5. Поле счетчик.

Счетчик автоматически идентифицирует записи в таблице. Это число, наращивание его значений происходит автоматически.

Access предполагает два варианта изменения счетчика: последовательный и случайный.

Случайное наращивание значений счетчика обычно используют, если надо создать систему кодирования записей в таблице, защищенную от неосторожных действий оператора.

Свойства поля: а) размер поля - длинное целое . б) новые значения - последовательные или случайные в) в) индексированое поле –да или нет (совпадения не допускаются или допускаются).

6. Логическое поле.

Ячейка в поле логического типа может содержать только одно из двух значений Да/Нет. Access предлагает еще два варианта значений логического типа: Истина /Ложь и Включено/Выключено. Вид формулировки выбирается из списка в строке Формат поля. Логическое поле часто используется в анкетах или при создании элементов управления .

В таблице логическое поле представлено в виде набора флажков. Наличие флажка соответствует значению "Да". Сброшенный флажок соответствует значению "Нет".

Пример из анкеты:

1) есть ли родственники за границей;

2) имеете ли ученую степень.

7. Поле объекта ole .

Значением этого поля является ссылка на объекты, которые могут быть включены в базу данных с использованием OLE - протокола обмена данными: графические файлы, лист Excel, документ Word и т.п.

Для того, чтобы внедрить в ячейку поля объект OLE, нужно:

• установить курсор в ячейку поля;

• щелчком ПКМ вызвать контекстное меню ячейки;

• выбрать в контекстном меню пункт "Вставить объект"

• в диалоговом окне "Вставка объекта" активизировать переключатель "Создать новый";

• в списке "Тип объекта" выбрать соответствующее приложение Windows (например: документ Microsoft Word);

• щелкнуть кнопку ОК;

• в открывшемся окне приложения создать документ;

• выйти из документа обычным способом, при этом окно приложения будет закрыто, а в окне таблицы Access появится ссылка на созданный документ.

При внедрении объекта можно воспользоваться готовым файлом, созданным в соответствующем приложении. Для этого в окне "Вставка объекта" нужно активизировать переключатель "Создать из файла". После этого будет открыто окно Открытие документа. В нем следует выбрать нужный файл и щелкнуть кнопку "Открыть". На экране будет открыто окно приложения, в котором файл был создан, и текст файла. Можно внести в него изменения, а затем закрыть и вернуться в Access.

Для редактирования вставленного объекта следует выполнить двойной щелчок ЛКМ по ссылке в ячейке таблицы.

Например: характеристики на сотрудников в базе данных "Сотрудники" можно хранить в виде документов Word. При этом в режиме конструктора тип поля "Характеристика" следует выбрать "Объект OLE", перейти в режим таблицы и выполнить вставку объекта OLE командой [Вставка – объект]

Создание формы

В некоторых случаях вводить данные удобнее не в таблицу, а в форму, в которой каждую запись можно представить в отдельном окне, т.е., каждая за­пись имеет как бы отдельную карточку. В этой карточке обычно наименование полей представлены в столбик, а данные вводятся в текстовую рамку, располо­женную справа от имени поля. Формы создаются с помощью мастера и в ре­жиме конструктора.

Порядок создания формы с помощью мастера

1. В окне базы данных выполнить команду (Форма – Создать с помо­щью мастера).

2. В диалоговом окне «Создание формы» из раскрывающегося списка выберите таблицу, на основе которой создается форма. В списке Доступные поля выберите поля, которые следует включить в форму. Перейдите к сле­дующему шагу мастера кнопкой Далее.

3. Выберите из списка внешний вид формы: в один столбец, ленточ­ный, табличный и др. (Например, в один столбец)

4. В следующем шаге мастера форм следует выбрать дизайн (художест­венное оформление) формы (например, международный) и щелк­нуть Далее.

5. Последним шагом мастер запрашивает название формы. Можно со­гласиться с предложенным или ввести другое. Щелкнуть кнопку Готово.

На экран выводится карточка содержащая данные первой записи. В строке состояния отражено общее число записей и номер текущей записи. Перемещаться между записями можно при помощи кнопок:

• на одну запись вперед

• н а одну запись назад

• к первой записи

• к последней записи

Если кнопки «Вперед» и «К последней записи» отсутствуют, то нужно расширить окно Формы или развернуть его на весь экран кнопкой системного меню «развернуть».

Для ввода данных в режиме формы следует перейти к первой пустой кар­точке кнопкой «Вперед на одну запись». Затем установить курсор в текстовую рамку рядом с именем поля и ввести данные. Перемещение между полями про­исходит клавишей Tab или клавишами управления курсором.

Все новые записи будут автоматически сохраняться и в исходной таб­лице, на основе которой была создана форма.

Для сохранения формы следует закрыть окно формы, ответив «да» на за­прос о сохранении, или выполнить команду ( Файл – сохранить форму).