21. Машиноорієнтовані форми обліку

Машиноорієнтовані форми бухгалтерського обліку виникли внаслідок впровадження різних класів обчислювальної техніки при обробці економічної інформації. Відповідно до експлуатаційних можливостей обчислювальної техніки в практиці почали застосовувати таблично-перфокарткові, а потім машиноорієнтовані форми бухгалтерського обліку. Машиноорієнтована форма бухгалтерського обліку має різні варіанти залежно від видів обчислювальної техніки, а також програмного продукту, який застосовується.

У сучасних умовах використовується комп’ютерна форма бухгалтерського обліку. Компоненти комп’ютерної форми обліку, без яких неможливе створення на конкретному підприємстві:

- інформаційне забезпечення;

- методологічне забезпечення;

- організаційне забезпечення;

- технічне забезпечення;

- програмне забезпечення.

Сучасна комп’ютерна форма бухгалтерського обліку базується на використанні персональних комп’ютерів та обчислювальних мереж. Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання.

Технологічний процес обробки даних при комп’ютерній формі обліку можна поділити на три етапи:

- перший етап облікового процесу є збір і реєстрація первинних даних для обробки на комп’ютері;

- на другому етапі проводиться формування масивів облікових даних на електронних носіях: журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об’єктів, постійної інформації.

Одночасно здійснюється контроль за процесом обробки інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період на запит користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок з бухгалтерських рахунків, або відображенням на екрані дисплею потрібної інформації.

Комп’ютерна система обліку оперативно відображає основні процеси, пов’язані з отриманням різних зведених показників, що характеризують фінансово-господарську діяльність підприємства. В цій обліковій системі інформація йде по єдиному каналу і використовується для всіх потреб управління. Таким чином, комп’ютерна система обліку – це вдале поєднання професійних якостей і функцій користувача з інтелектуальними можливостями комп’ютерів, які дозволяють отримати необхідну для управління і оперативного контролю інформацію.

Особливістю комп’ютерної форми бухгалтерського обліку є те, що вона не існує без конкретної комп’ютерної програми. Облікові регістри різних програм є схожими, але не однаковими.

Основні принципи комп’ютерної форми бухгалтерського обліку наступні:

- одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;

- накопичення і багаторазове використання облікових даних;

- один синтетичний рахунок – багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків

аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

- автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм,

нормативів, завдань тощо;

- одержання звітних показників в режимі діалогу «людина-комп’ютер»;

- автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі

даних, відображених в системі рахунків.

Форми обліку, що передбачають застосування комп’ютерів, дозволяють ефективно задовольнити вимоги розподілу облікової праці, аналітичності та оперативності.

Недоліком комп’ютерної форми обліку є висока вартість програмного та технічного забезпечення.