Создание таблицы с помощью конструктора

1. В окне базы данных выполнить команду [Таблица – Создание таблицы с помощью конструктора]. На экран выводится окно конструктора таблиц. В заголовке окна – имя таблицы. Окно состоит из двух частей. В верхней части окна расположен бланк таблицы, который содержит три столбца: Имя поля, Тип данных, Описание.

2. В столбец Имя поля ввести названия полей создаваемой таблицы (Например, для таблицы Общие сведения базы данных Сотрудники именами полей являются: Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Дата найма, Домашний адрес, Телефон)

3. Для каждого поля таблицы выбрать тип данных из выпадающего списка во втором столбце (например, текстовый, числовой, денежный и т.д.)

4. Столбец Описание является необязательным и предназначен для текста подсказки, который выводится в строке состояния во время работы с таблицей.

5. Чтобы одно из полей таблицы сделать ключевым, необходимо установить курсор на строку бланка, соответствующую этому полю, и нажать кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов. Или выбрать пункт Ключевое поле из контекстного меню данной строки. Ключ может содержать несколько полей. Чтобы создать такой составной ключ, надо выделить несколько строк в бланке, а затем использовать инструмент Ключевое поле. О том, что поле является ключевым, свидетельствует изображение ключика в области выделения строки, содержащей данные о поле.

6. Для каждого поля таблицы задать свойства поля в нижней части бланка, либо принять их по умолчанию

7. Перейти в режим таблицы и ввести данные в таблицу

Свойства полей таблицы

Свойства того или иного поля таблицы зависит от типа данных поля. Свойства поля можно изменить в процессе работы с базой данных.

1. Текстовое поле. а) Размер поля - измеряется в символах: от 1 до 255 символов. б) Значение по умолчанию – это значение, которое принимает поле, если не задано другое значение. Например, для поля Должность задано значение по умолчанию – преподаватель. В этом случае, придется вписывать должности только тем сотрудникам, должность которых не преподаватель (мастер, зам. директора и т.п.), остальным полям Access автоматически присвоит значение «преподаватель».

2. Числовое поле. а) Размер поля - выбирается из списка:

байт - целые числа от 0 до 255;

целое – целые числа от – 32768 до 32767;

с плавающей точкой – любые числа от – 3.4*10³⁸ до 3.4*10³⁹. б) Формат поля – задается шаблоном, в котором используются символы:

# - означает вывод цифры;

, - разделитель целой и дробной части (можно применять точку)

0 – вывод цифры или 0, если разряд незначащий.

Пробел - разделение разрядов ( на тысячи).

Например, число 123456789 в формате # ## 0, 000 будет выглядеть следующим образом: 123 456, 789.

В формате числа можно задавать цвет выводимых символов. Допустим, положительные значения температуры отмечать красным цветом, отрицательные – синим, ноль – зеленым.

+ # [Красный]; - #[синий]; 0[зеленым].

3. Поле типа Дата/ время

Формат поля выбирается из выпадающего списка, задается до ввода данных в таблицу. Иначе, данные, введенные до задания формата, будут искажены.

Примеры формата даты и времени: 01/05/2002 01-05-02 01.05.02 17:34

4. Денежный формат чисел.

По умолчанию, денежный формат представляет собой числа, записанные с двумя знаками после запятой, с разделением групп разрядов и обозначением "р".

Можно задать другой шаблон в строке Формат поля бланка Свойства поля .Например: $# ###

Этот формат предполагает, что число записано как целое с разделением групп из трех разрядов пробелами и знаком $ в начале числа .