13.Коммуникативная функция. Типы организационных коммуникаций

Коммуникация — это обмен информацией и смыслом информации ме­жду людьми, одна из основных функций управления.

Необходимость постоянной координации деятельности под­разделений и отдельных членов организации для достижения общих целей связана с самой сутью управленческой деятельно­сти. Осуществляется эта координация в различных формах, в первую очередь в процессе коммуникации. Все, что проис­ходит внутри организации, связано коммуникативными про­цессами, которые являются основными средствами обес­печения ее целостности и функционирования. В деятельности руководителя функция коммуникации играет специфическую роль: она выступает средством реализации и взаимной коорди­нации всех других управленческих функций. Поэтому данная функция наряду с функцией принятия решения рассматривает­ся как связующий процесс в организациях.

Коммуникация в общем плане — это любой обмен информа­цией между людьми или группами людей вне зависимости от того, приводит ли он к взаимопониманию. В силу многообра­зия явлений и процессов, включаемых в понятие «коммуника­ция», возникает необходимость его структурирования и выяв­ления в нем наиболее важных для характеристики содержания деятельности руководителя аспектов:

1. Коммуникация как общее явление.

2. Коммуникация как непосредственная практика контак­тов руководителя с исполнителями и подразделениями орга­низации.

3. Коммуникация как специфическая функция управления. Каждый из этих аспектов включает в себя нормативно-орга­низационный и субъектно-психологический планы. Первый связан со структурой оптимального коммуникативного процесса. Второй показывает большое влияние психологических осо­бенностей «коммуникантов» на эту функцию и объясняет ее важнейшие черты, в том числе мешающие ее эффективности. Понятие коммуникативной функции включает в себя три соб­ственно психологических аспекта: коммуникативное поведе­ние руководителя, коммуникативные явления и процессы его деятельности.

Следующие направления характеризуют содержание ком­муникативной функции:

• определение сущности данной функции и ее специфики;

• анализ основных видов и типов коммуникаций;

• определение структурных компонентов и этапов процес­са коммуникации;

• характеристику форм реализации этой функции;

• анализ «барьеров» (характерных ошибок и трудностей);

• описание общих требований для оптимизации коммуни­кативной функции (принципы оптимальной коммуникации).

Основная задача коммуникационной функции руководите­ля — обеспечение оптимального обмена информацией внутри организации между ее подразделениями и с внешним окруже­нием. Критерий оптимальности — степень содействия суще­ствующей коммуникативной сети достижению общих целей организации. Для эффективности коммуникаций необходима ясная формулировка цели, ее конкретизация на подцели для ка­ждого подразделения; детализированный план, регламенти­рующий определенные виды работ подразделений и нормати­вы; правильно выбранный тип организации; эффективная сис­тема контроля. На специфичность коммуникативной функции указывает то, что средствами ее реализации являются все дру­гие управленческие функции — целеполагание, планирование, организация, контроль. Это делает понятными данные о том, что от 50 до 90% всего рабочего времени руководителя запол­нено именно коммуникациями.

Типы организационных коммуникаций

Функция коммуникации, как и все другие, характеризуется множественностью типов и форм, способов и методов ее реали­зации. Рассмотрим, как данная функция классифицируется в деятельности руководителя.

По признаку ориентации коммуникаций руководителя они подразделяются на внешне- и внутриорганизационные. Во внешнеорганизационных коммуникациях руководителя особую роль играет представительская функция. Руководитель, кон­тактируя с равными ему руководителями смежных органи­заций и с вышестоящими руководителями, олицетворяет организацию в целом, представляет ее во внеш­ней среде. Руководитель выступает при участии в работе вышестоящих инстанций в ка­честве подчиненного.

Внутриорганизационные коммуникации делятся на верти­кальные и горизонтальные. Вертикальные — это обмен инфор­мацией между иерархическими уровнями организации, гори­зонтальные — обмен в пределах паритетных уровней. Верти­кальные коммуникации подразделяются на нисходящие и восходящие. Первые — распоряжения и приказы руководителя, вторые — система каналов движения «снизу вверх». Опреде­ляющее значение для функционирования организации имеет сочетание вертикальных и горизонтальных коммуникаций.

Коммуникации традиционно подразделяются на формаль­ные и неформальные. Формальные каналы определяются структурой организации, ее целями и задачами. Неформаль­ные — это те контакты, которые реализуются помимо формаль­ных каналов. Они имеют ряд разновидностей: неформальные контакты между рядовыми членами организации, между руко­водителем и исполнителями, связи руководителя с внешней средой (феномен «больших связей»). По форме организационные коммуникации разделяют­ся на вербальные (устные), письменные, комбинированные, ви­зуальные, аудиоционные и др.

Классифицируются также коммуникации по признаку того этапа организационного функционирования, где они имеют преобладающее значение. Это — коммуникации при приеме на работу, при ориентировке в круге обязанностей, в процессе деятельности, ее оценки и в ходе контроля над ней.