Создание файла базы данных без помощи мастера

1. Запустить программу Microsoft Access

2. В диалоговом окне активизировать переключатель «Новая база данных»

3. В следующем окне выбрать папку, в которой следует разместить файл базы данных (например, D\ОтделКадров),

4. Ввести имя базы данных (например, Сотрудники), расширение .mdb присваивается файлу по умолчанию.

5. Щелкнуть кнопку Создать

На экран будет выведено окно базы данных. В заголовке окна будет указано имя файла базы данных. Окно содержит вкладки, соответствующие объектам базы данных: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули.

На следующем этапе работы с базой данных следует создать хотя бы одну таблицу.

Создание таблиц с помощью мастера

1. Выполнить команду [Таблица – Создание таблицы с помощью мастера]

2. Выбрать тип создаваемой таблицы: для делового применения, либо для личного применения (например, «Деловые»)

3. В списке Образцы таблиц выбрать подходящую таблицу (например, Сотрудники)

4. В списке Образцы полей выбрать подходящие поля и включить каждое из них в список полей новой таблицы кнопкой >. Если наименование поля не совсем подходит, его можно переименовать кнопкой Переименовать поле (Например, сделайте полями новой таблицы : Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения,, Дата найма, Адрес - переименовать Домашний адрес, Телефон)

5. Кнопкой Далее перейти ко второму шагу мастера. На этом этапе программа предлагает задать имя для новой таблицы (например, Общие сведения) и выбрать способ определения ключа – автоматическое или самостоятельное определение ключа пользователем. При автоматическом определении ключа ключевым полем избирается поле – счетчик, если он есть в таблице. Если такого поля в создаваемой таблице нет, то мастер автоматически добавит его в таблицу и будет использовать его в качестве ключевого. На последующих этапах работы с базой данных пользователь может изменить ключевое поле таблицы в режиме конструктора. При самостоятельном определении ключа пользователь выбирает одно из имеющихся полей таблицы (например, Табельный номер), а затем активизирует один из переключателей для определения типа данных, которые должны содержаться в ключевом поле (например, Числа, вводимые пользователем при добавлении новых записей)

6. На последнем, четвертом шаге пользователь определяет режим, с помощью которого будут вводиться данные в таблицу. Это может быть: Непосредственный ввод данных в таблицу или ввод данных в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером ( активизировать переключатель «Ввести данные непосредственно в таблицу»)

7. Закончить создание таблицы кнопкой Готово

В том случае, если создаваемая таблица не единственная в составе базы данных, то на третьем шаге мастера таблиц будут установлены связи между новой таблицей и другими таблицами базы данных. На этом шаге программа анализирует ключевые поля всех таблиц базы данных и если находит среди них поля с такими же именами, то предлагает связать соответствующие таблицы с новой. Если же подходящих полей не найдено, то перед именами всех таблиц будет стоять «не связаны». Связь можно установить и на последующих этапах работы с базой данных

После завершения работы программы-мастера. на экране появится таблица в привычном виде (столбцы и строки). Дальнейшая работа с таблицей будет заключаться в вводе данных, начиная при этом с ключевого поля.