Вопрос №28. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Учет ведется на счете 71 – называется расчеты с подотчетными лицами, отражается в журнале-ордере № 7. Если подотчетное лицо должно организации (дебиторская задолжность) то эта сумма отражается во 2 разделе баланса.

Если организация должна подотчетному лицу (кредиторская задолжность), то эта сумма отражается в 5 разделе баланса.

Подотчетные лица – работники организации, которым выданы под отчет денежные средства с условием представления отчета об их использовании. Под отчет могут выдаваться денежные средства на:

1. командировочные расходы

2. хозяйственные расходы

3. представительские расходы.

1)Командировочные расходы.

Командировка – поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. В командировку может быть направлен толь штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Не могут быть направлены в командировку беременные женщины и работники младше 18 лет. Некоторых работников можно направить в командировку только с их письменного согласия. Ст. 229 ТК РФ.

Перед тем как направить работников в командировку необходимо оформить служебное задание по форме Т-10а. Работник, вернувшийся из командировки на том же бланке служебного задания заполняет краткий отчет о выполнении задания. На основании задания составляется приказ о направлении работника в командировку по форме Т – 9 или Т – 9а, если в командировку направлено несколько сотрудников. На основании приказа о направлении работников в командировку выписывается командировочное удостоверение формы Т – 10. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытии и выбытия работников, которые завершаются подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен. Все командировочные удостоверения регистрируют в журнале учета работников, выбывающих в командировке, а командировочные удостоверения, приехавших сотрудников других предприятий регистрируют в журнале учета работников, прибывающих в командировке. Работник, вернувшийся из командировки не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет формы АО – 1 и представить его в бухгалтерию. К нему прилагаются оправдательные документы (проездные билеты, счета гостиниц и т.д.).Командированному работнику оплачивается:

1)расходы по найму жилого помещения

2)расходы по проезду к месту командировки и обратно

3)суточные

4) другие расходы, например, оплата услуг связи или посты.

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс по возвращению из командировки, не израсходованная сумма аванса должна быть возвращена работникам.

2) Хозяйственные расходы

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, оплате мелкого ремонта и.т.п.

Руководитель организации утверждает своим приказом список работников, которым могут выдаваться деньги под отчет на хозяйственные расходы. Срок, на который можно выдавать деньги законодательно не ограничен, но его может установить руководитель своим приказом. Если он такой срок установил, то работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения этого срока. Оплачивая расходы подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, он должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100.000 по одной сделке). Если лимит расчетов будет нарушен организация может быть оштрафована от 40 – 50.000, а на руководителя наложен административный штраф от 4 – 5.000. Работник отчитывается о потраченных суммах на основании авансового отчета, приложив к нему оправдательные документы (кассовые чеки, товарные чеки ит.д.)