5.5 Инвентаризация, ее виды, порядок проведения и оформление результатов

Инвентаризация — это способ определения фактического на­личия товарно-материальных ценностей на предприятии и сверка их с данными учета.

Основополагающим документом, определяющим место и роль инвентаризации в системе бухгалтерского учета, является «Поло­жение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетно­сти в РФ». Этот документ определяет цели инвентаризации, слу­чаи проведения обязательных инвентаризаций и порядок регули­рования выявленных при инвентаризации расхождений факти­ческого наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. Ра­бочим нормативным документом, определяющим техническую сторону проведения инвентаризации, являются «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обяза­тельств», утвержденные Минфином РФ № 49 от 13 июня 1995г.

Основными принципами инвентаризационной работы служат полнота, точность и своевременность отражения фактического наличия и состояния ценностей; правильность и своевременность выявления результатов проверки ценностей и отражение их в учете.

В основу классификации инвентаризаций положены два при­знака: полнота охвата ценностей, назначение и характер проверки.

В зависимости от полноты охвата ценностей инвентаризации подразделяются на полные, частичные, выборочные и сплошные.

Полная инвентаризация распространяется на все без исключе­ния материальные ценности и денежные средства, расчеты и дру­гие статьи баланса.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид имущества предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе.

Выборочная инвентаризация касается только части определен­ного вида имущества предприятия. Она может проводиться по переоценивающимся материальным ценностям.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятия.

В зависимости от назначения и характера различают два вида инвентаризаций: плановые (периодические) и внепла­новые.

В соответствии с положением о бухгалтерском учете предприятия самостоятельно определяют количество инвентаризаций в отчетном периоде, даты их проведения. Кроме этого, обязательно проводятся инвентаризации в следующих случаях:

• при передаче имущества предприятия в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муници­пального предприятия в акционерное общество;

• при смене материально-ответственных лиц (на день при­ема-передачи дел);

• при установление фактов хищений, а также порчи ценно­стей — немедленно после установления фактов;

• в случае пожара или стихийных бедствий;

• при переоценке имущества;

• при бригадной материальной ответственности проведение ин­вентаризации обязательно при смене бригадира, при выбытии более 50% его членов, а также по требованию одного из членов бригады.

Основные задачи инвентаризации:

1) выявление фактического наличия имущества на предприятии;

2) контроль за сохранностью имущества путем сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерс­кого учета;

3) выявление неиспользуемого имущества;

4) проверка соблюдения правил и условий хранения имущества;

5) проверка реальности стоимости учтенного в балансе иму­щества.

Ответственность за полноту и правильность проведения ин­вентаризаций и обеспечение их внезапности несет руководи­тель предприятия. Главный бухгалтер обязан контролировать со­блюдение установленных правил проведения инвентаризации.

Инвентаризацию можно разделить на четыре этапа:

• подготовительный;

• проверка фактического наличия материальных ценностей;

• документальное оформление результатов инвентаризации;

• принятие решений руководителем по результатам инвен­таризаций.

Инвентаризации подлежит все имущество предприятия, чис­лящееся на балансе, независимо от его местонахождения, а также материальные ценности и денежные средства, не принадлежащие организации, но числящиеся на бухгалтерском учете, в том числе находящиеся на ответственном хранении, арендованные и др.

Инвентаризация обычно проводится на 1-е число месяца. Про­цесс проведения инвентаризации непрерывный, т. е. начавшуюся инвентаризацию нельзя приостанавливать по производственным и другим причинам. На период инвентаризации все склады долж­ны быть закрыты, а прием и отпуск материальных ценностей, по возможности, прекращен.

Очень важен подготовительный период при проведении инвен­таризации, который включает в себя ряд определенных условий: для непосредственного проведения инвентаризации на средних и крупных предприятиях создаются постоянно действующие рабо­чие комиссии в составе руководителя предприятия или его заме­стителя, главного бухгалтера, юриста и руководителей отдельных подразделений. Постоянно действующая комиссия выполняет орга­низационные, контрольные и методические функции по органи­зации инвентаризаций, выборочных и контрольных проверок.

Инвентаризацию проводит рабочая инвентаризационная ко­миссия, назначаемая приказом руководителя предприятия. В со­став комиссии включаются представитель руководителя предпри­ятия, хорошо знающий товары и правила проведения инвентари­зации, материально-ответственные лица, счетные работники, в необходимых случаях — экономисты, товароведы и т. д. Запреща­ется назначать председателем комиссии по проведению инвентаризации у одних и тех же материально-ответственных лиц одного и того же работника два раза подряд.

Основанием для проведения инвентаризации является распо­ряжение руководителя предприятия, в котором указывается вре­мя начала инвентаризации и состав комиссии.

Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью, которая составляется в трех экземплярах. Инвентаризаци­онные описи могут составляться как с помощью средств вычис­лительной техники, так и ручным способом чернилами или ша­риковой ручкой четко и ясно, без подчисток и помарок.

Наименование материальных ценностей и их количество показываются в описи по номенклатуре в единицах измерения, при­нятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров и количество натуральных показате­лей, записанных на данной странице.

Исправление ошибок проводится на всех экземплярах описей корректурным способом и подписывается всеми членами комис­сии и материально-ответственными лицами.

Каждая страница описи подписывается всеми членами инвен­таризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

При инвентаризации в случае смены материально-ответст­венного лица инвентаризационные описи составляются в четы­рех экземплярах. Лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшие — в их сдаче.

Предварительные результаты инвентаризации комиссия выво­дит немедленно, материалы инвентаризации передаются руководи­телю предприятия и главному бухгалтеру в тот же день.

Окончательный результат инвентаризации оформляется в бух­галтерии актом результатов проверки ценностей или сличительной ведомостью.

В акте по каждому виду ценностей (товарам, таре, денежным средствам в кассе) показывают остатки по учетным данным и фактические, естественную убыль и окончательные результаты инвен­таризации — недостачу или излишки. Так как по таре ведется коли­чественно-суммовой учет, результат оформляют в сличительной ве­домости по каждому наименованию тары, количеству и сумме. По каждому случаю недостач и излишков материально-ответственные лица должны дать письменные объяснения.

Закон о бухгалтерском учете предусматривает следующий поря­док регулирования расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета:

• ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходова­нию и занесению на результат хозяйственной деятельности пред­приятий с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц;

• убыль ценностей в пределах норм списывается по распоряже­нию руководителя предприятия на издержки обращения; нормы убы­ли применяются только в случае фактически обнаруженных недостач;

• недостача сверх норм естественной убыли, а также порча относятся на виновных лиц; в случаях, когда виновники не установ­лены, убытки от недостач списываются на финансовые результаты.