19) . Організація документів на рівні одиниці збкрігання

Організація документів на рівні одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях: документному та аркушному. Для документів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.

Документний рівень організації на рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутрішню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизація документів у межах одиниці зберігання здійснюється за такими ознаками:

• хронологічною - за датами документів;

• предметною (тематичною) - за змістом документів;

• номінальною - за видами документів;

• кореспондентською - назвами адресатів або адресантів;

• географічною - за історичними регіонами, адміністративно-територіальними одиницями, географічними поняттями, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори і кореспонденти;

• авторською - за назвами підприємств, установ і організацій, прізвищами та іменами осіб - авторів документів.

Як правило, документи групуються (систематизуються) не за однією ознакою, а тими ознаками, застосування яких визнано найраціональнішим.

Систематизація документів закріплюється нумерацією аркушів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забезпечує внутрішню організацію кожного з документів.

Таким чином, організація архівних документів проходить чотири етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного. Обов'язковою вимогою до всіх етапів організації архівних документів є її здійснення за науково-обгрунтованими ознаками з урахуванням особливостей документів і характеру діяльності фондоутворювача.

22)Діяльність експертних комісій в архівних установах

Розгляд питань, пов'язаних з формуванням НАФ, зокрема науково-методичне та організаційне керівництво експертизою цінності документів належить до компетенції таких експертних комісій:

• Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву України (ЦЕПК);

• експертно-перевірних комісій (ЕПК) центральних і галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, державних наукових установ, музеїв і бібліотек;

• експертних комісій (ЕК) архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад архівних підрозділів; органів державної влади, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ і організацій усіх форм власності; архівів (архівних підрозділів) об'єднань громадян.

Діяльність експертних комісій кожної архівної установи регулюється положеннями про них, розробленими на основі типового положення. У комплексі вони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконання цієї роботи, організовують і контролюють хід її проведення.

Склад експертних комісій всіх рівнів формують з досвідчених архівістів, представників наукової і творчої громадськості, практичних архівістів-спеціалістів з урахуванням профілю комплектування архівної установи. До вирішення особливо складних питань експертизи можуть залучатися експерти і консультанти з числа осіб, які не входять до їх складу на постійній основі. Головами експертних комісій призначають, як правило, заступників керівників відповідних організацій.

Рішення експертних комісій та норми архівного законодавства складають організаційно-правову основу формування НАФ.

Право остаточного вирішення питань відбору документів на зберігання та до знищення надається експертно-перевірним комісіям. Рішення експертної комісії щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів з нього може бути представлене на перегляд експертно-перевірною комісією, а у випадку відмови або незгоди - Центральною експертно-перевірною комісією, її рішення щодо цього питання може бути оскаржене лише в судовому порядку.

Підготовка до експертизи цінності документів розпочинається з вивчення історії (для особи - життєвого та творчого шляху) фондоутворювача та фонду, його місця і ролі у суспільстві, а також складу і змісту документів.

Безпосередня експертиза цінності документів здійснюється поетапно з метою встановлення наявності документального фонду, що утворився в діяльності фізичної чи юридичної особи і підлягає віднесенню до НАФ; відбору цінних документів документального фонду з метою безпосереднього внесення їх до НАФ; визначення можливості приймання на державне зберігання документів НАФ; уточнення цінності вже прийнятих до архівів фондів та окремих документів НАФ.

Експертиза цінності документів конкретних фондоутворювачів з метою віднесення до НАФ здійснюється експертно-перевірними комісіями державних архівів одночасно із встановленням конкретного кола джерел формування НАФ та висновків співробітників державного архіву за результатами попереднього експертного огляду документів у приватних архівних зібраннях за місцем їх зберігання. Основним критерієм на цьому етапі є критерій походження.

Експертиза цінності фондів, їх частин та окремих документів з метою внесення до НАФ, визначення цінності фондів і документів, а також виділення до знищення документів, що не підлягають подальшому зберіганню, здійснюється у діловодстві установ, в архіві (архівному підрозділі) установи, безпосередньо за місцем зберігання приватного архівного зібрання; в державних архівах. Основним критерієм на цьому етапі є зміст і зовнішні особливості документів.

Цільова експертиза здійснюється за наявності у фондах значної кількості справ, що не підлягають подальшому зберіганню і проводиться комплексно з метою ліквідації дублетності, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять до системи установ і організацій.

Під час проведення експертизи визначають наукову і практичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого і типового переліків та затвердженої номенклатури справ на поточний рік.

Після формування справ, складання їх заголовків та описів справ на документи постійного, тривалого зберігання і з особового складу оформлюють результати експертизи цінності. На цьому етапі укладають описи документів постійного зберігання, описи документів з особового складу; акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; акти про повернення документів власнику, акти про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву. Акти і описи подаються на розгляд, погодження і затвердження в установленому порядку.

Після розгляду акта на засіданні експертно-перевірної комісії та затвердження його керівництвом, погодженням з Центральною експертно-перевірною комісією документи передаються до знищення. Не підлягають виділенню до знищення унікальні документи та документи Національного архівного фонду, утворені до 1946 р. включно.