30.Види службових листів.Ділове листування.Вимоги до офіційного листув.Етикет ділового листування.

Службовий лист- це довідково інформ докум,за допом якого оперативно здійсн управління процесами діяльн організації,установ та їх структурн підрозділів.

Структура службового листа:

1.Вступ 2.Докази 3.висновки 4.закінчення

За ф-ціональними ознаками листи полділ на 2 групи:

1.Ті що потребують відповіді(листи запити,листи прозання,пропозиції,звертання,вимоги)

2.Що не потребують відповіді(лист відповідь,попередження,розпорядження,відмова,нагадування,подяка,підтвердження)

За к-стю адресатів та адресантів:звичайні-надсилаються від одного адресанта іншому адресантові.,колективні-надходять від колективу авторів до певної установи організації чи її керівника.,циркулярні-розсилаються підвідомчим постановам.

Реквізити:

1.Нзв міністерства

2.нзв і адреса адресанта

3.№ і дата листа

4.нзв і адреса установи адресата,його посада,ПІБ

5.Заголовок листа

6.Текст

7.Перелік додатків

8.посадове звання адресанта

9.Підпис та ініціали,прізвище адресанта

10.Печатка

Ділові листи: 1) листи-прохання; 2) листи-повідомлення; 3) листи-запити;4) листи-заяви; 5) листи-підтвердження; 6) листи-замовлення; 7) листи-пропозиції 8) листи-додатки; 9) листа-рекламації (претензії), 10 інформаційних листів; 11) гарантійні листи; 12) презентаційні листи; 13) листи прямої поштової розсилки ( 14) короткі письмові повідомлення 15) супровідні листи. 16) листи-привітання; 17) листи-запрошення; 18) листи-вибачення; 19) листа для вираження жалю і співчуття; 20) листи з нагоди представлення 21) листи з нагоди від'їзду; 22) листи для підтримки контактів і взаємин 23) листи подяки; 24) рекомендаційні листи; 25) міні-листи 26) листи-листівки; 27) листи негативного змісту 28) листи для вираження відмови від будь-які пропозиції; 29) листи для звернення в різні інстанції в приватному порядку; 30) листи-резюме.

9.Поняття етики ділового спілкування,її предмет і завдання.

Етикет-вироблені суспільством норми поведінки. За ступенем ритуалізації поведінки виділяють різні види етикету:

1.Повсякденний.2.Оказіональний.3.Святковий.

Етикет має багаторівневу будову:

-вербальний (словесний) рівень (етикетні вислови привітання, прощання, подяки, вибачення тощо);

-паралінгвістичний рівень (темп мовлення, гучність, інтонація);

-кінетичний рівень (жести, міміка, пози);

-проксемічнийрівень (стандартні дистанції спілкування, почесне місце для гостей тощо).

29.32.Оформлення довідкова інформ документів: Оголошення,запрошення, доповідні, і пояснювальні записки, виробничі звіти.,виробничі протоколи,витяг з протоколу

Протокол - це документ, що відображає процес і результати постійних та тимчасових колегіальних органів, фіксує проведення зборів, нарад, засідань, обговорень тощо.

За обсягом протоколи можна поділити на:

1)стислі, у тексті яких написано лише ухвали;

2)повні, у тексті яких стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, засідань, нарад, формулюють ухвали;

3)стенографічні, у яких усі виступи записують дослівно.

Реквізити протоколу:

1.Назва документа.

2.Порядковий номер протоколу.

3.Назва заходу, який протоколюється (збори, нарада, засідання,

конференція тощо).

4.Назва організації, де відбувався захід.

5.Дата проведення заходу (ліворуч).

6.Місце (місто, село) проведення заходу (праворуч на рівні дати проведення заходу).

7.Посада, прізвище, ініціали керівників заходу (голови, секретаря, членів президії).

8.Кількісний склад учасників заходу.

9.Порядок денний (у називному відмінку).

10.Текст протоколу.

11.Перелік додатків (із зазначенням кількості сторінок, якщо потрібно).

12.Підписи керівників заходу (голови і секретаря).

Протокол № 4

14.01.05 М.Львів

загальних зборів акціонерів ВАТ „ПК-сервіс"

Присутні: 254 особи (реєстраційний листок додається) Голова: Л.Г. Михайлюк Секретар: ТІ. Павленко

Порядок денний

1. Звіт Правління про результати фінансово-господарської діяль-

ності Товариства за 2004 рік.

2. Визначення основних напрямів діяльності Товариства на 2005 рік.

3. Переобрання членів Правління Товариства.

І. СЛУХАЛИ:

Звіт Голови Правління Даців Т.С. про результати фінансово-госпо¬дарської діяльності Товариства (текст звіту додається).

ВИСТУПИЛИ:

Голова Спостережної ради Товариства Павлюк Л.П. - вказала на важливість внесення змін і доповнень до Положення'про Правління Товариства.

Голова Ревізійної комісії Степанюк P.O. - висловила зауваження Ревізійної комісії щодо фінансово-господарської діяльності Товарист¬ва за 2004 рік.

УХВАЛИЛИ:

1. Звіт Голови Правління Даців Т.С. схвалити.

2. Пропозицію Павлюк Л.П. врахувати. II. СЛУХАЛИ: ...

Голова (Підпис) Л.Г. Михайлюк

Секретар (Підпис ) ТІ. Павленко

Витяг з протоколу - це відтворення частини протоколу, яка сто¬сується розгляду окремого питання. Іноді з тих чи інших причин ця інформація стає потрібною фізичній чи юридичній особі.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Номер витягу з протоколу (відповідає номеру повного протоколу).

3.Назва заходу, який протоколюється.

4.Назва організації, де відбувся захід.

5.Дата проведення заходу (пишуть ліворуч).

6.Місце (місто, село) проведення заходу (пишуть праворуч на рівні дати проведення заходу).

7.Пункт порядку денного, що цікавить особу чи установу, якій вида¬ють витяг.

8.Ухвала (вміщують повний текст ухвали з питання порядку денного або ту частину ухвали, яка безпосередньо стосується замовника витягу).

Витяг з протоколу № 2

24.10.04 м.Львів

засідання профспілкового комітету Львівського національного університету імені Івана Франка

І. СЛУХАЛИ: Про надання путівки до лікувально-профілактично¬го санаторію „Карпати" лаборантові кафедри педагогіки і психології Сенику Д.Г.

УХВАЛИЛИ: Надати лаборантові кафедри педагогіки і психології Сенику Д.Г. путівку до лікувально-профілактичного санаторію „Карпати". Оригінал підписали:

Голова (Підпис) В.М. Андріюк

Секретар (Підпис) СІ. Герега

Пояснювальна записка - це документ, який укладають для пояс¬нення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а у деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

Пояснювальні записки є службові та особисті.

Реквізити:

1.Адресат (посада, прізвище та ініціали керівника, якому пода¬ється записка).

2Автор документа (його посада, прізвище та ініціали); назва струк-турного підрозділу, який подає документ.

3.Назва виду документа.

4.Заголовок до тексту (у службовій пояснювальній записці).