4. Вимоги до тексту документа і його оформлення.

Текст (від лат. textum – зв'язок, поєднання, тканина) – це писемний мовленнєвий масив документа, що становить лінійну послідовність висловлень, об'єднаних смисловими і граматичними зв'язками, а в загальнокомпозиційному плані – спільною темою і сюжетною заданістю.

Текст є основою кожного документа, а точніше – одним із основних реквізитів документа. У ньому має бути розкрито причину, мету написання документа, суть справи, докази, висновки. Текст, на думку багатьох дослідників, повинен бути конкретним, об'єктивним, стислим, юридично бездоганним.

Він складається з таких частин: вступу (вказують на причину написання документа), основної частини (розкривають суть питання, аргументують певні положення, висловлюють певні міркування), закінчення (розкривають мету укладання документа).

За способом викладу розрізняють такі види текстів:

1) розповідь;

2) опис;

3) міркування.

Розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності використовують в автобіографіях, протоколах, звітах тощо.

Опис – це перелік ознак, властивостей та ін., а також загальна характеристика явища. Цей спосіб викладу використовують в актах, звітах, наказах, постановах тощо.

Міркування – це спосіб викладу, при якому визначення, судження і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять певне положення за допомогою причинно-наслідкових зв'язків, зіставлень, порівнянь, розкриття змісту цих зв'язків. Доказ чогось у документі формується у формі міркувань від загального до часткового, від фактів до узагальнень.

Часто в одному документі поєднуються всі три способи викладу.

До викладу матеріалу ставляться такі вимоги:

• виклад повинен бути чітко продуманим і логічним;

• основним елементом логічної побудови змісту всього документа є виклад його мети;

• фактичний матеріал має бути достовірним, актуальним, переконливим;

• не можна переобтяжувати текст другорядними деталями;

• найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню;

• текст документа має бути точним (не допускати двозначних тлумачень);

• зміст має бути викладено в нейтральному тоні;

• при стислому викладі має забезпечуватися повнота інформації (учені радять домагатися типізації мовних засобів, уніфікації термінів, спрощення синтаксису);

• рекомендовано текст ділити умовно на дві частини: у першій давати обгрунтування, а в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження чи прохання. Якщо текст документа складається з одного речення, то і воно має мати в собі ці дві частини.

Зазначимо, що заголовки текстів потрібно не лише пронумерувати, а й правильно оформити, назвати. Останнім часом не використовують великих заголовків. Дослідники рекомендують, щоб заголовки

• точно відповідали змістові документа чи його частині;

• були логічно повноцінними (недвозначними і несуперечливими);

• якнайкоротшими.

Кожен службовець повинен дотримуватися рекомендованих норм та правил. Це допоможе краще сприйняти складений текст, сприятиме ефективнішому діловому спілкуванню, а значить – і розв'язанню ділових проблем.

Практика:

Завдання 1. Дайте відповіді на запитання:

1. Що таке реквізит?

2. Які реквізити називаються постійними, а які – змінними?

4. Що називається бланком документа?

Завдання для контролю знань

Дайте відповіді на тестові запитання (тема «Документи, їх різновиди, реквізити»).

1. Документи не виконують такі функції

а) служать писемними доказами якогось факту, джерелами

певної інформації;

б) служать для передачі чуток;

в) відтворюють факти діяльності установи (організації, підприємства);

г) виступають як предмет і як результат праці в управлінській

діяльності.

2. Діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називається:

а) творчістю;

б) маркетингом;

в) діловодством (справочинством).

3. Поділ документів на види (групи) не здійснюється за такими ознаками (ознакою):

а) способом фіксації інформації,

б) змістом,

в) красою оформлення;

г) найменуванням;

ґ) видом,

д) складністю,

е) місцем виникнення тощо.

4. Розрізняють документи: письмові, графічні, фото - і кінодокументи, фонодокументи за:

а) найменуванням;

б) способом фіксації документів;

в) змістом (призначенням).

5. Письмові документи – це:

а) рукописні і машинописні документи;

б) документи, передані факсом;

в) написані від руки.

6. Документи, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, певних фігур, світлотіні (малюнки, мапи, плани, схеми, рисунки) – це документи:

а) намальовані художником;

б) графічні документи;

в) фотодокументи.

7. Терміновими називаються документи, які:

а) стосуються внутрішніх питань установи (підприємства, організації) і не виходять за її межі;

б) які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

в) створені за всіма правилами;

г) виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником.

8. Документи поділяють на: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні та ін. за:

а) секретністю;

б) терміновістю;

в) юридичною силою;

г) гласністю.

9. Справжні (істинні) документи – це:

а) документи, зміст яких чи їх оформлення не відповідають дійсності;

б)документи, які створюються установами, організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють. Службові документи потрібно оформляти за певним зразком;

в) створені за всіма правилами.

10. Для складання організаційно-розпорядчих документів використовуються реквізити (усього):

а) 26;

б) 38;

в) 19;

г) 31.

11. Бланк – це:

а) аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію;

б) головний елемент документа;

в) сукупність розміщених у певній послідовності реквізитів документа.

12. Документи поділяються на вхідні і вихідні за:

а) найменуванням;

б) напрямом;

в) формою.

13. Оригінал – це:

а) документ, який виконують у порядку загальної черги;

б) точне відтворення першого документа;

в повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника;

г) основний вид документа, перший і єдиний його примірник.

14. Документи щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі віднесені до однієї групи за однією з перелічених ознак:

а) місцем виникнення;

б) призначенням;

в) найменуванням.