3. Графік документообігу

Графік документообігу (далі – Графік) дає змогу простежити весь «життєвий цикл документа»; від створення або одержання до виконання або надсилання. Його додають до Інструкції з діловодства підприємства. Досить часто цей графік може мати табличну форму фіксації інформації (Додаток 3). У ньому фіксуються всі дії, здійснювані в процесі роботи з документом (зазначаються виконавці, наводяться необхідні характеристики виконуваних операцій). Графік документообігу підприємства – це зведений графік, окремими складовими якого є графіки документообігу структурних підрозділів. Така форма організації Графіка є доцільною, оскільки дає змогу врахувати особливості складу документації і технологію роботи з документами окремого структурного підрозділу. Розділами Графіка будуть назви структурних підрозділів.

Графік розробляється структурними підрозділами під керівництвом служби діловодства й затверджується керівником підприємства або окремим розпорядчим документом керівника підприємства – зазвичай наказом.

Зміни до Графіка, як і до інших нормативно-методичних документів з організації діловодства, вносяться наказами керівника підприємства. У разі великої кількості суттєвих змін затверджується новий графік.

Відповідальність за дотримання Графіка, як і за своєчасне і якісне створення документів, вчасне внесення до інформаційної бази підприємства, інформаційну достовірність, покладено на авторів документа та осіб, які його підписали.

На доповнення Графіка на підприємствах можуть створюватися оперограми (організаційний документ, що регламентує процес обробки вхідних або вихідних документів: таблиця, рядки якої призначені для операції обліку, реєстрації, узгодження тощо, а стовпчики – для відповідальних виконавців) руху певної групи документів. Етапи роботи з документами, які набувають реального вираження в документі чи його складових (реквізитах), є графами оперограми, поданої у табличній формі. Заголовками – структурні підрозділи або посадові особи, відповідальні за певний стан документа.

Етапами видання розпорядчих документів при одноосібному прийнятті рішень можуть бути:

ініціювання рішення (обґрунтування та необхідність видання розпорядчого документа);

збір та аналіз інформації з певного питання;

підготовка проекту розпорядчого документа;

погодження проекту розпорядчого документа;

внесення проекту розпорядчого документа на розгляд (керівник);

прийняття рішення (підписання, реєстрація документа);

доведення розпорядчого документа до виконавців;

організація контролю за виконанням розпорядчого документа.

4. Маршрут документа

У системі документообігу існує поняття «маршрут документа». Під маршрутом документа розуміють перелік окремих елементів технологічного процесу створення та обробки документа, кожен з яких може характеризуватися такими параметрами:

дата надходження документа;

строк виконання в днях;

дата фактичного виконання;

код відділу і табельний номер працівника, відповідального за обробку цього етапу певного технологічного процесу;

код відділу і табельний номер працівника, відповідального за обробку попереднього етапу певного технологічного процесу;

очікуваний статус документа в системі документообігу;

набутий статус документа в системі документообігу;

примітки;

шлях та ім'я файлу, пов'язаного з поточним станом документа.

Зазвичай маршрут документа відтворюють у табличній формі, яка фіксує зміну стану певного документа, виокремлюючи незакриті стани кольором або ж словесним підтвердженням теперішнього стану документа. Так, початкові етапи роботи з клієнтами можуть позначатися зворотами «на введенні» (даних), «передано на авторизацію». Довідкова інформація щодо теперішнього стану документа викликається з автоматизованого робочого місця. На практиці здебільшого створюють маршрути на комплекси документів – первинні та вторинні. Наприклад, заява про надання кредиту породжує підписання з клієнтом договору про надання кредиту, графіка погашення платежу, ознайомлення з тарифами операцій тощо.