Языковое оформление деловых документов

Постановление – правовой акт, чаще всего принимаемый коллегиальными органами управления в целях решения важного вопроса или проблемы, значимого для какого-либо коллектива.

Распоряжение – акт управления государственного органа, издаваемый с целью передачи донесения воли администрации коллективу

Приказ – вид распорядительного документа, принимаемый по различным вопросам внутренней жизни предприятия.

Правила оформления документов

Чтобы документ соответствовал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, то есть в соответствии с совокупностью реквизитов. От полноты и качества оформления документов зависит самое главное – их юридическая сила, т.к. документы служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов. Требования к оформлению реквизитов документов изложены в ГОСТ (ГОСТ Р.6.30-97 – унифицированная система организационно-распорядительной документации). Этим стандартом определены 27 реквизитов, но не один документ не содержит их полный набор. Состав реквизитов зависит от назначения документа, его жанра.

Обычно документы оформляются на бланках трёх типов:

1. Бланк служебного письма

2. Бланк конкретного документа

3. Общий бланк для всех других документов (А4, А5)

Расположение реквизитов на бланке:

1. Угловой тип расположения реквизитов – располагаются в правой верхней части бланка (факсы, письма, переписка).

2. Продольный тип

ДЗ: освоить правила рубрицирования текста, правила сокращения в текстах документов (названия единиц измерения при цифрах, наименование должностей и званий при фамилии и др.), оформление цифровых данных. Составить заявление (на получение мат.помощи, на предоставление академ.отпуска, на пересдачу экзамена или зачёта), объяснительную (опоздание, отсутствие на занятие), расписку (получение книг, взяли камеру и пр.), доверенность (на получение почтового перевода, посылки), резюме.

Заведующий – зав.

Заместитель- зам.

Исполняющий обязанности - и.о.

Помощник – пом.

Член академик – акад., чл.-кор

Профессор – проф.

Инженер – инж.

Область – обл.

Район – р-н.

Город – г.

Село – с.

Деревня – д.

Век, века – в., вв

Год, годы – г., гг.

Миллиард – млрд

Миллион – млн

Тысяча – тыс.

Рубль – руб., с копейками – р.к.

Копейка – коп.

Железнодорожный – Ж.-Д.

Сельскохозяйственный – С.-Х.

То есть – т.е.

Другой или другие – др.

И так далее – и тд.

И тп.

Пр.

См.

Табл.

Часть – ч.

Глава. - Гл.

Пункт – п.ни

Страница – с.

Максимов «Русский язык и культура речи» (оформление внутренних и внешних документов)

Логические основы оформления документов

Любое высказывание должно строиться в соответствии с законами логики – последовательного и доказательного мышления. Знание законов логики особенно важно в научном и официально-деловом стиле. Четыре закона логики:

1. Закон тождества: предмет речи мысли должен оставаться неизменным в пределах рассуждения, высказывания, теории. Обеспечивает тематическое и смысловое единство. Первая типичная ошибка – подмена тезиса (соскальзывание с темы). Вторая ошибка – соскальзывание с темы, возникающее из-за разного вложения смысла в слова.

2. Закон противоречия: не могут быть одновременно истинными два высказывания, одно из которых что-то утверждает о предмете, а другое - отрицает то же самое в том же предмете в тоже самое время.

3. Закон исключённого третьего: два противоречащих суждения, взятый в одно и то же время и об одном и том же предмете, не могут быть одновременно ложными, одного из них истинно. Третьего не дано. К рассуждениям требование: каждый раз, когда сталкиваются взаимоисключающие суждения, чтобы устранить неопределённость, нужно выявить сначала какое из суждений – истинно, какое – ложно.

4. Закон достаточного основания: истинность выдвигаемых положений должна быть доказана. Бездоказательные утверждения не должны приниматься на веру, особенно тогда, когда речь идёт об общественно значимых вопросах. Каждое суждение должно быть обосновано другим суждением. Последовательность и аргументированность высказывания.