2. Бухгалтерська обробка документів. Уніфікація і стандартизація бухгалтерських документів.

Бухгалтерські документи складаються на підприємстві або поступають зі сторони. Документи – основа бухгалтерського обліку. Перед тим, як на підставі документу зробити запис в бухгалтерському обліку, вони підлягають бухгалтерській обробці, яка включає: перевірку документів, таксировку, групування, зведення та контировку.

Перевірка суті здійснених господарських операцій, відображених в документах, заключається в тому, що встановлюється законність самої операції, її відповідність діючим законоположенням, нормативним актам. Потім здійснюється арифметична перевірка документів, яка включає повторення тих же арифметичних дій, які були використані при визначенні цифрових даних особами, які склали той чи інший документ. Наприклад, перевіряється правильність визначення вартості матеріалів шляхом помноження їх кількості на ціну, правильність підрахунку суми і в цілому підсумку.

Таксировка – це значить в документах проставити ціну для визначення вартості таксируємих матеріальних цінностей шляхом помноження їх ціни на кількість або визначення вартості виконаних робіт в нарядах на виконані роботи.

Групування документів здійснюється за відповідними ознаками, після чого складають накопичувальні та зведені відомості. Контировка документів означає, що у спеціально відведених місцях або на вільному полі документів, бухгалтер зазначає коди кореспондуючих рахунків, на яких треба записати показники господарських операцій. На підставі перевірених і опрацьованих документів дані про операції записують на синтетичних і аналітичних рахунках у відповідних облікових регістрах або вручну чи за допомогою комп’ютерної техніки. Документи являються головним джерелом для проведення перевірок і документальних ревізій, аудиту. Їх використовують для аналізу фінансово-господарської діяльності підприємств, для виявлення факторів, які вплинули на результати роботи підприємства, його підрозділів. Документи мають і правове (юридичне) значення, вони використовуються як доказ у суперечках, які можуть бути між підприємствами. Арбітраж і судові органи розглядають такі суперечки і признають за документами юридичну, доказну силу. Покращенню документації служить уніфікація та стандартизація документів, яка проводиться Міністерством фінансів України та Держкомстатом України. Уніфікація документів – це розробка документів однієї і тієї ж форми на однорідні господарські операції для підприємств різних галузей народного господарства.

Стандартизація – це розробка однотипних документів однакового, стандартного розміру і форм. Велика кількість господарських операцій, яка здійснюється на підприємствах вимагає використання різноманітних документів.

3. Документооборот та його організація. Зберігання документів.

Документи проходять значну кількість етапів. Рух документів від моменту їх складання на даному підприємстві або одержання зі сторони до використання для бухгалтерських записів і передачі в архів називається документооборотом.

З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання первинних документів для записів у бухгалтерському обліку, наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств, установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ із зазначенням термінів зберігання матеріалів, затверджених Головним архівним управлінням.

Порядок зберігання документів на машинозчитуваних носіях визначається вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням ЕОМ.

До передачі документів до архіву підприємства, установи документи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером як правило не більше одного року.