7. Порядок работы с исходящей корреспонденцией категории «Для служебного пользования»

3.10. Конфиденциальные документы, предназначенные внешним получателям, исполняются на бланках и передаются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работникам для регистрации и отправки по назначению (адресу).

Количество экземпляров исполненного документа определяется исполнителем по согласованию с должностными лицами. На конверте отправляемого документа проставляется штамп с пометкой "Для служебного пользования". Отправляемые документы с пометкой "лично" передаются для отправки в опечатанном конверте.

3.11. Отправляемые конфиденциальные документы регистрируются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции , документу присваивается соответствующий (порядковый) исходящий номер и указывается дата его регистрации.

3.12. Конфиденциальные документы отправляются получателям фельдъегерской связью, заказным или ценным почтовыми отправлениями с уведомлением о вручении адресату, а также способом курьерской доставки.

Отправка конфиденциальных документов способом факсимильной связи и по иным открытым каналам электронной передачи данных запрещается.

3.13. При отправке конфиденциального документа способом курьерской доставки он передается ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником курьеру под роспись в журнале учета исходящей корреспонденции в опечатанном конверте с реестром доставки, в котором получатель расписывается в получении документа с указанием своей фамилии, инициалов и даты получения документа.

В журнале учета исходящей корреспонденции проставляется соответствующая отметка о вручении документа получателю.

3.14. При рассылке конфиденциального документа нескольким адресатам составляется соответствующий указатель рассылки, который согласовывается с должностным лицом, принявшим решение об отнесении документа к категории "ДСП".

8. Порядок учета и регистрации внутренних документов категории «Для служебного пользования» и их прохождение в организации

4.1. Внутренние конфиденциальные документы регистрируются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником в журнале учета и регистрации внутренних документов "ДСП" после принятия решения о присвоении документу категории "ДСП".

4.2. Конфиденциальному документу внутреннего обращения присваивается категория "ДСП" и соответствующий регистрационный номер, состоящий из букв "вн.", двух цифр индекса (кода) структурного подразделения (в территориальных органах - цифры номера региона), регистрирующего документ, далее, через знак дроби цифрами указывается порядковый номер регистрируемого документа. Порядковый номер начинается с буквы "К", которая означает, что данный документ относится к конфиденциальным документам. Например: "вн.05/К12".

4.3. В правом верхнем углу первой страницы (или обложки дела) зарегистрированного внутреннего документа проставляется штамп с пометкой "ДСП", на штампе указывается регистрационный номер, дата регистрации, номер экземпляра, количество экземпляров и количество листов экземпляра.

Зарегистрированный документ передается исполнителю под роспись в журнале регистрации и учета внутренних документов "ДСП".

4.4. Регистрация, учет и прохождение конфиденциальных документов в структурных подразделениях ведется в специальных журналах учета документов "ДСП" структурных подразделений .

4.5. Передача конфиденциальных документов из одного структурного подразделения в другое и между исполнителями разрешается с письменного согласия должностного лица, принявшего решение об отнесении документа к категории "ДСП", и осуществляется под роспись в журналах соответствующего учета документов "ДСП".