Установление связей между таблицами

Для того, чтобы работа базы данных была эффективной целесообразно установить связи между таблицами, входящими в состав базы данных.

Для установки связей таблицы должны иметь общее поле. Если такого поля нет, его можно создать, используя стандартные операции с таблицами.

Порядок установки связей между таблицами:

1. В окне базы данных выполнить команду [Сервис - Схема данных]

2. Выполнить команду [Связи - Добавить таблицу]. Эта команда позво­лит вывести на экран макеты таблиц, между которыми требуется уста­новить связи.

3. В диалоговом окне «Добавление таблиц» нужно выделить название таблицы и нажать кнопку. Добавить. Эту операцию следует повторять до тех пор, пока в окне «Схема данных» не появятся макеты всех необходимых таб­лиц. (Макет таблицы содержит название таблицы, и имена всех полей таб­лицы).

4. Закрыть окно «Добавление таблиц» кнопкой «Закрыть».

5. В окне «Схема данных» в макете первой таблицы щелчком ЛКМ вы­делите имя поля, содержащее данные, которые являются общими для таб­лиц (например, ФИО сотрудника, он же исполнитель работы). Затем подве­дите курсор к выделенному полю, нажмите ЛКМ и, удерживая ее, перемес­тите его на место аналогичного поля другой таблицы, отпустите ЛКМ.

6. На экране открывается окно «Изменение связей». Подтвердите созда­ние связи кнопкой «Создать».

7. В окне «Схема данных» новая связь будет отображена графически.

8. Аналогично создаются связи между другими таблицами, макеты ко­торых представлены в окне «Схема данных»

9. Закройте окно «Схема данных», ответив «Да» на запрос о сохране­нии макета схемы данных.

Удаление связи между таблицами

1. В окне базы данных выполнить команду [Сервис - Схема данных]

2. В дополнительном окне «Схеме данных» щелчком ЛКМ выделить графи­ческое изображение связи между таблицами

3. Нажать клавишу delete на клавиатуре, либо выбрать пункт «Удалить» в контекстном меню линии связи.

Создание простого запроса в режиме конструктора

Для создания запроса можно использовать данные одной таблицы или не­скольких связанных таблиц. При составлении запроса можно применять сорти­ровку данных в запросе или вводить условие, в соответствии с которым будут выбираться данные.

Порядок создания простого запроса в режиме конструктора

1. В окне базы данных выполните команду (Запрос – Создать в ре­жиме конструктора)

2. На экран выводится окно запроса в режиме конструктора и диалого­вое окно «Добавление таблицы»

3. В списке таблиц выделите таблицу, на основе которой создается за­прос и щелкните кнопку Добавить.

Аналогичным образом добавьте все таблицы, необходимые при созда­нии запроса. В окне запроса появляются макеты таблиц и связей.

После выбора всех таблиц закройте окно «Добавление таблицы» кноп­кой Закрыть.

4. В макете таблицы выделите имя поля, которое следует включить в за­прос, а затем, удерживая нажатой ЛКМ, перетащите его в первую клетку строки «Поле» бланка запроса в нижний половине окна.

5. Аналогично перенесите в другие клетки этой строки имена всех по­лей, которые следует включить в запрос. Вместо перетаскивания можно вы­полнить двойной щелчок ЛКМ по имени поля в макете таблицы.

6. Выполните команду (Запрос – Запуск).

На экран выводится таблица запроса с данными. Записи в запросе можно отсортировать кнопкой «По возрастанию» или «По убыванию», курсор при этом должен находиться в том столбце, по которому выполняется сорти­ровка.