24. Підпис

Наприклад:

Президент Національної асоціації бджолярів "Укрбджолопром" (підпис) І.А.Ковалишин або:

Директор (підпис) К.Л.Марченко Коли ж документ мають підписати кілька посадових осіб, то їх підписи розміщують у послідовності, що відповідають обійманим посадам, наприклад: Директор агрофірми "Реть" (підпис) В.А.Соловей Головний бухгалтер (підпис) Л.С.Коропець Якщо документ підписують кілька посадових осіб, що обіймають посади однакового рівня, то реквізит потрібно оформити так: Директор агрофірми "Мрія" (підпис) А. Коляденко 25.12.02

Директор агрофірми "Колос" (підпис) М.К.Андрусенко 25.12.02

Деякі документи підписує комісія. У такому випадку спочатку зазначається голова, а потім – члени комісії записуються в алфавітному порядку, наприклад: Голова комісії (підпис) В.Р.Вакулик Члени комісії (підпис) Н.Г.Бубленко (підпис) К.Н.Добробаба (підпис) Л.А.Марчук

Гриф узгодження Цей гриф складається зі

• слова "УЗГОДЖЕНО";

• назви посади особи, з якою узгоджено документ;

• особистого підпису цієї посадової особи;

• розшифрування підпису;

• дати.

Наприклад:

УЗГОДЖЕНО

Директор ВАТ "Липовецьміж райагротехсервіс"

(підпис) К.О.Орел

25. Візи Візування – це внутрішнє узгодження документа. До візи входять:

- особистий підпис візувальника;

- розшифрування його підпису;

- дата;

- у разі необхідності зазначають посаду візувальника.

Наприклад:

Начальник юридичного відділу агрофірми "Нива"

(підпис) В.А.Приймак

23.12.08

На одному документі може бути декілька віз.

26. Печатка

Печатку потрібно проставляти так, щоб її відбиток захоплював частину (декілька знаків) назви посадової особи, що підписала документ. Печатки бувають гербові і прості.

Гербові печатки прикладаються до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб (на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, посвідченнях про відрядження, заявках на обладнання, на винаходи тощо). На простих печатках, що мають круглу, квадратну чи трикутну форму, герб не зображено. Їх прикладають до документів, що виходять за межі установи, до розмножених примірників, розпорядчих документів, призначених для розсилання, до довідок з місця роботи тощо.

27. Позначка про засвідчення копії

Засвідчуючи копію, проставляють надпис

"З оригіналом згідно". Далі вказують:

– назву посади особи, що засвідчила копію;

– її особистий підпис;

– розшифрування підпису;

– дату засвідчення.

Наприклад:

З оригіналом згідно:

Інспектор ВК (підпис) Г.Т.Шевченко

28.Прізвище виконавця та номер його телефону

Розташовують на лицьовому боці або ж на звороті останнього аркуша документа в лівому нижньому куті, наприклад: Лисенко 261-35-46

29. Позначка про виконання документа й направлення його до справи

Цей реквізит має містити такі дані: – стислі відомості про виконання; – слова "До справи";

– номер справи, де буде зберігатися документ; – дата (коли його скеровано до справи); – підпис керівника структурного підрозділу чи виконавця. Наприклад: До справи № 56

Відправлено факс 03.04.08 № 345 (підпис) К.О.Литвин 03.04.08

30. Позначка про надходження Фіксують у правому нижньому куті першого аркуша документа.

До реквізиту входять такі ще дані: – скорочена назва установи, що одержує документ;

– його внутрішній індекс; – дата надходження документа. Наприклад: НУБіП України № 12 Вх. № 567 16.08.09

31. Позначка про перенесення даних на машинний носій.

Цей реквізит оформляють найчастіше від руки. До його складових частин входять:

– запис "Інформацію перенесено на машинний носій";

– підпис особи, відповідальної за перенесення даних;

– розшифрування підпису;

– дата перенесення.

Наприклад:

Інформацію перенесено на машинний носій

(підпис) К.О.Осадча