23. Правила складання довідково-інформаційних документів. Службові записки.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів: акти; протоколи; довідки; службові листи; пояснювальні та доповідні записки; плани і графіки;

відгуки та рецензії.

Службова записка — це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

Реквізити службової записки:

1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

2. Найменування структурного підрозділу.

4. Найменування документа.

5. Заголовок до тексту.

6. Текст.

7. Перелік додатків.

3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

8. Дата та місце укладання доповідної записки.

9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

10. Вихідний номер.

Директору НТО “КПІ-Телеком”

Ілляшенку А.М

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

Про надання доступу на сервер статистики

Прошу надати доступ на сервер статистики для перегляду та контролю витрат трафіку за договором А-111Т ТОВ «Мрія».

23.04.2012

Заступник директора ТОВ «Мрія» (підпис) О.М. Панасюк

24. Правила складання довідково-інформаційних документів. План роботи.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів: акти; протоколи; довідки; службові листи; пояснювальні та доповідні записки; плани і графіки;

відгуки та рецензії.

План роботи – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт, які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

Групи : перспективні (на кілька років), річні, піврічні, квартальні, місячні, тижневі, денні.

Форми: графіки, таблиці, тексти.

Реквізити:

• гриф затвердження (у правому верхньому куті із зазначенням посади особи, її підпису та його розшифрування);

• назва виду документа (план роботи);

• зазначення періоду, на який складено план;

• назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівників, робота якого планується;

• номер запису за порядком;

• прізвище виконавця;

• термін виконання, місце виконання;

• відмітка про виконання.

Службові плани робіт підписують посадові особи, що відповідають за їх виконання, а індивідуальні – ті, хто їх складає із наступним затвердженням керівником.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ВАТ «Колосок»

Басік М.О.

24 квітня 2012 р.

ПЛАН РОБОТИ

Відділу маркетингу на рік

№ п/п	Дата проведеня	Зміст роботи	Учасники	Відповідальні
1.	1.01.2012-1.06.2012	Розробка програм необхідних для реалізації продукції	Маркетологи відділу збуту та реалізації продукції	Коломієць Р.О., Мартинюк М.Л.
2.	1.06. 2012 – 20.07.2012	Тестування продукції споживачами	Відділ Держпромнагляду міста	Гайсинчук Р.Л., Пусік Р.Д.

Завідувач відділу (підпис) Ю.М. Павлук

Директор (підпис) М.О. Басік