6. Класифікація діловодства залежно від систематизації функцій державного управління.

Діловодство (справочинство) – сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами. Функції управління:

• загальні (основні);

• спеціальні.

До загальних належать:

• організація;

• координація;

• мотивація;

• планування;

• контроль.

До спеціальних належать:

• постачання;

• фінансування;

• навчання;

• правозахисна.

У результаті реалізації обох груп функцій утворюються дві системи документації:

1) сукупність документів, що створюються в процесі реалізації основних функцій (належіть накази, постанови, розпорядження, статути, положення, плани роботи).

2) сукупність документів, що створюються в процесі реалізації спеціальних функцій (накладна, платіжне, історія хвороби.

7.Поняття про документ. Вимоги до оформлювання документів.

Документ – матеріальний носій, що містить інформацію, осн функціями якого є її збереження та передавання у часі і просторі. Оформлення документів здійснюється відповідно до ДСТУ 4163-2003. Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи — постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності: - органів державної влади України, органів місцевого самоврядування; - підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (далі — організацій). Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

8.Поняття спілкування. Принципи спілкування

Спілкування – обмін інформацією між зацікавленими субєктами. Комунікація – процес 2-стороннього обміну думками і інформацією, який веде до взаєморозуміння.Види комунікацій : вертикальні (від керівника до підлеглого); горизонтальні.

Основні принципи професійного спілкування: - обовязковість і необхідніст проф спілкування упр працівниками(УП); - рівноправність; - демократизм; - толерантність; - неупередженість; - достовірність; - етика і культура.

11. Поняття реквізита. (12-21 реквізити, пояснення).

12. Індекс.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит забез­печує оперативний пошук документа, контроль виконання. Складається з трьох пар арабських цифр, де перша пара - індекс структурного під­розділу, в якому уклали документ; друга пара - номер справи за номен­клатурою для підрозділу; третя пара - порядковий номер за журналом обліку, напр.: № 12-14/49.

12. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та

індекс, вказані установою, яка уклала чи видала документ, напр.: на №12-14/49 від 23.01.05. Таке посилання роблять у разі оформлення листа-відповіді. Це допомагає організації, що одержує лист, знайти копію документа, на який отримано відповідь. Укладач відповіді пере­писує дату та індекс вхідного документа.

12. Місце укладання чи видання.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

12. Гриф обмеження доступу до документа.

Розташовується з правого боку під кодом форми документа. Запи­сують від середини рядка: „Для службового користування”, „Таємно”, „Цілком таємно”.

12. Адресат.

Розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Склада­ється з таких елементів:

• назва установи, організації, підприємства (у називному відмінку);

• назва структурного підрозділу (у називному відмінку);

• назва посади особи-адресата (у давальному відмінку);

• прізвище та ініціали особи-адресата (у давальному відмінку);

• поштова адреса.

Кожну із частин пишуть з нового рядка. Розділових знаків між час­тинами не ставлять, напр.:

Львівський національний університет імені Івана Франка Факультет міжнародних відносин Деканові проф. Камінському В.І.

В особових документах відомості про адресата мають такий вигляд:

Директорові Інституту української мови Національної Академії наук України акад. Кузишину Р.В.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. внесено зміни у правила оформлення поштової адре­си, а також місця її подання на конверті. Адресу відправника (адресан­та) пишуть у лівому верхньому куті конверта, напр.:

М.С. Стацюк

вул. Наукова, 60, кв. 23,

м. Львів-59, 790059

Адресу одержувача (адресата) зазначають у правому нижньому куті конверта, напр.:

Пономареву Віктору Олеговичу вул. Івасюка, 45, м. Червоноград,

Львівська обл.,

80100