До облікових документів належать:

1) особова картка (типова форма П-2) — необхідна для аналізу складу та обліку руху кадрів. Особові картки заповнюються на основі опитування працівника та документів, що ним надаються (паспорт, трудова книжка, документи про освіту, військовий квиток тощо). Заповнюється особова картка працівником відділу кадрів, інспектором з кадрів або особою, яка за наказом керівника підприємства веде кадрову документацію, в одному екземплярі;

2) особова справа — являє собою сукупність документів, що містять відомості про працівника. Оскільки порядок роботи з особовими справами не регламентований загальнодержавними нормативами, підприємство самостійно вирішує питання про їхнє формування. Особові справи можуть заводитися на всіх працівників, але, як правило, вони ведуться на керівних працівників, спеціалістів, матеріально відповідальних осіб;

3) штатно-посадова книга — складається на підставі штатного розпису. В ній зазначається не загальна кількість штатних одиниць, а яка кількість саме зайнята. Ця книга повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника підприємства та печаткою. Замість штатно-посадової книги можна вести штатно-посадовий список за тією самою формою, що й посадова книга;

4) алфавітна книга та алфавітна картка — за невеликої кількості працівників зручніше вести алфавітну книгу особового складу, в яку заносять прізвища всіх працівників у розрізі структурних підрозділів або категорій персоналу. В алфавітній книзі зазначається прізвище, ім’я та по батькові працівника, номер його особової справи, особової картки, місце роботи, номер наказу про призначення, загальний трудовий стаж та номер наказу про звільнення. Ця книга нумерується, прошнуровується, скріпляється підписом керівника підприємства та печаткою. На великих підприємствах з великою кількістю працівників доцільно вести алфавітні картки (типова форма № П-3), що значно полегшує роботу з картотекою. Картотека алфавітних карток ведеться на всіх працівників і картки в ній розкладають у алфавітному порядку;

5) графік щорічних відпусток та книга обліку відпусток;

6) книга обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них, книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них.

7. Для узагальнення інформації про розрахунки з персоналом з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомоги тощо), а також про неодержану персоналом у встановлений термін суму заборгованості з оплати праці (розрахунки з депонентами) використовується рахунок 66 «Розрахунки з оплати праці».

За кредитом рахунка 66 «Розрахунки з оплати праці» відображається нарахована працівникам підприємства основна та додаткова заробітна плата, премії, допомога з тимчасової непрацездатності, інші нарахування, за дебетом — виплата заробітної плати, премій, допомоги тощо, а також суми утриманих податків, платежів за виконавчими документами, вартість одержаної продукції у рахунок заробітної плати та інші утримання із сум оплати праці персоналу. Рахунок 66 «Розрахунки з оплати праці» має такі субрахунки: 661 «Розрахунки за заробітною платою»; 662 «Розрахунки з депонентами»; 663 «Розрахунки за іншими виплатами».

На субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою» відображаються виплати, які включаються до фонду оплати праці. Нараховані, але не одержані персоналом у встановлений строк суми з оплати праці відображаються за дебетом субрахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою» або субрахунка 663 «Розрахунки за іншими виплатами» та кредитом субрахунка 662 «Розрахунки з депонентами». На субрахунку 663 «Розрахунки за іншими виплатами» ведеться облік розрахунків за виплатами, що не належать до фонду оплати праці, зокрема допомога по частковому безробіттю, допомога по тимчасовій непрацездатності.