 1 + п. 2)	3. Списание долга с подотчетного лица 4. Сальдо — остаток долга подотчетного лица (п. 1 + п. 2 — п. 3), если (п. 1+ п. 2) > п. 3

Порядок направления работников организации в командировку установлен постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749, которое начало действовать с 25 октября 2008 г.

Согласно данному постановлению срок командировки не ограничивается (предыдущие нормативные акты разрешали отправлять в командировку работников на срок не более 40 дней, а для монтажных, наладочных и строительных работ на срок не более чем на год).

Основанием для учета затрат на командировки является командировочное удостоверение, которое оформляется по командировкам внутри страны и по командировкам в страны СНГ, при въезде в которые в паспортах командированных лиц не делается отметка в соответствии с межправительственными соглашениями. По командировкам в другие страны (кроме СНГ) командировочное удостоверение не выписывается. До 25 октября разрешалось не выписывать командировочное удостоверение при командировках во все иностранные государства. Не выписываются командировочные удостоверения, если работник уезжает в командировку и возвращается в течение одного дня.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет производится из касс организаций. При отсутствии у организации своей кассы им разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяю­щим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы учреждения банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководи­телями организаций.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в преде­лах сумм, устанавливаемых организацией самостоятельно.

В бухгалтерском учете ко­мандировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере.

До 2009 г. нормы на командировочные расходы, используемые при исчислении налога на прибыль, регламентировались постановлением Правительст­ва РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Данным постановлением Правительства было установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в командировке на территории РФ в размере 100 руб.

Начиная с 2009 г. для целей исчисления налога на прибыль нормы суточных на командировки отменены. Организации устанавливают данные нормы самостоятельно и утверждают их в трудовых и (или) коллективных договорах или в положениях по командировкам, разработанных в организации.

Суточные, выданные сверх норм, установленных организацией в трудовых или коллективных договорах, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц.

Затраты на проезд учитываются в налоговом учете в сумме фактических расходов. НДС по затратам на проезд включается в состав налоговых вычетов либо при наличии счета-фактуры по приобретенным билетам, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; либо в случае его выделения в проездном билете. Если в проездных билетах НДС не выделяется, то включаться в состав налоговых вычетов он не может, поэтому полная стоимость билетов, включающая в себя и НДС, отражается в затратах на производство. Согласно постановлению Правительства № 749, затраты на такси в случае их обоснованности также учитываются и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Затраты на проезд, возмещаемые командированным работникам, не облагаются НДФЛ.

Затраты на проживание учитываются в налоговом учете в сумме фактических расходов. НДС по затратам на наем жилого помещения включается в состав налоговых вычетов следующим образом: либо при наличии счета-фактуры, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; либо при наличии квитанции гостиницы (бланк строгой отчетности по форме № 3-Г, который действовал до 1 декабря 2008 г., или новый бланк строгой отчетности, разработанный и утвержденный в соответствии с постановлением Правительства от 6 мая 2008 г. № 359), в которой выделена сумма НДС.

Затраты на проживание в командировках внутри России не облагаются НДФЛ; при отсутствии подтверждающих документов на проживание не облагаются НДФЛ возмещаемые затраты в размере 700 руб. в сутки.

Затраты на командировки, возмещаемые работникам, не облагаются страховыми взносами на пенсионное, социальное и медицинское страхование, так как они являются компенсационными выплатами. При превышении нормы суточных, установленных организацией, ЕСН также не начисляется, так как данные расходы не учитываются при расчете налога на прибыль. Страховые взносы на травматизм в пределах норм, установленных организацией, не начисляются; при превышении норм – страховые взносы начисляются на сумму их превышения.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах (унифицированная форма АО-1) с приложением оправдательных документов, вернуть неиз­расходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам.

Например, инженеру Иванову И.И. выдано на командировочные расходы 5000 руб., срок командировки – 3 дня.

Иванов И.И. представил кассовый чек и квитанцию на бланке строгой отчетности установленной формы за проживание в гостинице (двое суток) на сумму 2596 руб. с выделенным НДС в сумме 396 рублей; железнодорожные билеты (туда и обратно) с выделенной в билете суммой НДС — 1888 руб. , в том числе НДС – 288 руб.; распоряжение руководителя организации о размере суточных – 300 рублей в сутки.

В авансовом отчете Иванова И.И. отражено:

• проживание в гостинице (двое суток) — 2596 руб.;

• проезд — 1888 руб.;

• суточные за 3 дня — 900 руб.

Делаем расчет по авансовому отчету:

• расходы по проезду – 1600 руб. (1888 – 288);

• НДС по проезду — 288 руб.;

• расходы по проживанию в гостинице — 2200 руб. (2596 – 396);

• НДС по проживанию в гостинице – 396 руб.;

• суточные для расчета налога на прибыль – в пределах норм, установленных организацией – 900 руб.

• в пределах норм — 300 руб. (100 × 3);

• сверх норм — 600 руб. (900 — 300);

• суточные для НДФЛ – НДФЛ не облагаются, т.к. не превышают норму – 700 руб./сутки.

Отражаем перечисленные операции на счетах.

1. Выдано Иванову И.И. под отчет: Д сч. 71, К сч. 50 —5000 руб.

2. Расходы по авансовому отчету:

Д сч. 26 (в пределах норм) — 4 700 руб. (1600 + 2200 +900)

Д сч. 26 (сверх норм) — 600 руб.

Д сч. 19 – 684 руб. (396 + 288)

К сч. 71 — 5384 руб.

3. Списан НДС по авансовому отчету:

Д сч. 68 НДС, К сч. 19 — 684 руб.

4. Организация не начисляет НДФЛ с суммы суточных, так как они не превышают норму (700 руб. в сутки).

Перерасход Иванова И.И. в сумме 384 руб. выдается ему из кассы:

Д сч. 71, К сч. 50 – 384 руб.

Командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновре­менно в валюте и в рублях, полученных путем пересчета валюты по курсу Банка России на день соверше­ния операции.

Юридические лица вправе покупать безналичную иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников указанных юридических лиц в иностранные государства, с зачислением куп­ленной иностранной валюты на их текущие валютные счета в уполномоченных банках.

Получение иностранной валюты с текущего валютного счета для оплаты командировоч­ных расходов может осуществляться юридическими лицами — резидентами ххххх на основании представляемых соответствующими юридическими лицами — резидентами в уполномоченные банки заявлений, в которых указываются номера и даты приказов по орга­низации о командировании их работников за границу.

Работник организации, командируемый в иностранные государства, получает валюту из кассы организации под отчет или непосредственно в банке.

При возвращении из командировки работник организации сдает авансовый отчет с при­ложением оправдательных документов.

Остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в ва­люте или в рублях, полученных путем пересчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. При сдаче юридическим лицом — резидентом в уполномоченный банк возвращен­ных работником в кассу организации не израсходованных за границей во время команди­ровки подотчетных сумм в иностранной валюте, а также не выданных работнику из кассы организации для оплаты командировочных расходов указанные суммы в иностранной ва­люте не подлежат обязательной продаже на внутреннем валютном рынке Российской Феде­рации.

В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией работнику в валюте или в рублях, полученных путем пересчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

При учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм — по курсу валюты на дату утверждения отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 "Прочие доходы и расходы":

• положительная – Д сч. 71, К сч. 91-1;

• отрицательная – Д сч. 91-2, К сч. 71.

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории РФ. Нормы на командиро­вочные расходы (на суточные) по заграничным командировкам до 2009 г. были установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 года. № 93, с 2009 г. данные нормы были отменены.

Для целей исчисления налога на прибыль постановлением Правительства от 08 февраля 2002 г. № 93 по заграничным командировкам были установлены нормы по суточным по каждой стране пребывания в долларах США. С 1 января 2009 г. данные нормы отменены и организация устанавливает данные нормы самостоятельно, утвердив их в трудовых и (или) в коллективных договорах.

С 2008 г. установлен максимальный лимит суточных, с которого не надо удерживать НДФЛ при командировках за границу, – 2500 руб. в сутки. Также не облагается НДФЛ и расходы на проживание при командировках за границу при отсутствии подтверждающих документов – 2500 руб. в сутки.

За каждый день нахождения в заграничной командировке суточные установлены в размерах, приведенных в приложении 1.

Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в Российской Федерации, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из Российской Федерации, и за каждый день пребывания в командировке на иностранной территории — в ино­странной валюте.

При направлении работника в загранкомандировку в две страны и более за день переме­щения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и т.п.).

Командировочное удостоверение командированному за рубеж не выписывается. Факт пребывания командированного лица в зарубежной командировке подтверждается отметками на границе в его загранпаспорте.

Пример (курсы валют являются условными).