Умови відбору записів

Умови відбору записів можуть задаватися для одного або декількох полів у відповідному рядку бланка запиту. Умовою відбору є вираз, який складається з операторів порівняння і операндів, використовуваних для порівняння. Як операнди вирази можуть використовуватися деякі задані значення і ідентифікатори (посилання). Ідентифікатор представляє собою посилання на значення поля, елемента керування або властивості. Ідентифікаторами можуть бути імена полів, таблиць, запитів, форм, звітів і т. д. Вони повинні полягати в квадратні дужки. Якщо необхідно вказати посилання па полі в конкретній таблиці, формі, звіті, то перед іменем поля ставиться ім'я таблиці, також укладену в квадратні дужки і відокремлене від імені поля знаком оклику. Наприклад: [Ім'я таблиці] | [Ім'я поля]. 

Обчислювані поля

У запиті над полями можуть проводитися обчислення. Результат обчислення утворює обчислюване поле в таблиці, створюваної за запитом. При кожному виконанні запиту виробляється обчислення з використанням поточних значень полів. При обчисленнях можуть використовуватися арифметичні вирази і вбудовані функції Access.  Вираз вводиться в бланк запиту в порожню клітинку рядка Поле. У цьому осередку після натискання клавіші <Еntег> або переведення курсору в іншу комірку формується ім'я поля Вираженням, де N - ціле число, що збільшується на одиницю для кожного нового створюваного обчислюваного поля в запиті. Ім'я обчислюваного поля виводиться перед вираженням і відокремлюється від нього двокрапкою. Наприклад, Вираз1: [Ціна] * [Кількість], де Ціна і Кількість - імена полів.  Ім'я обчислюваного поля «Вираз1» стає заголовком стовпця в таблиці з результатами виконання запиту. Це ім'я можна змінити. Користувач має можливість перейменувати обчислюване поле. Для цього досить у бланку запиту замість Вираз N ввести повое ім'я. 

Параметри запиту

Конкретне значення поля в умові відбору може вводитися безпосередньо в бланк запиту або задаватися користувачем при виконанні запиту в діалоговому вікні. Щоб виводилося діалогове вікно для введення конкретного значення поля в умови відбору, потрібно визначити параметр запиту. Ім'я параметра запиту може вводитися безпосередньо в умови відбору в квадратних дужках. При виконанні запиту це ім'я з'явиться в діалоговому вікні Введіть значення параметра. Якщо в запит вводиться кілька параметрів, то порядок їх введення через діалогові вікна визначається порядком розташування полів з параметрами в бланку запиту.  Майстри створення запитів  Найпростіші запити деяких видів можуть бути створені за допомогою Майстрів Access. Майстер запитів прискорює процес створення запиту, автоматично виконуючи початкові найпростіші дії з підготовки запиту. Викликаний Майстер запитів запитує у користувача відомості та створює запит на основі відповідей користувача. При необхідності можна в режимі Конструктора відредагувати запит.  Створення запиту за допомогою Майстра починається з вибору у вікні бази даних вкладки Запити і натиснення кнопки Створити. У вікні діалогу Новий запит треба вибрати зі списку потрібний вид запиту. Далі слід виконувати інструкції, що виводяться у вікнах діалогу Майстра. У останньому вікні діалогу пропонується вибрати запуск запиту або перегляд структури запиту в режимі Конструктора.  За допомогою Майстра можна створити:  • простий запит на вибірку;  • запит для пошуку повторюваних записів;  • запит для пошуку записів, які не мають підлеглих записів;  • перехресний запит.  Зауважимо, що запит для пошуку повторюваних записів і запит для пошуку записів, які не мають підлеглих, є елементарними запитами на вибірку.  3.5. Формування та виведення звітів  Засоби Access з розробки звітів призначені для створення звіту, за яким може бути здійснено виведення даних з таблиць у вигляді вихідного друкованого документа. Ці засоби дозволяють конструювати звіт складної структури, що забезпечує виведення взаємозв'язаних даних з багатьох таблиць.  При цьому можуть бути виконані найвищі вимоги до оформлення документа. Перед початком конструювання звіту користувач повинен зробити підготовчу роботу, в результаті якої потрібно визначити необхідний макет звіту.  У процесі конструювання визначається склад і зміст розділів звіту, а також розміщення в ньому виводяться значень з полів таблиць бази даних. Крім того, оформляються заголовки, підписи реквізитів звіту, визначається розміщення обчислюваних реквізитів.  Засоби конструювання звіту дозволяють групувати дані по декількох рівнях. Для кожного рівня можуть проводитися обчислення підсумків, визначатися заголовки і примітки по кожній угрупованню. При формуванні звіту можуть проводитися різноманітні обчислення.  Звіт може створюватися за допомогою Майстра або в режимі Конструктора звітів. У багатьох випадках зручно використовувати Майстра. Створений Майстром звіт можна доопрацювати в режимі Конструктора.  При необхідності виведення у звіті даних з багатьох таблиць в якості основи для звіту може бути використаний багатотабличних запит. На запит можуть бути покладені найбільш складні види вибірки та попередньої обробки даних. Конструктор звітів дозволяє отримані в запиті дані успішно структурувати і оформляти.  Конструювання звіту