1. Раціоналізація документообігу на підприємстві

Документообіг – це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до завершення виконання або надсилання (ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять») [5; C. 21].

Характеристикою документообігу є його обсяг – кількість створюваних на підприємстві документів та їх копій упродовж року. Документообіг багатьох підприємств постійно зростає, сягаючи 100-200 тис., іноді 300-400 тис. і більше документів на рік.

Шляхи раціоналізації документообігу

Процес раціоналізації документообігу передбачає організацію безперервного потоку документів, їх негайного розгляду, прийняття без зволікань щодо них відповідних рішень, мінімізацію накопичення нерозглянутих документів на робочих місцях. На практиці раціоналізацію документообігу досить часто ототожнюють зі зменшенням кількості документів, створюваних підприємством. Інформація, яка існує сама по собі і не впливає на прийняття рішень, є надлишковою. Але перш ніж вдатися до «інквізиційних» методів боротьби з обсягом показників, звітності, першочергово визначити, чи потрібні ці документи організації, і наскільки ефективно вони реалізують цілі корпоративного управління. Можливо, доцільніше обрати шлях їх упорядкування та уніфікації. Можна розраховувати на допомогу комп'ютера. Адже із середини 90-х в Україні започатковано застосування корпоративних систем документообігу, які передбачають не лише автоматизацію традиційних функцій діловодства, а й реалізацію принципово нових можливостей управління документообігом, виконання довідково-інформаційної роботи, використання електронного документообігу, здійснення централізованого контролю документообігу всіх включених до мережі підрозділів. Функціонування на підприємстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значному скороченню документообігу. Розроблення добре налагодженої пошукової системи дасть змогу одержати будь-яку необхідну інформацію, не встаючи з робочого місця, а отже обмежить потребу працівників у тиражуванні документів.

Дієвим методом скорочення обсягів невиправданого документопотоку є підвищення якості самих документів як носіїв інформації. Тут у нагоді стане методика складання уніфікованих текстів різних видів документів, які удосконалюються упродовж певного часу.

Зменшення розміру тексту документа – один із кроків до скорочення документообігу. Для раціонального розміщення інформації на папері доцільно використовувати кутове розташування реквізитів у документах, що містять гриф затвердження, адресата (задіяний лівий верхній кут робочої площі документа). Ефективним є широке впровадження бланків документів, їх уніфікованих форм тощо.

Серед основних ознак раціонального документообігу можна виділити, зокрема, такі:

- прямоточність (без зворотного повернення) і якнайкоротший рух документів під час виконання певних технологічних операцій;

- мінімізація етапів створення та обробки документа, кількості задіяних структурних підрозділів та посадових осіб, які беруть участь у цих процесах (наприклад, скорочення кількості підписів на посвідченні про відрядження - на одному підприємстві обходяться 1 -2 підписами, на іншому необхідно 5-6);

- одночасність роботи з документом певних посадових осіб під час виконання різних технологічних операцій (скорочується час руху документа, підвищується оперативність його виконання);

- одноразовість операції з оброблення документів, уникнення паралелізму і дублювання (наприклад, централізована одноразова реєстрація документа);

- налагоджена інформаційно-пошукова система даних щодо руху і виконання документа.