10. Назва виду документа

Найчастіше розташовують посередині рядка, рідше – ліворуч. Прийнято у всіх документах, крім листів, указувати вид документа, напр.: Службова записка

11. Дата

Розміщують у верхній лівій частині разом з індексом у спеціально відведеному місці. Проставлена дата має відповідати дню підписання чи затвердження документа. Дату прийнято фіксувати двома способами: цифровим (трьома парами цифр, напр. 25.09.09, що означає: 25 вересня 2009-го року); словесно-цифровим, напр.: 12 жовтня 2009 р.

12. Індекс (вихідний номер документа)

Фіксують у верхній частині сторінки зліва. До індексу входять три пари арабських цифр: перша пара вказує на індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку, напр.: № 36-12/87, де 36 – індекс структурного підрозділу, 12 – номер справи за номенклатурою для підрозділу, 87 – порядковий номер за журналом обліку вхідних документів. Цей індекс допомагає швидко й оперативно знайти цей документ і далі здійснювати контроль за його виконанням.

Затверджено Постановою Кабінету Міністрів України 22.12.97 № 2446. 2Тут і далі у прикладах адреси, прізвища, номери телефонів, рахунків тощо подано довільно.

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа

Розміщують у верхній частині сторінки зліва. До цього реквізиту входять: дата та індекс документа, що надійшов до вас з іншої установи, напр.: на № 08-40/231 від 18.07.08, де 08 – індекс структурного підрозділу, 40 – номер справи за номенклатурою для підрозділу, 231 – порядковий номер за журналом обліку вхідних документів, від 18.07.08 – документ, що надійшов до вас з іншої установи підписано 18-го липня 2002-го року

14. Місце складання чи видання

Зазначають у верхній частині сторінки зліва. Записують назву міста чи населеного пункту, де видається документ

15.Гриф обмеження доступу до документа

Розміщують з правого боку під кодом форми. З середини рядка потрібно записати: "Таємно", "Цілком таємно", "Для службового користування"

16. Адресат

Цей реквізит розміщують праворуч у верхній частині сторінки. Кожен з елементів – назва установи (організації, підприємства), підрозділу, посада, прізвище та ініціали, поштова адреса – пишеться з середини нового рядка з великої літери. Адресуючи документ до установи, потрібно вказувати поштову адресу після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; а до приватної особи – тоді перед її прізвищем, напр.:

Начальникові Звенигородського

районного управління сільського

господарства Григоренку Ю.Д. або ж:

Кальському Вікторові Миколайовичу

вул. Вокзальна, буд. 15, кв. 27

смт. Глеваха

Васильківський район

Київська область

17. Гриф затвердження

Розміщують у верхній правій частині документа. Він складається зі слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", назви посади особи, яка затверджує документ, включаючи назву організації, особистого підпису, його розшифрування і дати, напр.:

"ЗАТВЕРД ЖУЮ" Директор Жашківського хлібоприймального підприємства

(підпис) С.К. Жаренко 27.10.02