2. Встреча делегации

Встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:

• персональный состав встречающих – необходимо определиться с количеством участников встречающей делегации, учитывая при этом их служебное положение в вашей организации. Кроме того, если гость приезжает вместе с супругой, то его встречает глава нашей делегации также с супругой.

• преподнесение цветов – встречая какую-либо делегацию, по правилам дипломатического протокола, в ряде случаев принято преподносить гостям небольшой подарок. В качестве такого подарка обычно выступают цветы. Поэтому данный пункт требует ответа на вопрос - какие цветы, кто и кому должен преподнести. Выбору цветов следует уделить особое внимание. Важно помнить, что один и тот же букет может вызвать у представителей разных стран разные эмоции. Так, в Китае и Турции красные цветы пользуются большой популярностью, в то время как в странах Латинской Америки они выступают символом смерти. В целом, на международных мероприятиях преподносимые принимающей сто­роной цветы в букете могут соответствовать цветам флага гостей (Более подробно об особенностях национального общения рассказано в приложении 1).

• обеспечение транспортом – необходимо учесть требуемое количество машин и предварительно продумать рассадку в транспорте;

• размещение в гостинице – нужно выбрать какую-либо гостиницу и забронировать необходимое количество номеров;

• обеспечение питания в течение всего периода пребывания делегации – если вы сами решите полностью организовывать и оплачивать питание ваших гостей в течение всего периода их пребывания, то вам необходимо продумать каждодневное меню, время и место приема пищи. Если же вы подразумеваете, что члены приезжей делегации будут питаться сами (например, в гостинице, где они остановились), и ваше присутствие при этом необязательно, то разработку меню делать не нужно;

• нанесение визита вежливости – данное мероприятие проводится в день приезда делегации с целью уточнения программы пребывания и внесении в нее, если это необходимо, каких-либо корректив. Вам необходимо внести в расписание первого дня общей программы примерное время начала и окончания визита вежливости, определить лиц, которые должны присутствовать на данном мероприятии, место его проведения и подачу угощений.

3. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы)

Деловая часть программы предполагает непосредственно сами переговоры, а также предварительные или последующие встречи и беседы.

• Внесите в график наиболее удобное, на ваш взгляд, время деловой части.

• Запланируйте время деловых переговоров, их продолжительность.

• Определите состав делегации для участия в переговорах с вашей стороны, обосновав свой выбор.

• Организуйте рассадку за столом переговоров.

• Продумайте подачу угощений во время и (или) после переговоров.

4. Культурная программа

При разработке общей программы следует учесть, что, несмотря на рабочий характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать и неформальные встречи, в связи с чем, вам нужно разработать культурную часть приема гостей.

• Определите, какие культурные мероприятия будет в себя включать общая программа, и какие временные рамки вы отведете для их реализации.

• Продумайте, чем занять иностранцев вечером.

Примечание:

• В случае, если глава делегации пребывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя или супруг других членов делегации в то время, пока представители делегации заняты делами.