11.Психологические особенности реализации функции контроля

Контроль является атрибутом любой системы управления, средством и механизмом обеспечения ее функционирования. Он встроен во все управленческие функции и наиболее выра­жен в конце их реализации. Важнее контроля только планиро­вание.

Наиболее эффективен контроль, когда он активен, не сво­дится лишь к констатации ошибок, а включает в себя средства и механизмы их устранения. Это обеспечивается при помощи коррекционной функции, тесно связанной с контролем. Кон­троль распределен по всей управленческой деятельности, включая в себя следующие основные аспекты: 1.контроль как общий принцип систем управления; 2.контроль как необходимый компонент деятельности всех групп и членов организации; 3.контроль как специфическая функция специализирован­ных подразделений организации; 4.контроль как аспект деятельности руководителя; 5.контроль как непосредственная обязанность руководите­ля.

Три первых аспекта носят общеорганизационный характер, два последних связаны с содержанием функции контроля в дея­тельности руководителя.

Наиболее общими являются три основных типа контроля: опережающий, текущий и заключительный. Первый тип счи­тается важнейшим и определяется сутью активной (наиболее эффективной) стратегии управления, состоящей в прогнозиро­вании и предвидении будущего функционирования. Поэтому создание организационных структур, планирование и даже целеполагание рассматриваются как аспекты контроля. Предвари­тельный, или «опережающий», контроль направлен на три сфе­ры ресурсов — человеческие, материальные и финансовые. Правильно разработанная система контроля, обращенная в бу­дущее, обнаруживает возможные отклонения до их появления.

Текущий контроль происходит в процессе выполнения работ; в нем наиболее полно воплощается принцип обратной связи, позволяющий оценить качество выполнения и внести коррек­тивы, что содействует достижению целей.

Заключительный контроль выполняет двоякую роль: он по­могает решить вопрос о качестве работ и от него зависят различ­ные оценочные процедуры: наказание, поощрение, стимулиро­вание и мотивирование. Поскольку он выполняет мотивирую­щую функцию, с психологической точки зрения руководитель должен наибольшее внимание уделять именно этому типу кон­троля и владеть его методами и правилами.

Далее контроль подразделяется на частичный и полный. В первом случае он затрагивает лишь отдельные аспекты органи­зационной деятельности, касаясь наиболее важных технологи­ческих операций и звеньев. Во втором случае все показатели деятельности и все подразделения управляемой системы под­вергаются контролю. Он более эффективен, но при этом возни­кает проблема его экономичности. Нахождение компромисса между затратами на контроль и мерой его полноты — важней­шее умение руководителя при реализации им контрольной функции. Для этого используется стратегический контроль. Чтобы иметь полное представление о состоянии дел в органи­зации, достаточно контролировать лишь определенные — стратегические — пункты, а не контролировать всё. Сеть этих пунктов должна стать основой для разработки системы кон­трольных мероприятий, так как она дает сведения о более ло­кальных видах работ.

По признаку систематичности выделяется выборочный и плановый контроль.

По признаку объема контроль бывает индивидуальным, групповым или общеорганизационным.

По направленности контроль подразделяется на результа­тивный и процессуальный. Первый определяет меру достиже­ния поставленных целей, а второй контролирует процесс их достижения.

По степени строгости различают два типа контроля — ко­личественный и качественный (экспертный).

При характеристике контрольной функции вводится поня­тие общего процесса контроля. Любой процесс контроля со­стоит из трех обязательных компонентов: разработка системы стандартов и критериев; сопоставление с ними реальных ре­зультатов работы; проведение коррекционных мероприятий.

На этапе разработки стандартов исполнения устанавливаются два типа оценочных критериев — ориентиры по содержанию (качеству и производительности) и по времени. Полное совпаде­ние стандартов и результатов — большая редкость, поэтому сле­дует определить границы допустимых вариаций (диапазон стан­дартов, допуски). В теории управления существует «принцип исключения»: система контроля должна срабатывать лишь при обнаружении недопустимых отклонений от стандартов.

Принципы реализации контрольно-коррекционной функции

Следствием невыполнения основных требований и правил организации контрольной функции являются ошибки контро­ля. Поэтому необходимо соблюдать принципы организации контроля.

Главные принципы организации контроля:

Контроль должен иметь:

1. стратегическую направленность, гибкость, ориентацию на результат, адекватность содержанию деятельности, просто­ ту, объективность;

2. контроль должен быть нормой, а не кампанией;

3. контроль не должен быть тотальным;

4. контроль должен быть открытым, позитивным, а не толь­ко негативным — это важно для придания контролю его мотивационной направленности. Руководитель не должен держать при себе свои выводы. Отмечая недостатки, он должен убе­диться, что исполнитель согласен с ними и понимает, как можно исправить положение. Контроль из недоверия недопустим, так как является причиной межличностных конфликтов.

Контрольные стандарты должны обладать следующими свойствами: быть обоснованными, понятными и принятыми работниками; жесткими, но достижимыми.

Система контроля должна быть адекватна личности руко­водителя, соответствовать определенному стилю управления.

Завершающая фаза контроля — коррекция обнаруживаемых отклонений. Она может быть технологической, организацион­ной или психологической. В последнем случае сформулирова­ны правила «коррекционного поведения руководителя», со­стоящие в следующем:

1. Обеспечить правильное отношение (успокоиться самому и подождать, пока уляжется раздражение, и т. д.).

2. Правильно выбрать место (приватная обстановка позво­лит подчиненному сохранить свое лицо в глазах коллег).

3. Правильно выбрать время (чем меньше интервал между контролируемым событием и корректирующей беседой, тем эффективнее ее воздействие).

4. Необходимо подтвердить фактом изложение содержания поступка.

5. Критиковать надо только поступок, не задевая личности подчиненного.

6. Объяснить важность изменения поведения лично для со­трудника и для коллектива (организации в целом).