76. Облік запасів на складах.

Попредметний облік запасів здійснюється на складі (у коморі) установи. Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб. Матеріальна відповідальність робітників та службовців настає згідно з чинним трудовим законодавством. З матеріально відповідальними особами укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність на основі однойменного типового договору. У бюджетних установах письмові договори про повну матеріальну відповідальність мають укладатися з завідувачами господарства, працівниками, що виконують роботи з приймання (видачі) матеріальних цінностей.

Запаси мають зберігатися у спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), оснащених ваговимірювальним приладдям, що забезпечує точність підрахунку кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Якщо в установі є кілька сховищ (у відділеннях, філіалах), то за кожним із них закріплюється певна група матеріальних цінностей. Сховищу присвоюють номер (шифр), який проставляється на всіх прибуткових та видаткових документах. Для забезпечення їх швидкого приймання та видачі, а також для проведення інвентаризації запаси розміщуються на стелажах, у комірках, піддонах з обов’язковим зазначенням матеріальних ярликів. В ярликах відображають найменування запасу, його марку, сорт, розмір, номенклатурний номер, одиницю виміру, ціну, норму запасу.

Надходження матеріалів оформлюється розпискою матеріально відповідальної особи на документах постачальника чи акті (рахунки, накладні, товарно-транспортній накладних) тощо. У разі централізованої доставки матеріальних цінностей приймання їх підтверджується не тільки розпискою матеріально відповідальної особи в супровідному документі постачальника, а й штампом (печаткою) бюджетної установи.

Оформлення відпуску матеріалів зі складів установи здійснюється на основі документів, затверджених керівником установи. Видаткові документи, що описані раніше, за складом та призначенням можна об’єднати у дві групи — разові та накопичувальні.

Такий облік називається складським чи кількісно-сортовим. Він може здійснюватись двома методами:

кількісно-сумовим;

оперативно-бухгалтерським.

Сутність кількісно-сумового методу полягає в паралельному веденні реєстрів кількісно-сумової й кількісно-сортової форм у двох структурних підрозділах — у бухгалтерії та на складі. На складі кількісно-сортовий облік ведуть матеріально відповідальні особи у Книзі складського обліку запасів ф. № З-9, яка до початку записів має бути оформлена відповідним чином, а саме: сторінки пронумеровано, їх кількість завірено підписами керівника установи, головного бухгалтера та скріплено печаткою за найменуваннями ґатунків та кількістю запасів Кожен запис здійснюється на підставі прибутково-видаткових документів, після чого виводяться залишки відповідного виду запасів.

Прибутково-видаткові документи комплектує в міру їх надходження комірник і відповідно до графіка документообігу передає разом з оформленим реєстром приймання-здачі документів (ф. № М-13) до бухгалтерії. У бухгалтерії на підставі первинних документів ведуться книга кількісно-сумового обліку (ф. № З-6) чи картка кількісно-сумового обліку (ф. № З-7) (табл. 6.5), книга обліку тварин (ф. № З-8) (рис. 6.1). У зазначених реєстрах інформація фіксується за аналітичними рахунками, що відкриваються за кожним найменуванням (ґатунком) запасів як у цілому по установі, так і з виокремленням кожної обслуговуваної установи (для централізованих бухгалтерій).

Під час перевірки бухгалтерією порядку ведення та даних книги складського обліку щомісячно проводиться звіряння даних складського й бухгалтерського обліку, про що робиться відповідний запис у зазначеному реєстрі.

Оперативно-сальдовий метод є найбільш прогресивним, оскільки забезпечує скорочення трудомісткості облікових робіт бухгалтерії, дає змогу здійснювати постійний контроль за збереженням і наявністю запасів на складі, спрощує звіряння даних аналітичного й синтетичного обліку.

В умовах використання ПК, коли використовується метод машинної картотеки, забезпечується повна тотожність інформаційних даних складського й бухгалтерського обліку, а отже, проблема трудомісткості попредметного обліку запасів втрачає свою актуальність.