73. Види документів та їх класифікація.

У практичній діяльності установ (організацій, підприємств) зу-стрічаються документи різних видів (груп). Поділ на види (групи) здійснюється за такими ознаками: способом фіксації інформації, змістом, найменуванням, видом, складністю, місцем виникнення, призначенням, напрямком, формою, строками виконання, гласніс-тю, юридичною силою тощо.

Українська мова за професійним спрямуванням

Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.

Так, за способом фіксації документів розрізняють такі докумен-ти: письмові, графічні, фото- і кінодокументи, фонодокументи.

Письмові документи – це рукописні і машинописні документи.

Графічні документи – це документи, у яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, певних фігур, світлотіні. До них відносяться малюнки, мапи, плани, схеми, рисунки.

Фото- і кінодокументи – це документи, що створені способом фотографування і кінематографії (кіно- і фотоплівки, фотокартки).

Фонодокументи документи – це документи, що створені спосо-бом звукозаписування (звукозапис публічного захисту дисертацій, засідань, зборів тощо).

За змістом (призначенням) одні дослідники поділяють до-кументи на: організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачально-збутові тощо1.

Інші2 виділяють такі групи: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.

За найменуванням (назвою) розрізняють: вказівки, доручення, заяви, звіти, накази, протоколи, службові записки та ін.

За видом (формою) документи бувають: типові (стандартні), трафаретні, індивідуальні (нестандартні).

Типові документи – це документи, розроблені вищими органами для підвідомчих організацій. Вони мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи – це документи, частина яких надрукова-на, а для змінної інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути вдрукована або вписана).

Індивідуальні документи – це документи, які створюються інди-відуально, кожного разу по-іншому. Це стосується службових запи-сок, автобіографій та ін.

За складністю документи поділяють на: прості і складні.

Прості документи містять інформацію з одного питання.

Складні – з двох питань і більше.

За місцем виникнення (складання) розрізняють документи: вну-трішні і зовнішні.

1Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000. – С. 6. 2Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Літера, 2000. – С. 23.

Українська мова за професійним спрямуванням

Розділ VI

Внутрішні документи стосуються внутрішніх питань установи (підприємства, організації) і не виходять за її межі.

Зовнішні документи – це вхідна і вихідна кореспонденція.

За напрямком документи поділяють на вхідні і вихідні.

За строками виконання розрізняють документи термінові й не-термінові.

Термінові виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником. До таких документів відносяться і документи з позначкою «Терміново».

Нетермінові документи – це документи, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, уста-нови, фірми).

За гласністю документи поділяють на: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні та ін.

За юридичною силою розрізняють документи: справжні (істин-ні), фальшиві (підроблені).

Справжні (істинні) – це документи, що створені за всіма пра-вилами. Вони бувають чинні і нечинні. Нечинними документи ста-ють тоді, коли втрачають юридичну силу з будь-яких причин.

Фальшиві (підроблені) – це документи, зміст яких чи їх оформ-лення не відповідають дійсності.

За стадіями виготовлення розрізняють документи: оригіна-ли і копії.

Оригінали – це перші примірники офіційних документів.

Копії – документи, у яких точно відтворено інформацію з оригіналу.

За походженням документи поділяються на: службові і особисті.

Службові документи – це документи, які створюються уста-новами, організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють. Службові документи потрібно оформяти за певним зразком.

Особисті документи – це документи, створені окремими особа-ми поза сферою їх службової діяльності.

За терміном зберігання документи поділяють на:

а)         документи тимчасового зберігання (до 10-ти років),

б)         документи тривалого зберігання (понад 10 років),

в)         документи постійного зберігання.

Українська мова за професійним спрямуванням

Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.

Завдання 1. Дайте відповіді на запитання:

На основі чого відбувається поділ документів на різні групи?

Назвіть документи: за способом фіксації інформації,

– за змістом (призначенням),

– за найменуванням (назвою),

– за видом (формою),

– за складністю,

– за місцем виникнення (складання),

– за напрямком,

– за строками виконання,

– за гласністю,

– за юридичною силою,

– за стадіями виготовлення,

– за походженням,

– за терміном зберігання