05.10. Функции стандартного языкового оформления:

1. Языковые формулы выражают типовое содержание документа

2. Эти языковые формулы выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не будет обладать остаточной юридической силой

3. Языковые элементы часто определяют видовую (жанровую) принадлежность документа

Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимание адресатом текста, сокращают время на подготовку текста и его восприятие. Стандартизация языка в текстах официально-делового стиля (документах) это обязательно стилистическое требование. Отсюда в языке очень частотны повторения одних и тех же слов, употребление терминов. Возможности синонимической замены понятий в данном случае ограничены.

Реквизиты (обязательный информационный элемент документа) в русских текстах официально-делового стиля (число реквизитов будет зависеть от вида и содержания документа; состав реквизитов устанавливает формуляр (образец составления документа данного вида)).

Общий список реквизитов:

1. Герб РФ

2. Эмблема организации или предприятия

3. Изображение государственных наград

4. Код предприятия, учреждения или организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

5. ОКУД – код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации

6. Наименование министерства или ведомства

7. Наименования учреждения, организации или предприятия

8. Наименование структурного подразделения

9. Индекс почтового отделения, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телетайпа, номер счёта в банке

10. Название вида документа

11. Дата

12. Индекс

13. Ссылка на индекс и дату входящего документа

14. Место составления или издания

15. Гриф ограничения доступа к документу

16. Адресат

17. Гриф утверждения

18. Резолюция

19. Заголовок к тексту

20. Отметка о контроле

21. Сам текст документа

22. Отметка о наличии приложения

23. Подпись

24. Гриф согласования

25. Визы

26. Печать

27. Отметка о заверении копий

28. Фамилия исполнителя и номер его телефона

29. Отметка об исполнении документа и направление его в дело

30. Отметка о переносе данных на машинный носитель

31. Отметка о поступлении документа

Собственно элементы содержания – структурная часть документа. Документы разных видов имеют индивидуально разработанные ГОСТом формы.

Языковые особенности официально-делового стиля

1. Высокая степень терминированности лексического состава документа., которая обусловлена тематикой и содержанием служебных документов. В-первую очередь, это термины юридические (приватизация, аренда, владение, собственность, закон, регистрация, передача объектов, акт, собственник), экономические, бухгалтерские (платёж, смета, доход, расход, надбавка, дебит, кредит), экономико-правовые (права собственности, срок реализации товара, сертификат качества, секвестрование бюджета). Высокая терминированность плюс высокая повторяемость одних и тех же терминов в документе.

2. Нетерминологическая лексика, употребляемая преимущественно в административно-канцелярской речи (должный, выше указанный, ниже подписавшийся, препровождается).

3. Большое количество слов определённой лексико-семантической группы, а именно это названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (арендатор, исполнитель, квартиросъёмщик, ответчик, наниматель, свидетель).

4. Именной строй речи, т.е. доминирование существительных над глаголами. В-первую очередь, это большое количество отглагольных существительных, причём отвлечённых (реализация, осуществление, исполнение). В среднем употребляется 60 глаголов на 1000 словоупотреблений. Эти существительные часто употребляются в официально-деловом стиле с приставкой «не» (несоблюдение, непризнание). Производна от именного строя речи такая черта как наличие различных глагольно-именных словосочетаний. Эта черта называется расщеплением сказуемого (помочь – оказать помощь, реконструировать - осуществлять реконструкцию, расследовать - вести расследование). Также присутствует высокая частотность производных, отыменных предлогов, с помощью которых осуществляется логическая связь между словами (в целях, в связи, по линии, в отношении, при условии, в ходе).

5. Стандартизированность лексической сочетаемости. Это связано с тем, что лексика преимущественно применяется в прямых значениях. Это накладывает отпечаток на лексическую сочетаемость.

6. Высокая частотность употребления страдательного залога, когда нужно подчеркнуть сам факт совершения действия.

7. Формула резолюций – логико-семантическая модель утверждения через отрицание, когда санкционируются какие-то действия (коллегия не отклоняет, министерство не возражает, учёный совет не отвергает).

8. Стандартизация синтаксических единиц, которые не строятся, а фактически воспроизводятся каждый раз как формула в тексте документа. Особенно много словосочетаний атрибутивно-именного характера (в установленном порядке, единовременное пособие, вышестоящие органы, в соответствии с принятой договорённостью, в случае невыполнения долговых обязательств). Формально-логический принцип организации официально-делового текста проявляет себя в чёткости дробления основной темы на подтемы, что чаще всего оформляется даже графически при помощи пункта и подпункта (рубрикация текста). Отсутствие особенностей индивидуального стиля и отсутствие эмоциональных элементов. Идиолекты, идеостиль - проявление индивидуального стиля. Узкий диапазон речевой экспрессии.

9. Высокая степень требовательности к реализации правил этикета, который будет проявлять себя в разнообразии этикетных текстов и в обилии этикетных знаков.

Официальность и регламентированности деловых отношений предполагают соблюдение этических норм и делового этикета. В деловом письме регламентированности отношений между адресантом и адресатом выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также через соблюдение общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. В письменной деловой речи не допускается ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают деловому письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений (официальные, полуофициальные, дружеские отношения). В этом смысл всегда особо выделяется тема этики между партнёрами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда стилистических требований, предъявляемых как к адресату, так и к адресанту. Обычно не рекомендуется делать в деловой корреспонденции: торопить адресата при вынесении решения с использование следующей лексики: срочно, незамедлительно. В возможно более короткие сроки. Более приемлемыми считаются формулы: прошу Вас ответить до такого-то срока, убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своём решении. Также не рекомендуется навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса (прошу утвердить кандидатуру), так или иначе намекать получателю письма на его невнимательность, включая в заключительный текст письма, например, такой фразы как «предлагаю внимательно изучить». Также не рекомендуется начинать послание с констатации отказа в тех случаях. Когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определённых обстоятельствах к рассмотрению данного вопроса можно вернуться. Для получателя, в свою очередь, важно оперативно и чётко ответить организации отправителю в виде ответного письма, возвращать письма.

Особые условия делового общения, такие как официальность, адресность, повторяемость, тематическая ограниченность и определяют общие черты документа.