1. Поняття про документи. Значення документів. Класифікація документів

Важливішою особливістю бухгалтерського обліку є суцільне й безперервне спостереження за господарськими процесами, господарськими операціями, які здійснюються на підприємстві за допомогою документів. Документ – латинське слово, що означає свідоцтво, доказ. Документування – процес оформлення господарських операцій відповідними документами, це перший етап облікового процесу, на якому здійснюється спостереження, вимірювання об’єктів обліку і реєстрація одержаної економічної інформації.

Документація – сукупність документів, які складаються на усі господарські операції.

Первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій, вони фіксують факти здійснення господарських операцій.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством фінансів України за погодженням Держкомстата України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України.

Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. В документах первинна економічна інформація фіксується на паперовому або машинописному носіях. Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно з затвердженою системою кодифікації.

На вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємство, установа зобов’язані за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії.

Документи в бухгалтерському обліку мають велике значення. Як один з елементів методу бухгалтерського обліку документи являються носієм первинної економічної інформації, яка необхідна для управління підприємством, контролю за його діяльністю й складання звітності. На підставі документів здійснюється систематичний контроль за збереженням майна підприємства. Документи являються підставою для запису в обліку, тому від якості документів в значній мірі залежить якість бухгалтерського обліку. Документи підтверджують правильність і точність облікових даних та допомагають виявити помилки в бухгалтерських записах. Документи являються головним джерелом для проведення перевірок і документальних ревізій, аудиту. Їх використовують для аналізу фінансово-господарської діяльності підприємств, для виявлення факторів, які вплинули на результати роботи підприємства, його підрозділів.

За призначенням документи поділяються на розпорядчі, виконавчі, комбіновані, бухгалтерського оформлення. Розпорядчими називають документи, які містять розпорядження на здійснення господарських операцій. До них належать накази, розпорядження про надання відпустки, платіжне доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей тощо. Виконавчими є документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. До таких документів належать прибутковий ордер складу на оприбуткування матеріалів на склад, акт прийому (передачі) основних засобів, видатковий касовий ордер тощо. Комбіновані документи містять елементи розпорядчих і одночасно виконавчих документів. Наприклад, вимога на відпуск матеріалів зі складу тощо. Документами бухгалтерського оформлення називаються документи, які складаються працівниками бухгалтерії на підставі розрахунків та ін. До них належать довідки, групувальні відомісті, розрахунок розподілу загальновиробничих витрат тощо.

За ступенем узагальнення господарських операцій документи поділяють на первинні і зведені. До первинних документів належать такі, в яких фіксується господарська операція в момент її здійснення. Наприклад, прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, накладна тощо. До зведених документів належать такі документи, які складаються на підставі декілька первинних документів після здійснення господарських операцій. До них належать авансовий звіт підзвітної особи, звіт касира тощо. За масштабом охоплення кількості операцій документи поділяються на одноразові й нагромаджувальні. Одноразовими називаються документи, які оформлюють одну господарську операцію. Наприклад, прибутковий касовий ордер, акт прийому (передачі) основних засобів тощо. Нагромаджувальні документи – це такі, які дають змогу протягом дня, тижня, декади, місяця фіксувати однорідні господарські операції в міру їх здійснення. До них належать накопичувальна відомість про видаток матеріалів зі складу, лімітно-забірна картка тощо.

За технікою написання бухгалтерські документи поділяються на документи, які складають вручну або на ЕОМ. Вручну складені документи являють собою паперові аркуші. Їх заповнюють чорнилами, хімічним олівцем або друкарською машиною. При використанні ЕОМ документи пишуть автоматично за певними програмами. За місцем складання документи поділяються на внутрішні та зовнішні. Внутрішні документи складаються підприємством відповідно до проведених ними операцій. Це акти про ліквідацію основних засобів, накладні, вимоги тощо. Зовнішні документи надходять від інших підприємств, установ, організацій, осіб. До таких документів належать виписка з поточного рахунку банку, платіжне доручення, рахунок постачальника, товарно-транспортна накладна тощо.