39. Структурный подход к организации

Структура – это организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых системнообразующих связей и отношений, существующих между подразделениями и работниками организации, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими ее элементами.

По своему содержанию и функциональному назначению связи и отношения, составляющие структуру организации, подразделяются на 3 группы:

связи непосредственного взаимодействия;

отношения соподчиненности, устанавливающие иерархическую зависимость в организации;

соотношения, устанавливающие пропорциональность строения организации, т.е. обеспечивающие соответствие количественных и качественных параметров отдельных составляющих системы.

Структура – устойчивая характеристика системы. Составляющие связи должны быть четкими, достаточно выраженными и сильными.

На действенность и эффективность структуры влияют:

действительные взаимосвязи, возникающие между людьми и их работой. Это отражается в схемах организационных структур и в должностных обязанностях;

действующая политика руководства и методы, влияющие на человеческое поведение;

полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления (низший, средний, высший).

При умелом сочетании указанны трех факторов может быть создана такая рациональная структура, при которой существует реальная и благоприятная возможность достижения высокого уровня эффективности производства.

Структуры организаций отличаются друг от друга сложностью (т.е. степенью разделения деятельности на различные функции), формализацией (т.е. степенью использования заранее установленных правил и процедур), соотношением централизации и децентрализации (т.е. уровнями, на которых принимаются управленческие решения).

Структурный подход применяется в организациях для обеспечения основных элементов деятельности и взаимосвязей между ними. Он предполагает использование разделения труда, охвата контролем, децентрализации и департаментализации.

Характеристики структуры:

1) формализация. Разделяют формальные и неформальные организации. Формальная организация – предварительно спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается на основе сложившегося взаимодействия между компонентами организации. Формальная структура определяет всю систему отношений и набор функций, позволяющих осуществлять целенаправленную деятельность. Формальная организация характеризуется определенной степенью стандартизации трудовых функций в организации. Степень формализации может меняться. Неформальные организации, в которых взаимоотношения не носят заранее спроектированного и директивно установленного характера, а возникают под воздействием различных факторов, общий интерес группы, объективная необходимость сотрудничать.

2) разделение труда. Существует вертикальное и горизонтальное разделение труда. Вертикальное разделение труда, это деление организации на уровни управления. Чем больше ступеней существует между высшим уровнем и оперативными работниками, тем более сложной является данная организация. Горизонтальное разделение труда отражает степень разделения труда между отдельными единицами. Чем больше в организации сфер, требующих специализированных знаний и умений, тем более горизонтально сложной она является. Горизонтальная специализация направлена на дифференциацию функций и охватывает: определенные работы; определенные взаимосвязи между отдельными видами работ.

3) функционализации – это разнообразие заданий, которые должны быть выполнены, чтобы достичь целей организации; охвате контролем - это число подчиненных, которые отчитываются перед одним руководителем. Говоря о разделении труда необходимо сказать о глубине специализации. Т.е. многие работники в течение длительного времени выполняют ограниченное количество работ – однообразных, имеющих минимальный масштаб и глубину, т.е. шаблонные работы. Обследования показали, что существует небольшое количество работников, которым нравиться повторяемость труда. Монотонность труда вызывает утомляемость. Задача состоит в том, чтобы научиться преодолевать отрицательные последствия разделения труда. Это становится возможным на пути укрупнения технологических операций, чередованием работ и эффективным их планированием. Т.к. существует разделение труда, то возникает необходимость в контроле. Термин «охват контролем» означает размер команды, находящейся в подчинении одного руководителя. Сколько же должно быть подчиненных? Это зависит от ряда факторов:

требуемый контакт. В различных видах производства, научно-исследовательских и других работах существует необходимость в частых контактах и высоком уровне координации между руководителем и подчиненными (совещания, консультации, конференции, личный контакт);

уровень образования и подготовленность подчиненных являются основополагающим в установлении контроля на всех уровнях управления. Общепринято, что управляющий на более низких уровнях управления руководит большим количеством подчиненных, поскольку работа на этих уровнях более специализирована;

способность общения играет важную роль в налаживании эффективного механизма разрешения проблем в различных рабочих ситуациях, реальной и оперативной координации деятельности подразделения и работников. Чем более однородны проблемы, которыми занимается руководитель, тем больше он может иметь подчиненных. Широкий охват контролем может быть очень эффективен при использовании высокообразованной рабочей силы, а узкий охват контролем, когда подчиненные не получили соответствующей подготовки выполнения работы. С учетом рационального охвата контролем и в интересах достижения эффективной координации организация подразделяется на структурные блоки (департаменты, отделы, службы).

Департаментализация бывает:

функциональной - группировки работников в зависимости от выполняемых функций (цели твоего только подразделения);

территориальная - создание групп на базе отдельной территории;

производственная - группируются на базе продукции;

проектная - группировка людей на временной основе;

смешанная, т.к. каждый способ группировки имеет свои плюсы и свои минусы, то используется смешанная форма.

Структура власти обеспечивает основу для определения задач каждого звена и выработки механизма контроля действий. Должность является ключом к определению объема власти, проявляющейся в процессе принятия решений. Управление ходом событий в организации осуществляется сверху вниз в соответствии с иерархией власти. Разумеется, привлечение низовых звеньев к принятию решений и управлению является важным условием этого процесса.