Министерство общего и профессионального образования

Ростовской области

ГОУ НПО профессиональный лицей № 71

Ростовской области

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по УМР

________ Л.В. Петрова

Система управления базами данных Microsoft Access

Методическая разработка для учащихся

Волгодонск, 2009

Рассмотрено и одобрено на заседании цикловой комиссии Протокол № _____ от___________ Председатель ______А.Н. Канивец

Составлено в соответствии с рабо­чей программой учебной дисцип­лины «Инфорамтика и ИКТ»

Автор: Л.В. Петрова,

преподаватель высшей квалификационной категории

Субд Microsoft Access

СУБД – система управления базами данных.

База данных в Access - это файл, который служит для хранения данных, объектов и настроек СУБД. Обычно база данных создаётся для одной конкрет­ной прикладной задачи.

Основные объекты базы данных:

Таблица – основной объект базы данных, предназначена для хранения информации. Она состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

Запрос (на выборку) – средство отбора данных их одной или нескольких таблиц при помощи определенного условия. Запросы позволяют создавать вир­туальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц. В Access существует несколько типов запросов.

Форма – средство отображения данных на экране и управления ими.

Отчет – средство отображения данных при выводе на печать.

Термины и определения.

Запись – аналог строки в таблице. Запись является стандартным блоком для хранения данных в таблице, выборке данных в запросе, форме, выводимой на экран и т.д.

Поле – элемент таблицы Access, который соответствует столбцу в обыч­ной таблице. В Access полю придается ряд свойств, которые определяют возможности базы данных.

Ключевое поле – поле, значения которого служат для однозначного определения записи в таблице.

Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовать связи между таблицами.

Счетчик – поле, содержащее номера записей в таблице.

Индекс – средство автоматической сортировки записей в таблице по значению индексируемого поля. Существует два вида индексов:

1. допускающие повторение значений поля;

2. не допускающие повторение значений поля.

Область выделения записи - прямоугольная зона слева от строки, которая позволяет выделить строку целиком.

Область выделения поля – зона заголовка поля. Щелчок по заголовку выделяет поле целиком.

Конструктор- режим определения свойств объектов базы данных: таблиц, запросов, форм, отчётов. Конструктор имеет своё окно, в котором отображена структура таблиц для задания свойств объектов.

Мастер – программа, нацеленная на решение определенной «узкой» задачи. Во время работы программы-мастера в пошаговом режиме выводятся запросы на ввод параметров, необходимых для решения задачи. С помощью мастера можно создать базу данных, таблицу, и другие объекты базы данных.

Этапы работы с базой данных.

Работа с конкретной базой данных состоит из нескольких этапов:

1. Создание файла базы данных

2. Создание таблиц, установление связей между таблицами.

3. Управление данными:

• создание различных форм для просмотра данных и ввода новых данных.

• создание запросов и получение виртуальных объектов базы на основании данных, содержащихся в таблицах;

• создание отчетов для вывода на печать определенных сведений, составленных на основании данных таблиц и запросов;

• редактирование таблиц, запросов, форм, отчетов с целью оптимизации работы с базой данных.