- •1)Предмет, об»єкт і методи архівознавства як наукової системи
- •2)Джерельна база та історіографія архівознавства в Україні
- •3). Поняття «Архівна система» та її основні види.
- •5)Склад і структура наф України
- •6) Національний архівний фонд Укпаїни:правові засади існування
- •9)Статус та структура державних архівів України структура державного архіву є:
- •11)Виробничі підрозділи архіву
- •21)Експертизи цінності документів:головні завдання,принципи і критерії
- •46)Правові засади Київської Русі та Гал-Вол держави
- •47)Архіви адміністративних та судових установ на укр.Землях литовсько-польської доби
- •51) Заснування історичних архівів в Україні
- •54)Розвиток архівної справи в незалежній Україні
- •55) Історія Центрального державного історичного архіву України у Львові
- •56)Особові фонди у рукописних збірках м.Львова
- •8)Проблеми опрацювання архівної україніки
- •12)Основні архівні технології
- •15)Організація документів наф:структурні рівні та ознаки наукової класифікації
- •16) Організація документів на рівні системи архівних установ
- •18) Організація документів на рівні архівного фонду
- •19) . Організація документів на рівні одиниці збкрігання
- •22)Діяльність експертних комісій в архівних установах
- •23) Переліки документів в експертизі цінності документів.
- •24) Комплектування державного архіву
- •25)Діяльність державних архівів у напрямку комплектування фондів
- •26) Архівне описування та його сутність Види архівного описування
- •27) . Принципи архівного описування Методи архівного описування
- •28)Поняття про облік архівних документів
- •29) Облікові документи архіву
- •30) Формування довідкового апарату архівів
- •32) Типо- видова структура довідкового апарату архівів
- •34) Технології зберігання архівних документів
- •35) Забезпечення фізико-хімічної збереженості документів в архіві
- •36) Інформатизація архівної справи: мета та завдання
- •37)Головні шляхи та етапи інформатизації архівної справи у світі та в Україні
- •38) Основні напрями науково-дослідної та форми науково-дослідної роботи архівних установ
- •39) Система архівної науково-технічної інформації
- •40) Методична робота в архівних установах, її зміст та завдання
- •41)Використання архівної інформації:основні напрями і форми
- •42) Поняття про архівну евристику
- •43)Архівний маркетинг
- •44) Типи архівних систем в зарубіжних країнах
- •45) Правові засади та особливості організації архівної справи у світі
- •52) Розвиток архівної справи в добу Української революції (1917-1920 рр.)
- •53) Радянське архівне будівництво в Україні (1920-1980рр)
28)Поняття про облік архівних документів
Під обліком архівних документів розуміють комплекс контрольно-охоронних заходів/операцій, що забезпечують фіксацію наявності архівних документів, а також отримання відомостей про їхній склад, обсяг і рух в одиницях обліку. До обліку архівних документів висуваються такі вимоги: По-перше, в ході облікових процесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів, зафіксовану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку є групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру - архівних фондах і одиницях зберігання - фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьому полягає вимога єдності обліку з структурною організацією архівних документів.По-друге, облік повинен відповідати тій структурній організації документів НАФ, яка починається у процесі діловодства і завершується в державних архівах. Облікові дані мають послідовно, як і самі документи, концентруватися по кожному комплексу, починаючи з найменшого - справи, і далі узагальнюватися в фонді, а потім - у архіві. Дані архівів надходять до Держкомархіву, де зосереджуються в Центральному фондовому каталозі. Завдяки цьому правилу забезпечується наявність даних про обсяг і склад архівних зібрань на всіх структурних рівнях НАФ. Концентрування даних обліку сприяє також закріпленню організації архівних документів в утворених комплексах і забезпечує реалізацію принципу єдності обліку з системою зберігання документів.По-третє, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду користування, а також самі облікові документи. Визначальними принципами обліку архівних документів є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.Принцип централізації реалізується через взаємодію співробітників, відповідальних за облік в архіві та дотримання порядку ведення і строків подання облікових документів для централізованого державного обліку.Принцип уніфікації обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами - у діловодстві і архівах (архівних підрозділах) установ та державних архівах - через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення. Принцип уніфікації зумовлює стабільність облікових одиниць у масштабах НАФ, що полегшує розміщення і зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності. В основу виміру кількісного і якісного складу архівних зібрань покладено головну класифікаційну одиницю - архівний фонд, до якої прирівняно архівну колекцію та об'єднаний архівний фонд. Через архівний фонд як одиницю обліку представляються дані про кількісний склад архіву, НАФ. На нижчих рівнях обліку, наприклад на рівні архівного фонду, відповідна інформація відображається за допомогою одиниці зберігання (справи, фотоальбому, карти, рулону плівки тощо). На рівні одиниці зберігання межею точності є "аркуш", "документ", але вони не використовуються у формах обліку на вищих за одиницю зберігання рівнях.Принцип динамічності забезпечується оперативним внесенням необхідних змін до облікових документів та баз даних або своєчасним укладанням нових облікових документів. Несвоєчасно облікований документ піддається ризику втрати, оперативність прискорює надання користувачеві інформації про документ та його видавання.Принцип достеменності та повноти обліку гарантується проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і баз даних та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, що зберігаються в архівній установі. Точність обліку забезпечується надійністю вихідних початкових даних, які переносять у форми обліку з пер в и і г них документів, а також чітким і розбірливим оформленням документації при надходженні або вибуванні кожної одиниці облікуПри фондовій організації архівних документів основними одиницями їх обліку незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації є архівний фонд, одиниця зберігання (справа). При обох (фондовій і нефондовій) системах організації архівних документів документи зі спеціальними носіями обліковуються також в одиницях обліку, за комплектами, видами; науково-технічні документи - за групами і комплексами.Безпосередній державний облік документів НАФ здійснюють державні архіви, а також власники документів НАФ - юридичні чи фізичні особи - в основних облікових документах архівної установи чи власника приватного архіву.