3. Вимоги до документа, що забезпечують його юридичну повноцінність.

Документ (ділове укр. мовлення) — матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми. Юридична сила – здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів – обов'язкових елементів укладання документа. Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

—не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

—видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

—відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

—бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

—бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання. Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.

Оформлення сторінки

У діловодстві діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

Організаційно-розпорядчі документи укладають на аркуші «форматом А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Ліворуч залишають вільний берег у 30 мм для збереження тексту в разі підклеювання, підшивання, затискування документа, праворуч – не менше 10 мм; верхній – 20 мм, нижній – 20 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Нумерація сторінок. Документ, який займає одну сторінку, не нумерується. У документах, що укладені на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не пишуться ніякі позначки чи символи.

4. Терміни, поняття діловодства. Значення діловодства.

В організації інформаційного забезпечення центральна роль належить документуванню. Сукупність управлінських організацій з утворення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формуванню справ, підготовки документів до зберігання називається - діловодством.

Діловодство - від старовинного "виробництво справ" - процес прийняття рішень на підставі документів.

Задачі діловодства:

• забезпечення ефективного процесу управління;

• утворення документів;

• зберігання, забезпечення доступу до документів.

Діловодство включає такі поняття:

• Документування - запис за встановленими формами управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі.

• Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.

• Справа - сукупність документів чи документ, що відноситься до певного питання чи галузі діяльності організації.

Документ - інформація, що записана на любому матеріалі, що видана чи отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою, у любій організації для використання у своїй діяльності.

Є два види діловодства: загальне і спеціальне.

Загальне діловодство – це нормативні вимоги до складання, друкування, приймання, відправлення і зберігання документів.

Спеціальне діловодство – це комплекс вимог до оформлення окремих груп і видів документів – наказів, протоколів, кадрових документів, а також системи документування бухгалтерського і статистичного обліку і звітності, оформлення документів у слідчих, судових, податкових, нотаріальних та інших органах..

Система документування – це сукупність процесів і засобів створення всієї документації в установах, організаціях на підприємствах в процесі здійснення ними своїх фукцій.

Документування охоплює по складанню, узгодженню, затвердженню, оформленні виготовленню та розмноженню документів. Всі ці процеси регламентуються законодавчими актами, державними стандартами, єдиною державною системою діловодства, відомчими нормативними документами, а також довідниками та посібниками, що мають нормативний або рекомендаційний характер.

При організації діловодства за частковою централізацією ( вона може називатися змішаною ). Одна частина діловодних операцій використовується централізовано а інша, децентралізовано.

Централізовано здіснюється найбільш трудомісткі діловодні операції, які можна механізувати – це може бути розподіл документа, їх доставка виконавцям або в структурні підрозділи, контроль відправка. А діловодні процеси, які пов’язані безпосереднім обслуговуванням керівників і спеціалістів ( може бути: оформлення документа, їх зберігання ), виконуються децентралізовано.

5. Нормативно – правова база діловодства.

Нормативно – правова база діловодства поділяється на Законодавчу НПБ (КУ(ст. 10; ЗУ «Про мови в Українській РСР»), та Підзаконна НПБ.

Спеціальні закони, які регулюють низку питань:

• ЗУ «Про інформацію»

• ЗУ «Про доступ до публічної інформації»

• ЗУ «Про державну таємницю»

• ЗУ «Про місцеві органи виконавчої влади»

• ЗУ «Про місцеве самоврядування в Україні»

• ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг»

• ЗУ «Про електронний цифровий підпис».

Підзаконні:

1. Постанови Каб. Мін.;

2. Акти спеціальних уповноважених центральних органів (державна архівна служба України).

Родові:

• положення;

• правила.

Локальні НПА (нормативно – правові акти) – розробляються і затверджуються в кожній організації.