Фильтрация списков

Фильтрация списка позволяет отображать только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Например, список покупок, сделанных покупателями, можно отфильтровать так, что на экран будут выведены имена только тех покупателей, которые совершили покупки на сумму более, чем на 5000 рублей. В Microsoft Excel доступны два способа фильтрации данных: автофильтр и расширенный фильтр (команды Автофильтр и Расширенный фильтр в меню Данные).

В автофильтре условия отбора задаются с помощью кнопок со стрелками, расположенными в заголовках столбцов списка. Команду Автофильтр целесообразно применять для того, чтобы быстро отфильтровать данные с одним или двумя условиями, накладываемыми на ячейки отдельного столбца.

1. Установить для базы автофильтр (команда Данные \ Фильтр \ Автофильтр).

2. Скопировать базу 5 раз на разные Листы.

3. В первой копии вывести все записи, в которых поле Телефон непустое.

4. Во второй копии вывести все записи, в которых поле Фамилия начинается на букву “И”.

5. В третьей копии вывести все записи, в которых значение поля Оклад больше 300, но меньше 700.

6. В четвертой копии вывести все записи, в которых значение поля Оклад меньше 500, а значение поля Возраст больше 20, но меньше 40.

7. В пятой копии вывести все записи, в которых значение поля Должность равно «инженер».

8. Переименовать Листы в соответствии со смыслом выборки.

Сортировка списков

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Кроме этого, список можно сортировать по строкам. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки.

1. Скопировать исходную базу на новый Лист. Далее работать с копией.

2. Отсортировать базу в алфавитном порядке поля Фамилия.

3. Записи с одинаковыми фамилиями отсортировать в алфавитном порядке поля Имя.

4. Отсортировать базу в порядке убывания оклада, записи с одинаковым окладом отсортировать в алфавитном порядке поля Фамилия.

5. Сохранить рабочую книгу на диске.

Лабораторная работа №20. Создание документов на основе шаблонов, связанных с базой данных

Цель работы: освоение приемов создания шаблонов, связанных с базами данных, обработка документов-справочников. Работа с надстройкой Мастер шаблонов.

В Excel предусмотрена возможность создания шаблонов, связанных с базой данных, что позволяет автоматизировать не только процесс ввода исходной информации в базу данных, но и создавать отдельные документы, содержащие информацию о конкретной записи в базе данных. Описанная возможность может быть полезной при создании документов – справочников (например, для создания телефонной книги)

1. Создать новую рабочую книгу. Переименовать Лист 1 в Абонент. Остальные листы удалить.

2. Ввести следующую информацию в ячейки

Таблица 15. – База данных

Адрес ячейки	Содержимое ячейки
А1	Ввод данных в телефонный справочник
А3	Фамилия
А4	Имя
А5	Отчество
А7	Организация
А8	Должность
А9	Отдел
D3	Рабочий 1
D4	Рабочий 2
D5	Факс
D6	Домашний
D7:D9	Дополнит. 1 – Дополнит. 3

3. Изменить ширину столбцов А и С в соответствии с введенной информацией.

4. Вызвать панель инструментов Формы и активизировать инструмент Окно группы - . С помощью этого инструмента объединить в группу ячейки В3:В5, дать название группы – ФИО. Аналогично создать группы ячеек – В7:В9 (Работа), Е3:Е9 (Телефоны), А11:В16(Адрес), D11:E16 (Примечания).

5. Установить формат телефонного номера для ячеек Е3:Е9, для этого применить команду Формат \ Ячейки \ Дополнительный, а в поле Тип выбрать Номер телефона.

6. Ячейки А11:В11 и D11:E11 объединить по столбцам (т.е. центрировать по выделению).

7. Задать по своему усмотрению цветовое оформление ячеек. Для этого задать сначала цвет общего фона таблицы, а затем другим цветом оформить ячейки групп.

8. Отменить линии сетки (можно воспользоваться кнопкой на панели Формы).

9. Задать высоту 11–й строки, равной 79,8.

10. Сохранить созданную таблицу на диске. (Примечание! В этой работе для сохранения информации рекомендуется использовать несетевые диски!)

11. Вызвать команду Мастер шаблонов из меню Данные. Выполнить следующие действия:

• Указать имя шаблона (например, Tel, путь рекомендуется не изменять), перейти к следующему шагу.

• Указать имя и положение базы данных (например, вместо названия «Книга 1 – данные» можно ввести имя data, затем указать нужную папку, где сохранить базу). В этом случае базе данных автоматически будет присвоено имя Tel-data, т.е. указано имя шаблона – Tel, а через тире имя базы – data. Перейти к следующему шагу.

• Связать поля базы данных с ячейками из таблицы ввода данных в шаблоне. Для этого в поле Лист ввести название (например, Справочник), далее в первом поле Ячейка ввести с помощью мыши адрес В3, а потом щелкнуть в поле Имя поля. Автоматически в качестве имени появится слово Фамилия. Аналогично заполнить поля диалога для ячеек В5, В7, В8, В9, Е3:Е9. Для поля А11 ввести с клавиатуры имя Адрес, а для D11 – Примечание. Перейти к следующему шагу.

• Нажать кнопку Далее, так как на этом шаге Excel выдаст запрос о том, надо ли включать в базу данные из других рабочих книг.

• Выбрать команду Готово.

12. Выполнить команду Файл \ Закрыть.

13. Создать новую рабочую книгу на основе созданного шаблона.

14. Ввести следующую информацию о первом абоненте: Сидоров Иван Иванович, КГТУ, проректор по АХЧ, администрация (отдел), произвольно заполнить адрес и телефоны.

15. Сохранить информацию о первом абоненте в отдельной книге.

• Для этого нужно выполнить команду Сохранить, после чего автоматически появится диалог Связь с базой данных, в котором нужно подтвердить опцию Добавить новую запись. Только после этого появится диалог Сохранение документа.

• Выбрать кнопку диалога Сохранение документа для создания папки, в которой в дальнейшем будут сохраняться файлы всех абонентов. Указать путь и имя создаваемой папки.

• Сохранить информацию об абоненте в созданной папке (удобно использовать в качестве имен файлов фамилии абонентов, например – Sidorov и т.д.).

16. Закрыть файл первого абонента.

17. Аналогично ввести информацию еще о 9 абонентах, при этом сохраняя данные каждого в отдельном файле и в созданной папке.

18. Просмотреть созданную базу данных. Для этого выполнить команду Файл \ Открыть и выбрать файл базы данных (для нашего случая – Tel – data).

19. В созданной базе данных выполнить следующие действия:

• Отсортировать данные абонентов в по алфавиту.

• Установить автофильтр и выполнить поиск информации по любому критерию.

• Выполнить быстрый поиск информации с помощью комбинации клавиш Ctrl-F. (В диалоге Найти указать нужное ключевое слово поиска).