Порядок здійснення контролю за виконанням документів

1. Постановка документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів.

2. Перевірка своєчасності доведення документів до виконавців.

3. Попередні (проміжні) перевірки і регулювання ходу виконання.

4. Облік і узагальнення результатів контролю за виконанням.

5. Інформування керівника про хід та підсумки виконання документів.

6. Повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів.

7. Зняття документів з контролю.

8. Формування картотеки виконаних документів.

Етап 1. Визначення стандартів

Етап 2. Порівняння результатів зі стандартами

МОДЕЛЬ ПРОЦЕСУ КОНТРОЛЮ

Планування Мета і стратегічні плани

Встановити масштаб припустимих відхилень

Оцінити точність і значущість інформації

Порівняти результати зі стандартами

Повідомити отримані дані працівникам

Жодних заходів не вживати

Встановити причину відхилень

Переглянути стандарти

Усунути відхилення

Визначення показників результа-тивності (стандартів)

Етап 3. Д і ї

Так

Ні

Так

Ні

Порядок проведення перевірки на місцях

Визначення мети і завдань перевірки

Розроблення плану перевірки

Створення комісії, робочих груп та їх інструктування

Збір контрольної інформації, її вивчення і аналіз, систематизація і опрацювання

Узагальнення матеріалів, оцінка стану справ і вироблення пропозицій щодо його поліпшення

Ознайомлення керівництва установи, організації, що перевірялася, з висновками і пропозиціями комісії (робочої групи), врахування його аргументів

Надання можливої практичної допомоги працівникам установи, організації в ході перевірки

Інформування керівника органу, який доручив проведення перевірки, про її результати

Основні вимоги до підсумкового документа за результатами перевірки (доповідної записки, висновків експертизи, акту ревізії тощо):

• посилання на мету, причину проведення перевірки (на виконання постанови, розпорядження, наказу…; за дорученням…; з метою…; у зв’язку з… тощо);

• повідомлення про те, що і де перевірялося; результати перевірки: позитивні сторони роботи та їх чинники; недоліки та їх причини; порушення законодавчих і нормативно-правових актів, відомості про наслідки порушень, обсяги завданих збитків; дані про конкретних винуватців; невиконання визначених у контрольованому рішенні завдань;

• пропозиції щодо усунення недоліків, порушень та їх причин, відшкодування завданих збитків, поліпшення стану справ (або схвалення виявленого позитивного досвіду);

• зміст практичної допомоги, наданої підприємству, організації, підрозділу тощо під час перевірки, заходів, ужитих під час її проведення, для припинення недоліків, зловживань, порушень; зміст невідкладної допомоги, якої потребує об’єкт перевірки з боку керівних органів у питанні, з якого проводилася перевірка. Це дуже важливо з точки зору ефективності перевірки, поєднання контролю з практичною допомогою, навчанням кадрів тощо.

На основі результатів перевірки керівний орган, керівник робить висновок і приймає відповідне рішення. Заслуговує на увагу практика, коли проект такого рішення готує комісія, яка проводила перевірку, вивчала питання.

За останні роки напрацьовано певну законодавчу і нормативно-правову базу щодо контрольної діяльності органів виконавчої влади та їхніх підрозділів з контролю. Здійснено значну роботу щодо створення правових засад реалізації функцій контролю в державному управлінні. Діють Конституція України, ряд законів, указів Президента України та постанов Кабінету Міністрів України, які регулюють контрольні повноваження органів виконавчої влади. Проте система контролю в державі залишається незавершеною.

До цього часу відсутні закони про центральні органи виконавчої влади, про державний контроль у сфері діяльності органів виконавчої влади та їх посадових осіб. Лише недавно прийнято Закон про Кабінет Міністрів України,

Система державного управління перевантажена вмонтованими в її структуру численними контрольними та наглядовими органами, які нерідко дублюють один одного. Часті (здебільшого позапланові) перевірки на тривалий час вносять дестабілізацію у ритм роботи органів державної влади, підприємств, установ і організацій.

Державний контроль продовжує зберігати ознаки карального засобу і недостатньо поєднується з організацією виконання та практичною допомогою органам і організаціям нижчого рівня. Його функції ще не переорієнтовані з карального на допоміжний зміст: виявлення недоліків – з’ясування їх причин – організація і допомога у виправленні стану справ. Контроль повинен бути не засобом покарання, а стимулом до вдосконалення роботи і розвитку.

Результати діяльності органів державного управління, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій вирішальною мірою залежать від людей, керівних кадрів різних рівнів, державних службовців, працівників. А тому в управлінській діяльності особливої ваги набувають питання здійснення контролю у кадровій роботі органів управління та керівників. Можна виділити два напрями такого контролю: безпосередньо за діяльністю працівників, державних службовців; за станом роботи з кадрами і кадровим резервом в організаціях нижчого рівня, а також у підрозділах установ, підприємств і організацій. Форми і методи контролю в кадровій роботі подано в наступній схемі.

КОНТРОЛЬ У КАДРОВІЙ РОБОТІ

Основні напрями контролю

Безпосередньо за діяльністю державних службовців (працівників)

За станом кадрової роботи в установі, організації нижчого рівня чи в підрозділі

Форми і методи

Форми і методи

Спостереження за роботою

Аналіз інформації про роботу установи, організації, підрозділу

Вивчення керівником результатів роботи працівника (пропозицій, проектів документів тощо)

Аналіз роботи кадрів і стану роботи з кадрами при вивченні діяльності установи, організації з будь-яких питань

Вивчення відгуків про роботу працівника

Безпосередня перевірка стану роботи з кадрами

Індивідуальні співбесіди

Узагальнення практики, поширення досвіду роботи з кадрами в галузі, регіоні

Звіти працівників про виконання службових обов’язків, рішень, доручень

Атестація. Щорічна оцінка роботи

Організація контролю, безпосередня участь у його здійсненні – справа кожного керівника і кожного працівника управлінської сфери. Здійснення практичних заходів щодо вдосконалення контролю на всіх рівнях управління й рішуче підвищення відповідальності керівників за результати роботи органів управління, підприємств і організацій, за соціальне самопочуття їхніх колективів і працівників, за виконання рішень, запевнень, обіцянок є необхідною умовою ефективного контролю. Не підкріплені послідовною організаторською роботою управлінські рішення лише створюють видимість активної діяльності. Контроль – могутній засіб забезпечення дієвості управління і управлінських рішень.