ЛЕКЦІЯ 1

Вступ до навчальної дисципліни «Керування документацією

1.Актуальність керування документацією.

2. Зв’язок з іншими навчальними дисциплінами.

3.Нормативно-правова база з керування документацією (огляд нормативно-правових документів, чинних в Україні та за кордоном).

4.^* КД − складова та функція управління

Незважаючи на певні успіхи, досягнуті наприкінці 1980-х рр. – на початку 1990-х рр. у сфері управління документаційними процесами, фахівці критично оцінювали їх, зважаючи на суттєві, типові недоліки організації роботи з документами на рівні конкретних установ чи у державному масштабі. Цілком справедливою виглядала констатація інформаційної неузгодженості між окремими документальними системами, дублювання документних показників, відсутність нівелювання рівня уніфікованості документів, різні підходи розробників систем документації до рівня їх якості, наявність паралельних документопотоків, збільшення документообігу і т.д. Серйозним недоліком визнавалася відсутність «єдиного координаційного центра» управління документацією.

Вивчення проблеми знайшло вихід в активному освоєнні зарубіжного досвіду – основних методів і принципів організації діловодства, пропонованими у руслі records management, їх адаптації до вітчизняних умов документування й функціонування документації (з поправкою на повний «життєвий цикл документа»). Помітніше входження до наукового обігу терміну «керування документацією», «управління документацією», а згодом – «керування документаційними процесами» засвідчило нагальність для вітчизняної науки і практики ідеї цілісності діловодних процесів і архівістики. Всеохопність «життєвого циклу документа», пропагована керуванням документацією, постулює фундаментальну єдність діловодства й архівної справи, що виражає себе на кожному з рівнів побутування документів й організації роботи з ними і складає об’єктно-предметну сферу документознавства.

Це продукувало розширення кола симпатиків керування документаційними процесами. Фактами позитивної реакції, визнання доцільності удосконалення діловодних процесів з урахуванням досягнень records management стали, наприклад, потрапляння зарубіжного досвіду керування документаційними процесами у перелік дисертаційних тем, навчальну літературу, науково - дослідні програми провідних галузевих інституцій, обговорення теми на шпальтах спеціальної періодики і, зрештою, звершенням модифікованої національної версії ISO 15489 «Інформація та документація. Керування документацією» – ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами».

Тлумачення поняття «керування документаційними процесами», подане в ДСТУ 4423:2005, різниться від пропонованих раніше. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423–1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомовного терміну, а також некоректністю значень лексем.

№ з/п	Стандарт	Визначення
1.	ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»	Керування документацією - комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціювання службових документів
2.	ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами»	Керування документаційними процесами - галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність

1. Керування документацією є невід’ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно - інформаційних ресурсів.

Україна не залишилися осторонь цих процесів. У її інформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві зміни, зумовлені інтеграцією України до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. Одночасно спостерігається певне відставання вітчизняної теоретичної та методичної бази від потреб сучасної організації роботи зі службовими документами, однією з причин якого виступає відсутність систематичного вивчення зарубіжного досвіду та його творчого застосування у практиці діловодства України.

Об’єктивна реальність існування України як повноправного члена світового співтовариства зумовлює необхідність впровадження суттєвих інновацій у сферу створення та функціонування службової документації. Дослідження засад КД на прикладі країн, що досягли високого рівня теоретичного та методичного забезпечення організації роботи зі службовими документами (Австралії, США, Канади та Великої Британії), дозволить визначити тенденції розвитку сучасної науки і практики у цій сфері діяльності та використати зазначений досвід в організації вітчизняної технології створення та функціонування службових документів, допоможе під час підготовки національних аналогів відповідних міжнародних стандартів. Застосування міжнародних норм КД має особливе значення для вітчизняних підприємств, що сертифікуються за міжнародними стандартами з систем керування якістю, складовою яких є дотримання певних вимог щодо роботи зі службовими документами.

Керування документацією в міжнародному стандарті розглядається як частина системи керування якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001

2. «Керування документацією» - це наукова дисципліна й організаційна функція керування документами на меті якої є забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя держави і суспільства.

Навчальна дисципліна «Керування документацією» входить до циклу професійних дисциплін і є підсумковою у фаховій підготовці спеціаліста - документознавця.

Від 1975 р. веде відлік існування Асоціація керуючих документацією та адміністраторів (АRМА) (США, 1975), яка давно за географією діяльності є міжнародною. Неабияке значення Асоціація приділяє освітньому напрямку у сфері КД. При Асоціації функціонує Інститут дипломованих керуючих документацією. Курс навчання передбачає опанування теорії та практики таких дисциплін:

1) принципи керування документацією та програма її впровадження;

2) створення документів (у першу чергу - електронних) і контролювання їх обігу;

3) пошук документів та оперативне керування (системи й обладнання);

4) складання переліків документів на зберігання та знищення;

5) технічне забезпечення керування документацією.

Асоціація керуючих документацією та адміністраторів є організатором одних із найавторитетніших тематичних міжнародних, регіональних конференцій, активним розробником стандартів, зокрема на форми документів, технологічні операції документообігу тощо, засновником / співзасновником таких періодичних, серійних видань, як щоквартальник «Records management Quarterly», «Оffice», «Тhе Rесоrd”. Не менш популярними серед фахівців керування документацією є споріднені тематично до них часописи «Information and Records management», «Аmeriсаn Archivist», більшість публікацій яких присвячена правовим, нормативно-правовим, технологічним проблемам роботи з документацією, соціальним аспектам її організації, освітнім програмам у галузі керування документацією.

Останнім часом спостерігається стрімке поширення керування документацією як навчальної дисципліни в системі університетської освіти, що забезпечує опанування знаннями на вищому загальному, теоретичному рівні, вільне вибудовування освітніх модифікацій на середньому спеціалізованому рівні та в рамках післядипломного професійного підвищення кваліфікації.

Усвідомлення необхідності поліпшення керування документацією знаходить відображення в діяльності не лише державних, самоврядних установ, але й різних наукових товариств, спілок, організацій.

Предметом навчальної дисципліни «Керування документацією» є історія, законодавство та теоретичні основи й технологія КД в Україні та зарубіжних країнах.

Керування документаційними процесами організовує практичну роботу як службових осіб, які керують документаційними процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї ділової діяльності.

Мета навчальної дисципліни:

виробити у студентів цілісне уявлення про керування документаційними процесами, визначення сфери керування документацією як складової та функції управління, що регулюється чинними нормативними документами та ґрунтується на застосуванні новітніх інформаційних технологій.

Значення та місце дисципліни у навчальному процесі:

навчальна дисципліна «Керування документацією» базується на знаннях з таких дисциплін, як «Концепція професійного спрямування», «Документознавство», «Діловодство», «Архівознавство», «Стандартизація та сертифікація», «Електронний документообіг», «Документаційне забезпечення діяльності установ», «Документне фондознавство».

У результаті вивчення дисципліни студент повинен знати:

• нормативно-правову базу з керування документацією;

• особливості національного стандарту ДСТУ 4423-1: 2005 та ДСТУ 4423-2: 2005;

• основні терміни та поняття з керування документацією;

• принципи створення загальнодержавної системи керування документацією;

• методологію інформаційного менеджменту в КД;

• головні положення та поняття специфікації MoReq;

• метадані, їхні функції та зв’язки з вимогами до доступу (права) та зберігання пошуку документів, строків зберігання / передавання / відбору. безпеки документів;

уміти:

• працювати з документованою інформацією як ресурсом

• розробляти та впроваджувати документаційні системи (ДС) у КД;

• застосовувати у практичній діяльності паперові та електронні системи керування документацією (ERMS);

• регулювати та контролювати документаційні процеси;

• використовувати автоматизовані системи КД в організаціях;

• застосовувати у практичній діяльності специфікацію MoReq

• формувати метадані, розробляти схеми класифікації документаційних процесів та оцінювання КД.

3. Нормативну базу діловодства України можна умовно розділити на декілька груп. Першу групу становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (закони України «Про інформацію», «Про державну таємницю», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» тощо).

Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 (далі - Примірна інструкція), та «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 (далі - Інструкція з діловодства за зверненнями громадян). До цієї групи також відносяться державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення: ДСТУ 2732:94, Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98, Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99, Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99, Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003).

Третю групу складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.

Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції 15. Закон України «Про судоустрій» регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах.

Отже, нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів установ, організацій, підприємств. Документи ж створюють всі без винятку юридичні особи. В інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян організувати управління документацією так, щоб ведення і зберігання службової документації відбувалося належним чином, за єдиними для всіх без винятку правилами. Крім того, економічні методи управління формують нові потреби фахівців та менеджерів у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

Стандарт ISO 15489:2001 стосується всіх документів, які організація (державна чи приватна) створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. Його можна використовувати як інструмент для оцінки узгодження з вимогами до ведення документів та формування відповідного регуляторного режиму. Це сприяє підвищенню якості роботи, змушуючи установи і людей працювати за певними правилами. Саме тому в Україні введено модифіковану національну версію ISO 15489 «Інформація та документація. Керування документацією» – ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами».

Як і у вітчизняній нормативній базі з організації діловодства, тут можна виокремити кілька груп. Першу групу складають закони, що регламентують загальні засади політики держави у сфері інформації. Обов’язковими для цієї групи є закони про свободу інформації та захист інформації приватного характеру. Крім цих актів різні аспекти функціонування службових документів у державних установах в Австралії, Великій Британії, Канаді та США регулює низка інших законів (про електронний уряд, про доступ до секретної інформації, про адміністративну процедуру, про захист даних, про електронну комерцію, про електронні угоди, про авторське право, про поширення інформації в межах країни та за кордоном, про окремі аспекти діяльності уряду, зокрема, про зменшення обсягів паперового документообігу, економію, про етику в уряді, про судочинство, про реформу керування інформаційною технологією, про готовність до надзвичайних ситуацій тощо).

Другу групу складають закони, що безпосередньо регламентують роботу зі службовими документами. Відповідальність за збереженість урядових документів покладається на уповноважену архівну установу загальнодержавного рівня – національний архів. У США порядок контролю за КД центральних урядових установ визначає “Акт про федеральні документи” (1950 р.); у Великій Британії – “Акт про державні документи” (1958 р.), “Акт про державні документи” Північної Ірландії (1923 р.), “Акт про державні реєстри та документи” Шотландії (1948 р.); в Канаді – “Акт про бібліотеку та архів Канади” (2004 р.); в Австралії – “Акт про Національний архів” (1983 р., із змінами 1996 р.). На місцевому рівні роботу зі службовими документами законодавчо унормовують у Великій Британії – “Акт про місцеве управління” (1962 р., із змінами, внесеними у 1972 р.), у США та Австралії – закони штатів, у Канаді – закони провінцій, а уповноваженими архівними установами є відповідні місцеві архіви. Наприкінці 1980-х рр. в Австралії на місцевому, а наприкінці 1990-х рр. – на федеральному рівнях відбулося розроблення і прийняття нового законодавства, потреба в якому зумовлена необхідністю врахування змін в інформаційних технологіях, адміністративних структурах та інформаційних потребах суспільства, а також результатів перевірки діяльності урядових установ, які засвідчили, що належна організація КД є важливою складовою високоефективного управління. Хоча в структурі та формулюванні норм нових законів в різних штатах Австралії є розбіжності, однак основні положення у них майже тотожні. Як правило, ці документи містять зобов’язання уповноваженої архівної установи видавати стандарти з питань діловодства, яких повинні дотримуватися державні установи, фіксацію прав уповноваженої архівної установи перевіряти стан роботи зі службовими документами державних установ та санкціонувати передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищення.

Законодавча регламентація роботи з документами приватних установ є значно меншою. Як правило, існують вимоги до зберігання певних видів документів, наприклад, фінансових. Проте останнім часом спостерігається тенденція збільшення уваги до документації недержавних структур. Часто це пов’язане із зростанням контролю суспільства за дотриманням норм екологічної та іншої безпеки. Так, існують підвищені вимоги до зберігання документів, що стосуються фармацевтичної галузі. Такі ж або подібні правові вимоги прийняті для хімічної, автомобільної та авіаційної промисловості.

Значну групу нормативних документів з інформації та документації у різних країнах складають загальнодержавні стандарти, зокрема національні аналоги ISO 15489. Так, у Великій Британії стандарти визначають умови зберігання, переміщення та експлуатації електронних носіїв, що використовують для оброблення даних і зберігання інформації; кодекс правил щодо забезпечення інформаційної безпеки; кодекс правил щодо правового статусу інформації, яка зберігається в електронних системах документації; принципи усталеної методики інформаційного менеджменту; настанови з практичного застосування “Акту про захист даних” 1998 р. Система стандартів різних рівнів діє в Австралії; всі вони сумісні між собою й узгоджені із загальнонаціональним стандартом з КД.

Найчисельнішою групою нормативних і методичних документів є настанови з різних аспектів КД, розроблені національними та місцевими архівами для державних установ. Ними користуються і в приватному секторі. Найбільш відомим є посібник Національного архіву Австралії з методики розроблення та впровадження ДС, який позначають абревіатурою “DIRКS” (від початкових літер англійською мовою слів Designing and Implementing Recordkeeping Systems).

ЛЕКЦІЯ 2

Термінологія, організація керування документацією (КД) та вимоги до КД.

1. Терміни та поняття КД.

2. Організація КД.

3. Принципи програм керування документаційними процесами.

4. Характеристики службового документа

1.

1 Доступ (access) - право, можливість, засоби пошуку, використання або відновлення інформації

2. Відповідальність (accountabiliti) - Принцип, за яким особи, організації та спільноти відповідають за свої дії, та за яким від них можна вимагати пояснення своїх дій

3. Контроль строків виконання дій зі службовими документами (action tracking) - Процес, під час якого здійснюють контроль строків, відведених для виконання дій уповноваженими здійснювати таку діяльність

4. Уповноважена архівна установа (archival authority) (archival agency) (archival institution) (archival programme) - установа відповідальна за відбір, приймання та зберігання архівних документів, організацію доступу до них та знищення інших документів

5. Класифікування (classification) - систематизоване ідентифікування та розташовування напрямків ділової діяльності і (або) службових документів згідно з категоріями відповідно до логічно структурованих умов, методів та процедурних правил, представлених у системі класифікації

6. Система класифікації (classification system) - Дивись класифікування (пункт 5)

7. Конвертування (conversion) - процес зміни перезаписування інформації документа з одного носія на інший або з одного формату на інший - Дивись переміщення (пункт 13)

8. Знищування (destruction) - Процес знищування або вилучання службових документів без можливості їх відновлення

9. Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування (disposition) - певні процеси, пов’язані зі зберіганням, знищуванням та передаванням службових документів, документально оформлених у номенклатурах справ або інших засобах

10. Документ (document) - зафіксована інформація або об’єкт, який може трактуватися як окрема одиниця

11. Індексування (indexing) - процес установлювання умовних познак для полегшення пошуку службових документів і (або) інформації

12 Метадані (metadata) - дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу

13. Переміщування (migration) - перехід службових документів з однієї системи до іншої, під час якого зберігаються автентичність, цілісність, достовірність цих документів та можливість ними користуватися - Дивись конвертування (пункт 7)

14. Забезпечення збереженості (preservation) - процеси та операції, пов’язані із забезпеченням технічного та інтелектуального збереження автентичних службових документів у часі

15 Службові документи (record) - інформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов’язаннями чи в процесі виконання основної діяльності

16 Керування документаційними процесами (records management)- галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність

17 Документаційна система (records system) - інформаційна система, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі

18 Реєстрування (registration) - Надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучання до документаційної системи

19 Контроль (tracking)- створення, долучання та зберігання інформації про рух та використання службових документів

20 Передавання (transfer) (custody) - зміна права контролю за службовими документами та власності на них і (або) відповідальності за дії з цими документами

21 Передавання (transfer) (movement) - переміщування службових документів з одного місця до іншого.

2.

Керування документаційними процесами організовує практичну роботу як службових осіб, які керують документаційними процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї ділової діяльності. Керування документаційними процесами в організації охоплює:

а) впровадження політики і застосовування стандартів,

б) визначення обов’язків і повноважень,

в) визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу,

г) забезпечення низки послуг, пов’язаних із питаннями керування службовими документами та користування ними,

д) розробляння, реалізування та керування спеціалізованими системами для керування документаційними процесами, та

є) інтегрування керування документаційними процесами у ділові системи та процеси.

Службові документи містять інформацію, що є цінним ресурсом та важливим чинником ділової діяльності. Щоб захистити та зберегти службові документи як свідчення дій для організацій та суспільства, застосовують системний підхід до керування документаційними процесами. Результатом реалізації системи керування документаційними процесами є джерело інформації про ділову діяльність, яке може забезпечити подальші дії, прийняття рішень, звітність нинішнім й майбутнім зацікавленим сторонам. Службові документи дають можливість організаціям:

- здійснювати ділову діяльність на засадах регулярності, ефективності та відповідальності,

- надавати послуги на засадах процесуальної послідовності та рівноправності,

- підтримувати та документувати формування політики організації та прийняття керівних рішень,

- забезпечувати послідовність, неперервність та продуктивність здійснення адміністративних дій та керування в організації,

- сприяти ефективному здійсненню діяльності в межах усієї організації,

- забезпечити неперервність діяльності організації у випадку надзвичайної ситуації,

- відповідати правовим та регуляторним вимогам, охоплюючи архівну, аудиторську та наглядову діяльність,

- забезпечити захист та підтримування в судових позовах, охоплюючи керування ризиками, пов’язане з наявністю або відсутністю свідчень організаційної діяльності,

- захистити інтереси організації та права працівників, клієнтів та нинішніх і майбутніх зацікавлених сторін,

- підтримувати та документувати поточну та майбутню дослідницьку і проектну діяльність, інші розробляння та науково-технічні результати, так само як й історичні дослідження,

- забезпечувати свідчення ділової, особистої та культурної діяльності,

- встановлювати ділову, особисту та культурну ідентичність, та

- зберігати корпоративну, особисту або колективну задокументовану пам’ять.

Усім організаціям необхідно визначити правове поле, вимоги якого впливають на їх діяльність та документування їхньої діяльності. Політика та функціювання організацій мають відображати застосування регуляторного середовища до процесів їхньої діяльності. Документуючи свою діяльність, організація повинна гарантувати її відповідність вимогам регулятивного середовища.

Вимоги регуляторного середовища містять

а) статутне і прецендентне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності, охоплюючи закони та інструкції, які безпосередньо стосуються службових документів, архівів, доступу, права на приватну таємницю, свідчень, електронної комерції, захисту даних та інформації,

б) обов’язкові норми практичної діяльності,

в) добровільні кодекси усталеної практики,

г) добровільні кодекси поведінки й етики, та

д) очікування суспільством належної діяльності у певній галузі або організації.

Характер організації або галузі, до якої вона належить, зумовлює набір регулятивних складників (кожного окремо чи в поєднанні), найприйнятніших для керування документаційними процесами у цій організації.

Організація, яка керується положеннями ДСТУ 4423:2005, має запровадити, задокументувати, дотримуватися та поширювати політику, процедури та методику керування документаційними процесами, щоб задовольнити інформаційні запити, які виникають у процесі її ділової діяльності та стосуються певних свідчень, звітів, інших відомостей.

Політика

Організаціям треба визначити та задокументувати політику керування документаціиними процесами. Мета політики — створення та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в організації так довго, наскільки це потрібно. Організації забезпечують поширення і реалізацію політики керування документаційними процесами на всіх рівнях організації.

Політику приймає вищий рівень керівництва організації і поширює на всю організацію. Встановлюють відповідальність за відповідність діяльності політиці.

В основу розробляння політики покладено аналізування діяльності. Визначають ті ділянки, де законодавство, інструкції, інші норми та методики мають найбільше застосування під час створення службових документів, пов’язаних із діяльністю організації. Розробляючи політику, треба врахувати організаційне середовище організації та економічні міркування/Політику треба регулярно переглядати для того, щоб вона завжди відображала чинні вимоги до ділової діяльності.

Обов’язки

Обов’язки та повноваження у сфері керування документаційними процесами визначають, встановлюють та поширюють на всю організацію з метою конкретизації персональної відповідальності за проведення необхідних дій у разі виникнення специфічної потреби створення та долучення службових документів до документаційних систем. Ці обов’язки встановлюють для всіх працівників організації, охоплюючи службових осіб, які керують документаційними процесами, фахівців із суміжних інформаційних сфер, керівників організації, інших керівних працівників, системних адміністраторів та тих, для кого створення службових документів є частиною їхньої роботи. Обов’язки фіксують у посадових інструкціях та подібних до них службових документах. Специфічні обов’язки керування та звітності за керування документаційними процесами покладають на службову особу з відповідними повноваженнями в організації. Призначення відповідальних осіб може визначатися законодавством.

Перелік обов’язків у сфері керування документаційними процесами такий:

а) Фахівці з керування документаційними процесами відповідають за всі аспекти керування документаціиними процесами, охоплюючи розробляння, реалізацію та ведення документаційних систем та їх операції, а також за навчання користувачів роботі з питань керування документаційними процесами та документаційними системами, оскільки вони впливають на роботу окремих осіб;

б) Керівні працівники відповідають за підтримування запровадження політики керування документаційними процесами в організації;

в) Системні адміністратори відповідають за забезпечення того, щоб, за потреби, вся службова документація була для персоналу точною, доступною та чіткою.

г) Усі працівники зобов’язані точно та повно задокументовувати свою діяльність і звітувати про це.

До процесу планування та впровадження політики і процедур керування документаціиними процесами можна залучати архівні установи.

3.

Службові документи створюють, отримують та використовують у процесі ділової діяльності. Щоб підтримувати безперервну ділову діяльність, яка відповідає законодавчим та регуляторним вимогам, та забезпечити необхідну звітність, організації мають створювати, зберігати автентичні, достовірні та придатні для користування службові документи і забезпечувати збереженість й цілісність цих службових документів так довго, як це необхідно. Для цього організації треба запровадити та виконувати всебічну програму керування документаційними процесами, яка охоплює

а) визначання того, які службові документи треба створювати під час кожного робочого процесу та яку інформацію необхідно долучати до службових документів,

б) прийняття рішень щодо форми та структури службових документів, які створюють і долучають, та які технології треба використовувати,

в) визначання метаданих, які треба створювати разом зі службовими документами у процесі документування, які зв’язки встановлювати між ними та як ними керувати,

г) визначання вимог до пошуку, передавання службових документів і користування ними у робочих процесах та іншими користувачами, а також визначання тривалості їх зберігання, щоб задовольнити ці вимоги,

д) прийняття рішення щодо організації службових документів відповідно до вимог користування,

є)оцінювання ризиків, якщо неможливо мати легітимні службові документи про діяльність організації,

) забезпечування збереженості службових документів та з часом доступу до них, щоб задовольнити вимоги ділової діяльності та очікування суспільства,

ж) узгоджування політики організації з чинними правовими та регуляторними вимогами й нормами,

з) забезпечування зберігання службових документів у безпечному та надійному середовищі,

ї) забезпечування зберігання службових документів лише протягом того строку, коли вони необхідні або потрібні, та

Національний відхил

к) строки зберігання службових документів мають відповідати строкам, зазначеним у нормативно-правових актах

л) виявляння та оцінювання можливостей для поліпшення ефективності, дієвості або якості цих процесів, рішень та дій для покращання службових документів та керування документуванням.

Правила створювання та долучання службових документів і метаданих про службові документи треба застосовувати у процедурах, спрямованих на керування всіма робочими процесами, що потребують відомостей про діяльність.

Планування безперервної ділової діяльності та заходів у випадку непередбачених обставин мать забезпечити визначання службових документів, що важливо для безперервного функціювання організації, як частини аналізування ризиків діяльності, захищеної та відновлюваної за потреби.

4.

Службовий документ має правильно відображати те, що було повідомлено або вирішено чи дію, яка відбулася. Він має забезпечувати виконання вимог ділової діяльності, до сфери якої він належить, а його інформацію треба використовувати для звітності.

Крім змісту, службовий документ має містити метадані або бути пов’язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій, а саме:

а) має залишитися цілісною структура службового документа, тобто його формуляр та зв’язки між реквізитами, що становлять службовий документ;

б) у службовому документі має бути очевидним діловий контекст, в якому службовий документ було створено (охоплюючи діловий процес, частиною якого є дія, дата, тривалість та учасники дії);

Під терміном «ділова діяльність» розуміється у широкому значенні, не тільки комерційна діяльність, а й державне керування, неприбуткова та інша діяльність.

в) мають бути представлені зв’язки між службовими документами, які зберігаються окремо, але які ініціювали, були підставою для створення службового документа або слугували джерелом відомостей під час його створення.

Політика керування документаційними процесами, її процедури та методики мають сприяти створенню легітимних службових документів із характеристиками, наведеними далі.

1. Автентичність

Автентичний службовий документ — це документ, який:

а) належить до того виду, який у ньому зазначено,

б) створено або надіслано особою, яка його дійсно створила та надіслала, та

в) створено або надіслано саме у той час, який документально зафіксовано.

Для забезпечення автентичності службових документів організації треба запроваджувати та задокументовувати політику і процедури, що контролюють створення, приймання, передавання, зберігання та передавання до архіву або вилучення для знищення службових документів, щоб автори службових документів мали визначені повноваження, а службові документи були захищені від несанкціонованого доповнювання, знищування, приховування та користування.

2. Достовірність

Достовірний службовий документ — це той документ, змісту якого можна довіряти як повному і точному відображенню дії, діяльності або фактів, які він засвідчує, та інформацію якого можна використовувати в подальшій діяльності. Службові документи треба створювати під час дії або випадку, якого вони стосуються, або невдовзі після них, особами, які безпосередньо володіють фактами, засобами документування, які прийнято використовувати у цьому напрямі ділової діяльності.

3. Цілісність

Цілісність службового документа — це властивість документа бути повним і незмінним.

Необхідно, щоб службовий документ був захищений від несанкціонованих змін. Політика та процедури керування документаційними процесами мають визначити, які доповнення та примітки можна зробити до службового документа після його створення, за яких умов доповнення та примітки є санкціонованими та хто уповноважений їх робити. Будь-яке санкціоноване доповнення, примітка або знищення службового документа має бути точно задокументовано та проконтрольовано.

4. Придатність для користування

Придатний для користування службовий документ — це той документ, місцезнаходження якого можна визначити, який можна знайти, представити та інтерпретувати. Він має бути придатним до наступного представлення як прямо пов’язаний із діловою діяльністю чи певними діями, які зумовили його створення. Метадані, що описують контекст документів, повинні нести інформацію, необхідну для розуміння дій, в результаті яких документи створюються або в процесі яких використовуються. Має бути можливість ідентифікувати документ у контексті функцій та напрямів ділової діяльності, складовою яких є ці дії. Потрібно зберігати зв’язки між службовими документами, що документують послідовні дії.

ЛЕКЦІЯ 3

Упровадження міжнародного стандарту «Інформація та документація. Керування документаційними процесами» в Україні.

1. Загальні відомості про Стандарт. Етапи введення.

2. Особливості національного стандарту ДСТУ 4423-1: 2005 та ДСТУ 4423-2: 2005.

2. Сфера використання Стандарту.

4.^* Практичне застосування Настанов.

1. Стандарт розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України. Його розробники – кандидати історичних наук І.Є. Антоненко, О.М. Загорецька та доктор історичних наук, професор С.Г. Кулєшов (керівник розроблення).

Стандарт був схвалений та набув чинності згідно з наказом Держспоживстандарту України № 345 від 2 грудня 2005 р. Він відповідає стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” та має національні відхили.

Стандарт складається з двох частин:

Частина 1. Основні положення. ДСТУ 4423-1:2005.

Частина 2. Настанови. ДСТУ 4423-2:2005.

Перша частина складається з національного вступу, одинадцяти розділів та чотирьох додатків.

Друга частина стандарту складається з національного вступу, шести розділів, чотирьох додатків, покажчика і бібліографії.

Сучасний рівень розвитку документаційної сфери потребує оперативного освоєння світового досвіду для формування системи керування документаційними процесами в Україні. Упровадженню в Україні системи керування документацією сприяє національний стандарт ДСТУ 4423-2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами”, підготовлений на основі міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією”.

Цей стандарт є переклад ISO 15489-1:2001(Е) Information and documentation — Records management — Part 1: General (Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення) з окремими технічними змінами. Технічний комітет, відповідальний за цей стандарт в Україні, — ТК 144 «Інформація та документація».

Стандарт містить вимоги, які відповідають чинному законодавству.

Перелік національних стандартів України, згармонізованих із міжнародними стандартами, посилання на які є в цьому стандарті:

1. ДСТУ 2392–94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення (ISO 5127-3:1981, NEQ)

2. ДСТУ ISO 9001–2001 Системи керування якістю. Вимоги (ISO 9001:2000, IDT)

3. ДСТУ ISO 14001–97 Системи керування навколишнім середовищем. Склад та опис елементів і настанови щодо їх застосування (ISO 14001:1996, IDT)

4. ДСТУ 2395–2000 (ISO 5963:1985) Інформація та документація. Обстежування документа, встановляння його предмета та відбирання термінів індексування.

2. Загальна методика (ISO 5963:1985, IDT) Порівняльну таблицю визначення понять для термінів, використаних у цьому стандарті та згідно з ДСТУ 2732:2004, наведено у національному додатку НБ.

Таблиця 1

ДСТУ 4423: 2005	ДСТУ 2732:2004
Документ - зафіксована інформація або об’єкт, який може трактуватися як окрема одиниця	Документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі. Примітка. Запис інформації повинен відповідати характеристикам певного жанру чи номіналу. Жанрові характеристики запису інформації — це функційні та структурно-композиційні ознаки певного жанру твору літератури чи мистецтва (роман, монографія, хронікально-документальний фільм тощо). Номінальні характеристики запису інформації — це функційні та структурно-композиційні ознаки певного виду задокументованої службової чи особистої інформації (наказ, акт, протокол, лист, щоденник тощо)
Службові документи - Інформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов’язаннями чи в процесі виконання основної діяльності	Службовий документ - Документ, який створила або отримала установа (чи інший суб’єкт господарювання) в процесі діяльності
Керування документаційними процесами - Галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність	Керування документацією - Комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціювання службових документів
реєстрування Надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучання до документаційної системи	реєстрування (службового) документа - Внесення до облікових форм коротких відомостей про - службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу і дати зареєстрування

До стандарту було внесено окремі зміни, зумовлені правовими та іншими нормативними вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні. Технічні відхили та додаткову інформацію було долучено безпосередньо до пунктів, яких вони стосуються, їх позначено рамкою і заголовком «Національний відхил», «Національне пояснення» або «Національна виноска». Перелік технічних відхилів із поясненнями наведено в національному додатку НВ. (роздрукувати)

Копії міжнародних стандартів, на які є посилання в цьому стандарті, можна замовити в Головному фонді нормативних документів.

До цього стандарту внесено такі редакційні зміни:

— вираз «цей міжнародний стандарт», «ця частина ISO 15489» замінено на «цей стандарт»;

— структурні елементи стандарту «Титульний аркуш», «Передмова», «Національний вступ», «Терміни та визначення понять» і «Бібліографічні дані» — оформлено згідно з вимогами комплексу стандартів «Національна стандартизація».

У цьому стандарті є посилання на:

— ISO 9001:2001, який в Україні впроваджено як ДСТУ ISO 9001–2001,

• ISO 14001:1996, який в Україні впроваджено як ДСТУ ISO 14001–97.

3. ДСТУ 4423: 2005 поширюється на сферу керування документаційними процесами¹ в організаціях, державних або приватних, для внутрішніх та зовнішніх користувачів.

Усі елементи, описані в ньому, рекомендовано використовувати, щоб забезпечити створення, долучення легітимних службових документів та керування їх обігом. Процедури, які допомагають забезпечити керування документаційними процесами згідно з принципами та елементами, описаними в цьому стандарті, надано у ISO/TR 15489-2 (Настанови).

Цей стандарт:

— стосується керування службовими документами всіх видів, на всіх носіях, які організація або будь-яка фізична особа створила або отримала в процесі здійснення своєї діяльності;

— надає рекомендації у сфері визначення обов’язків організацій щодо службових документів і політики в сфері документування та пов’язаних із ним процедур, систем і процесів;

— забезпечує нормативними вимогами до керування документаційними процесами у межах системи керування якістю відповідно до ISO 9001 та ISO 14001;

— надає рекомендації з розробляння та впроваджування документаційних систем, але

— не стосується архівних документів у архівних установах.

Цей стандарт призначено для використання:

— керівниками організацій;

— фахівцями у сфері документування, інформаційного та технологічного керівництва;

— іншим персоналом організацій;

— іншими особами, які зобов’язані створювати документи та працювати з ними.

ЛЕКЦІЯ 4

Принципи створення загальнодержавної системи КД і її правового забезпечення.

1. Роль державного регулювання в сфері КД.

2. Взаємозв’язок реформ державного управління і КД.

3.^* Стратегія керування документованою інформацією як ресурсом управління у сучасному управлінському середовищі.

1. Державну політику у галузі документаційного забезпечення управління визначає Верховна Рада України.

Державна політика у галузі документаційного забезпечення управління спрямована на:

а) забезпечення державного керівництва організацією документування;

б) уніфікації систем документації і впровадження у сферу управління новітніх інформаційних технологій;

в) на формування повноцінного Національного архівного фонду України.

Державна політика у галузі документаційного забезпечення управління базується на принципах:

а) розмежування повноважень його суб’єктів;

б) обов’язкового документування різних видів управлінської інформації;

в) уніфікації процесів документування управлінської інформації;

г) дотримання єдиних правових норм у роботі зі службовими документами; визначення прав власності на документаційний фонд;

д) регламентації доступу до службових документів та інформації, яку вони містять;

е) забезпечення збереженості документаційного фонду;

є) відповідальності за порушення законодавства з документаційного забезпечення управління.

Основними напрямами державної політики у галузі документаційного забезпечення управління є :

- забезпечення оптимального відображення у документах діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування та організацій ;

- уніфікація і стандартизація систем документації, що відображають основні функції державного управління та відносини юридичних і фізичних осіб з органами державної влади, місцевого самоврядування і між собою ;

- встановлення єдиних принципів документування, документообігу і зберігання документів органів державної влади, місцевого самоврядування та організацій ;

- контроль за збереженістю документальних фондів, що входять до складу Національного архівного фонду України, з метою забезпечення їх використання в інтересах громадян, суспільства і держави ;

- визначення строків зберігання документів органів державної влади, місцевого самоврядування та організацій усіх форм власності, до закінчення яких ці документи не можуть бути знищені ;

- формування і здійснення єдиної науково-технічної політики у галузі документаційного забезпечення управління з урахуванням використання новітніх інформаційних технологій ;

- розвиток законодавства і підзаконної нормативно-правової та інструктивно-методичної бази у галузі документаційного забезпечення управління.

Проведення державної політики з документаційного забезпечення управління у межах своєї компетенції забезпечують Кабінет Міністрів України, спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері документаційного забезпечення управління, інші органи державної влади, органи місцевого самоврядування та організації.

Суб’єктами документаційного забезпечення управління є органи державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи та організаціі незалежно від форми власності, об’єднання громадян, фізичні особи, які здійснюють документування та організацію роботи з документами.

Спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері документаційного забезпечення управління визначається Кабінетом Міністрів України, є окремим суб’єктом організації документаційного забезпечення управління, що здійснює управління цією сферою в Україні.

Спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері документаційного забезпечення управління у межах своїх повноважень:

- вносить пропозиції щодо формування державної політики у сфері документаційного забезпечення управління і забезпечує її реалізацію ;

- здійснює нормативно-правове регулювання відносин у сфері документаційного забезпечення управління ;

- визначає перспективи та пріоритетні напрями розвитку документаційного забезпечення управління ;

- координує діяльність вищих органів державної влади, центральних органів виконавчої влади у сфері стандартизації, інформаційних технологій, архівної справи з проведення державної політики у галузі документаційного забезпечення управління ;

- здійснює міжгалузеву координацію та функціональне регулювання у сфері документаційного забезпечення управління ;

- контролює діяльність служб документаційного забезпечення управління ;

- здійснює організаційне, нормативно-правове, науково-методичне та інформаційно-технологічне забезпечення діяльності служб документаційного забезпечення управління ;

- здійснює міжнародне співробітництво у сфері документаційного забезпечення управління, представляє Кабінет Міністрів України за його дорученням у міжнародних організаціях та під час укладання міжнародних договорів з питань документаційного забезпечення управління ;

- забезпечує розроблення національних стандартів у галузі документаційного забезпечення управління ;

- затверджує галузеві стандарти у сфері документаційного забезпечення управління ;

- погоджує правила, інструкції, методичні рекомендації та навчальні програми з питань документаційного забезпечення управління, розроблені іншими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами і організаціями ;

- вносить пропозиції щодо застосування в Україні міжнародних стандартів з документаційного забезпечення управління і забезпечує їх реалізацію;

- розробляє пропозиції щодо формування державної політики у підготовці та підвищенні кваліфікації кадрів організаторів документаційного забезпечення управління і забезпечує її реалізацію;

- розробляє комплексні цільові програми науково-дослідної роботи, координує здійснення наукових досліджень у галузі документаційного забезпечення управління та організовує впровадження їх результатів і науково-технічних досягнень у практичну діяльність ;

- визначає науково-технічну політику у галузі документаційного забезпечення управління та основні напрями його розвитку і реформування ;

- розробляє єдині вимоги до документів і документаційних процесів, незалежно від способів запису і видів носіїв інформації, з метою створення єдиної державної документованої інформаційної інфраструктури, адаптованої до міжнародної ;

- здійснює координацію розроблення і впровадження уніфікованих автоматизованих систем документування і документообігу ;

- координує розроблення, сертифікацію і ліцензування програм автоматизації документаційного забезпечення управління ;

- здійснює ведення автоматизованої нормативно-правової бази документаційного забезпечення управління.

Акти спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері документаційного забезпечення управління, прийняті у межах його повноважень, є обов’язковими для суб’єктів документаційного забезпечення управління незалежно від форми власності.

Центральний орган виконавчої влади у сфері стандартизації провадить діяльність щодо розроблення, схвалення, прийняття, перегляду, зміни, скасування, розповсюдження національних стандартів України у галузі документаційного забезпечення управління.

Національні стандарти України у галузі документаційного забезпечення управління є нормативно-правовими актами, обов’язковими для суб’єктів документаційного забезпечення управління незалежно від форми власності.

Центральний орган виконавчої влади у сфері інформаційних технологій у рамках формування Національної програми інформатизації :

- здійснює координацію впровадження у документаційне забезпечення управління новітніх інформаційних технологій у межах державних, галузевих, регіональних програм та проектів інформатизації, програм та проектів інформатизації органів місцевого самоврядування ;

- розробляє і впроваджує уніфіковані автоматизовані системи документування і документообігу ;

- забезпечує організаційну, науково-технічну, методологічну, нормативно-правову та інформаційну підтримку процесів автоматизації документаційного забезпечення управління.

Акти центрального органу виконавчої влади у сфері інформаційних технологій, прийняті у межах його повноважень, є обов’язковими для суб’єктів документаційного забезпечення управління незалежно від форми власності.

Центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи :

- контролює діяльність суб’єктів документаційного забезпечення управління з питань формування Національного архівного фонду України ;

- організовує нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення діяльності служб документаційного забезпечення управління з питань архівної справи.

Акти центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи, прийняті у межах його повноважень, є обов’язковими для суб’єктів документаційного забезпечення управління незалежно від форми власності.

Вищі органи державної влади проводять державну політику у галузі документаційного забезпечення управління у своїх апаратах та системах органів, що належать до відповідних гілок влади.

Центральні органи виконавчої влади у межах своїх повноважень:

проводять державну політику у галузі документаційного забезпечення управління у системах органів, що належать до їх відання ;

- забезпечують гарантоване комплектування і збереженість документаційних фондів підпорядкованих їм суб’єктів документаційного забезпечення управління та формування Національного архівного фонду України ;

- вносять пропозиції щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління спеціально уповноваженому центральному органу виконавчої влади у сфері документаційного забезпечення управління ;

- організовують навчання та підвищення кваліфікації працівників служб документаційного забезпечення управління підпорядкованих їм суб’єктів документаційного забезпечення управління ;

- видають нормативно-правові акти з організації документаційного забезпечення управління для мережі підпорядкованих їм суб’єктів документаційного забезпечення управління або з організації документозабезпечувальних процесів, на які поширюється компетенція відповідних органів;

- встановлюють вимоги до форм відповідних видів відомчих (галузевих) управлінських документів;

- розробляють та затверджують загальнодержавні уніфіковані форми відповідних видів відомчих (галузевих) управлінських документів;

- розробляють та затверджують відомчі (галузеві) переліки документів з визначенням строків їх зберігання.

Акти вищих органів державної влади, центральних органів виконавчої влади, прийняті у межах їх повноважень, є обов’язковими для підпорядкованих їм суб’єктів документаційного забезпечення управління.

Територіальними підрозділами спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у галузі документаційного забезпечення управління є територіальні управління інформаційного та документаційного забезпечення діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування та організацій в областях та у містах Києві і Севастополі.

Територіальні управління інформаційного та документаційного забезпечення діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування та організацій в областях та у містах Києві і Севастополі у межах своїх повноважень:

- координують діяльність місцевих органів влади, органів місцевого самоврядування з проведення державної політики у сфері інформаційного та документаційного забезпечення управління ;

- вносять пропозиції щодо формування регіональної політики у сфері інформаційного та документаційного забезпечення управління ;

- узагальнюють пропозиції щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління та вносять їх на розгляд спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері документаційного забезпечення управління;

- є державними замовниками окремих завдань (проектів) Національної програми інформатизації і головними державними замовниками регіональних завдань (проектів) інформатизації місцевих органів державної влади, органів місцевого самоврядування та організацій ;

- забезпечують розроблення окремих завдань (проектів) Національної програми інформатизації і регіональних завдань (проектів) інформатизації місцевих органів державної влади, органів місцевого самоврядування та організацій ;

- здійснюють координацію на регіональному рівні розроблення і впровадження уніфікованих автоматизованих систем документування і документообігу ;

- координують на регіональному рівні розроблення, сертифікацію і ліцензування програм автоматизації документаційного забезпечення управління ;

- контролюють діяльність служб документаційного забезпечення управління ;

- здійснюють організаційне, нормативно-правове, науково-методичне та інформаційно-технологічне забезпечення діяльності служб документаційного забезпечення управління ;

- погоджують правила, інструкції, методичні рекомендації та навчальні програми з питань інформаційного та документаційного забезпечення управління, розроблені місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування та організаціями.

- здійснюють ведення автоматизованої нормативно-правової бази документаційного забезпечення управління.

Акти територіальних управлінь інформаційного та документаційного забезпечення діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування та організацій в областях та у містах Києві і Севастополі, прийняті у межах їх повноважень, є обов’язковими для суб’єктів документаційного забезпечення управління відповідного регіону незалежно від форми власності.

Місцеві органи державної влади та органи місцевого самоврядування у межах своїх повноважень :

- реалізують державну політику у галузі документаційного забезпечення управління у системах органів, що належать до їх відання ;

- забезпечують гарантоване комплектування і збереженість документаційних фондів підпорядкованих їм суб’єктів документаційного забезпечення управління та формування Національного архівного фонду України ;

- вносять пропозиції щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління територіальним органам інформаційного та документаційного забезпечення управління ;

- організовують навчання та підвищення кваліфікації працівників служб документаційного забезпечення управління підпорядкованих їм суб’єктів документаційного забезпечення управління ;

- видають місцеві нормативно-правові акти з організації документаційного забезпечення управління для мережі підпорядкованих їм суб’єктів документаційного забезпечення управління.

Акти місцевих органів державної влади, органів місцевого самоврядування, прийняті у межах їх повноважень, є обов’язковими для підпорядкованих їм суб’єктів документаційного забезпечення управління.

Державні архівні установи та архівні установи органів місцевого самоврядування у межах своїх повноважень :

- контролюють діяльність суб’єктів документаційного забезпечення управління з питань формування Національного архівного фонду України ;

- здійснюють приймання від суб’єктів документаційного забезпечення управління на постійне зберігання документів Національного архівного фонду України ;

- організовують нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення діяльності служб документаційного забезпечення управління з питань архівної справи.

Акти державних архівних установ та архівних установ органів місцевого самоврядування з питань архівної справи, прийняті у межах їх повноважень, є обов’язковими для суб’єктів документаційного забезпечення управління незалежно від форми власності.

Служба документаційного забезпечення управління суб’єкта документаційного забезпечення управління :

- розробляє і впроваджує у практику діяльності нормативно-правову та інструктивно-методичну основу документування та організації роботи з документами : інструкцію з документаційного забезпечення управління ; положення про службу документаційного забезпечення управління ; посадові інструкції працівників служби документаційного забезпечення управління ; номенклатуру справ суб’єкта документаційного забезпечення управління ; положення про архівний підрозділ суб’єкта документаційного забезпечення управління ; положення про експертно-перевірну комісію з визначення цінності документів суб’єкта документаційного забезпечення управління та інші акти ;

- забезпечує технічне виготовлення та копіювання і розмноження документів суб’єкта документаційного забезпечення управління ;

- організовує формування документаційного фонду, створює інформаційно-пошукову систему документів, здійснює документообіг, контроль за проходженням і виконанням документів ;

- забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами суб’єкта документаційного забезпечення управління уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів;

- вносить керівництву суб’єкта документаційного забезпечення управління пропозиції щодо впровадження форм організаційно-розпорядчих документів;

- бере участь у розробленні, впровадженні та використанні автоматизованої системи документаційного забезпечення управління ;

- перевіряє за дорученнями керівництва суб’єкта документаційного забезпечення управління стан організації роботи з документами та контролю за їх проходженням і виконанням у структурних підрозділах, надає їм необхідну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами ;

- здійснює аналіз інформації про документообіг в суб’єкті документаційного забезпечення управління, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- організовує підвищення кваліфікації працівників суб’єкта документаційного забезпечення управління з питань документування та організації роботи з документами ;

- організовує забезпечення збереженості документаційного фонду та передавання справ до архівного підрозділу суб’єкта документаційного забезпечення управління, вилучення документів і справ для знищення.

У межах систем органів відповідних гілок державної влади, галузевих систем органів виконавчої влади, системи органів місцевого самоврядування та систем однорідних організацій служби документаційного забезпечення управління органів вищих рівнів контролюють діяльність і сприяють організаційному, нормативно-правовому, інструктивно-методичному, інформаційно-технологічному та іншому забезпеченню діяльності служб документаційного забезпечення управління органів нижчих рівнів відповідної системи органів чи організацій.

Служби документаційного забезпечення управління органів нижчих рівнів підконтрольні, підзвітні і методично підпорядковані службам документаційного забезпечення управління органів вищих рівнів у межах відповідної системи органів чи організацій.

Впровадження електронного документообігу

Одним з найперспективніших та найактуальніших напрямів автоматизації процесів є впровадження відомчого та міжвідомчого безпаперового електронного документообігу.

Питання впровадження відповідного процесу не є сьогодні однозначним з причин великого цифрового розриву, недостатності фінансування, а також через відсутність політичної волі, яка є першоосновою відповідного процесу.

Досягнення позитивного результату при переході до безпаперових технологій документообігу, в першу чергу, зумовлено тим, що керівник органу повинен взяти на себе усю відповідальність за відповідну реалізацію та її результат.

Розуміння керівництвом Головдержслужби усієї важливості та складності процесу, готовність до розв’язання цілої низки проблем, а також особиста участь у процесі в ролі користувачів відомчої системи електронного документообігу дали змогу досягти впродовж 2009 року непоганих результатів — станом на 31.12.2009 року 81,4% відомчого документообігу було переведено у безпаперову форму.

Переваги ЕДО:

— доступність інформації, прозорий рух документів, відсутність необхідності роздруковувати та зберігати паперові копії;

— пришвидшення опрацювання документів (так, середній час опрацювання документа у Головдержслужбі скоротився впродовж 2009 року з 24 до 6 годин;

— посилення виконавської дисципліни за рахунок глобальної автоматизації процесу;

— забезпечення оперативної та одночасної колективної роботи з документами: коли один і той самий документ може опрацьовуватись одночасно кількома працівниками.

Ризики :

— психологічний бар’єр, пов’язаний з відходом від класичних паперових процедур;

— юридичні суперечності, пов’язані з тимчасовим одночасним існуванням паперового і електронного документообігів;

— тимчасове падіння літературної якості документів;

— відсутність гарантій безперебійної роботи системи, оскільки неможливо створити таку електронну систему, яка б забезпечувала належну працездатність усіх своїх функціональних вузлів 24 години на добу та 365 днів на рік (наприклад, проблема перебоїв електричного живлення, відсутність якого повністю зупиняє роботу електронних систем);

— на глобальному рівні доводиться регулярно повертатися до питання надійності зберігання інформації та забезпечення доступу до неї у майбутньому, оскільки з розвитком інформаційного обміну зростає бажання несанкціонованого доступу до інформації і, як наслідок, вимоги щодо забезпечення захисту інформації стають більш жорсткими та вимагають застосування нових технологій захисту.

Але аналізуючи комплекс переваг та недоліків, неважко зрозуміти, що

переваг не лише більше, вони створюють можливості для організаційного розвитку та підвищення ефективності робочого процесу, а недоліки є лише тимчасовими, суб’єктивними складностями, які при бажанні нескладно подолати.

Крім того, у разі впровадження відомчого безпаперового документообігу кожен керівник може суттєво спростити собі завдання, якщо братиме за основу позитивний досвід Головдержслужби.

Так, аналізуючи відповідний досвід, насамперед кожен керівник повинен визначити для себе завдання щодо забезпечення адміністративно-управлінської основи переходу до безпаперових технологій документообігу, для чого розробляється і приймається пакет відомчих документів:

— програма (план) переведення документообігу у безпаперову форму;

— порядок організації безпаперового документообігу, в тому числі:

— посадові рольові інструкції для користувачів;

— інструкції з адміністрування системи.

— порядок застосування електронного цифрового підпису, яким, зокрема, регулюються:

— права користувача підпису;

— повноваження відповідального підрозділу з питань застосування електронного цифрового підпису в органі.

— процедура врегулювання окремих питань, пов’язаних із суперечностями процедур проходження паперових і електронних документів (управ ління змінами).

Другим за важливістю для кожного керівника є завдання щодо розв’язання питання легітимності впроваджуваного безпаперового документообігу.

Відповідне вирішується лише шляхом забезпечення усього персоналу відповідного органу, його підвідомчих установ та територіальних підрозділів юридично значимими особистими електронними цифровими підписами (далі — ЕЦП), які за своїм правовим статусом прирівнюються до власноручних та підтверджені сертифікатами відкритого ключа, що засвідчують належність ЕЦП відповідній особі

Так, саме накладений на електронний документ ЕЦП підтверджує незмінність редакції документа та однозначно встановлює його авторство, а у випадку внесення до документа навіть найнезначніших корегувань — засвідчує втрату документом юридичної сили. Беручи до уваги той факт, що готовність будь-якого персоналу до роботи у безпаперовому режимі, не зважаючи на будь-які попередні підготовчі заходи, завжди залишається на недостатньому рівні, кожен керівник повинен усвідомлювати, що єдиним шляхом „безболісного” та „безвтратного” переходу до використання безпаперового документообігу є його поетапне впровадження.

Так, за досвідом Головдержслужби, відповідне впровадження рекомендується здійснювати у п’ять етапів, перелік яких представлено у Таблиці 2.

№ етапу	Низхідний рух документів	Висхідний рух документів
1	Інформаційні документи, тобто документи, які не потребують виконання, а лише ознайомлення з ними1
2	Документи між структурними підрозділами, тобто ненормативні документи, що призначені для розгляду та опрацювання структурними підрозділами цього ж органу, або для інформування керівництва органу2
3	Окремі постановчі документи, тобто документи, які мають виконуватись у встановлені терміни3	Ініціативні документи4
4		Окремі постановчі документи, накази, нормативно-правові акти
5	Усі документи, окрім тих, проходження яких має особливості, відмінні від загального порядку підготовки та розгляду документів (кадрові документи, звернення громадян, фінансові документи та документи, що містять інформацію з обмеженим доступом)

1) Відпрацювання нисхідного руху документів на базі накладання електронних резолюцій.

2) Відпрацювання процедур безпаперової підготовки та погодження електронних документів.

3) Забезпечення унеможливлення „втрат” документів внаслідок недбалості чи помилки користувачів або системи.

4) Першими вихідними документами, що створювались та погоджувались у безпаперовій формі, були ініціативні документи.

Також вкрай важливим питанням є організація проведення відповідних систематичних навчань персоналу.

Навчання повинне проводитись на постійній основі впродовж усього

перехідного процесу і спрямовуватись не лише на доведення до персоналу інформації щодо порядку проходження електронних документів, а й на розв’язання різних системних проблем, що виникають у процесі переходу.

Крім того, під час навчань необхідно обов’язково анонсувати наступні події, кроки та нововведення, що відбуваються у процесі впровадження безпаперового документообігу.

В окремих випадках за рішенням керівника органу доцільно проводити атестацію готовності персоналу до роботи у безпаперовому режимі та знання встановлених порядків здійснення безпаперових процедур документообігу, оскільки такий підхід дозволяє оперативно виявляти допущені при проведенні навчань прогалини та стимулювати персонал до кращого опрацювання процедурних документів.

Як засвідчує наявний в Україні позитивний досвід, незважаючи на складність процесу, запровадження безпаперових технологій документообігу, навіть лише на відомчому рівні,

Введення ЕДО забезпечує розв’язання наступних проблем:

— суттєве заощадження ресурсів (кошти і час), зокрема лише на витратних матеріалах, що супроводжують паперовий документообіг, забезпечено 50% економії;

— об’єктивна оцінка трудозатрат кожного працівника у загальному результаті за рахунок прозорості усіх процесів, пов’язаних із опрацюванням електронних документів;

— подолання комунікаційних бар’єрів внаслідок автоматизації процесу обміну документами та забезпечення їх колективного опрацювання з віддалених робочих місць;

— підвищення персональної конкурентоздатності працівника на ринку праці в умовах розвитку інформаційного суспільства за рахунок освоєння нових технологій організації робочого процесу (зокрема, у Головдержслужбі керівниками усіх рівнів освоєно опрацювання електронних документів у режимі „правки” MS Word, а працівниками створення масової розсилки у одному документі з використанням сервісу „злиття” MS Word, і це при тому, що лише рік тому більшість керівників та працівників навіть не здогадувались про існування відповідних сервісів);

— збереження „живої” інституційної пам’яті, оскільки документ зберігається у тому вигляді у якому його створено (наприклад текст MS Word), а відтворення інформації не потребує складних перетворень.

Дивлячись у майбутнє, вже сьогодні можна говорити, що лише глобальний безпаперовий документообіг, об’єднаний у єдиній мережі органів влади, в змозі забезпечити швидкий цілісний документообіг, що ведеться за єдиними оптимальними правилами та регламентами, об’єднує усі типи документів, у тому числі ті, що містять інформацію із обмеженим доступом, скеровується єдиною загальнодержавною довідниковою базою, актуальність якої постійно підтримується на належному рівні, та забезпечує реальні можливості для зміни філософії організації роботи органів влади внаслідок відходу від практики контролю формального виконання документів та запровадження аналізу ступеня досягнення результату та якості кінцевого продукту.

Таким чином, створення „інформаційного дива” є можливим і в Україні, для цього лише необхідно прийняти вольове рішення та зробити низку важливих кроків. При цьому досягнутий ефект може навіть перевершити здобутки інших країн, оскільки Україна має право пройти вже проторованим шляхом, використовуючи наявний позитивний досвід.

ЛЕКЦІЯ 5

Еволюція управлінського документа як бази сучасного КД під впливом соціальних і технічних факторів.

1.Термінологічні проблеми документознавства

2. Історія вітчизняного діловодства

3. Від діловодства до КД

4.*Новий предмет для документознавства - електронний документ

1.Удосконалення системи термінів — один з найважливіших напрямів розвитку будь-якої галузі знань. Він виражається в коректуванні співвідношень між поняттями і термінами, що прийняті для їхнього позначення і, сприяє точності розуміння наукового тексту, тим самим полегшуючи наукове спілкування.

Документознавство як наукова дисципліна, що розробляє теорію інформаційної складової різних документів і їхнє соціальне значення з точки зору функціонування в інформаційному полі, існує малий період часу (в порівнянні з іншими науками) і не встигло створити розвиненого термінологічного напряму. Однак практика документування соцільно-значущої інформації існує кілька тисячоліть і має систему понять, які сформувалися в процесі технологій закріплення інформації.

Відродження й поширення рідної мови на всі сфери життя суспільства актуалізує одну з основних проблем сучасної української лексикографії - складання термінологічних словників. Терміни - це слова або сталі словосполучення, за якими закріплено наукові або спеціальні поняття певної науки, наукової дисципліни, галузі діяльності. Сукупність термінів, пов'язаних між собою понятійними зв'язками, складає термінологію, або термінологічну систему. В ній зосереджено понятійний апарат даної науки чи галузі. Це засіб професійного спілкування і водночас інструмент наукової думки.

У 1983 році в СРСР було перероблено державний стандарт "Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення". Формування розділу "Діловодство" стало завершенням термінологічних досліджень в означеній галузі. Це дозволило, якоюсь мірою, накреслити напрям подальшого формування терміносистеми діловодства як одного з практичних напрямів документознавства. пов'язаних зі сферою документування ділової інформації, яка є підвидом спеціальної інформації.

Терміносистема документознавства відбиває рівень знань про предмет цієї науки, в тому числі коливання наукової думки, все розмаїття поглядів дослідників окремих питань, тому в теоретичному плані терміни відображають багатогранність поняття, яке ними позначається, а також їхнє різне розуміння вченими.

Кожен термін конкретної наукової дисципліни розглядається з позицій адекватного відбиття глибини семантики конкретного поняття, розкриття суті його відмінності від інших понять, виражених у подібних термінах.

ДСТУ 2732—94 "Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення" в розділі "Загальні поняття" закріпив узагальнююче визначення терміну "документ": "Матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу". Такий підхід до закріплення в стандарті суті конкретного поняття сприяється не на розроблення теорії документа як специфічного матеріального об'єкта, створеного суспільством (у прямому розумінні груп, родів, видів), а на використання узагальнюючих мовних норм, які відображені у словниках, посібниках, є зібранням використовуваних у тих або інших професійних сферах, але з точки зору конкретної сфери діяльності — справочинства.

Нормативною базою, на яку спираються дослідники є "Словарь русского языка" С.Ожегова, який перевидається з доповненнями (а не переробками) з 1949 року. В словнику термін "документ" має три значення:

• діловий папір, що підтверджує якийсь факт або право на щось;

• те, що офіційно підтверджує особу пред'явника;

• письмове свідчення про щось.

Перше значення чітко визначає функцію предмета, до якого може бути заснований означений термін "документ" — суспільна, службова діяльність. У такому випадку термін "документ" потребує функціонального уточнення на основі існуючих норм мови — "діловий документ", де "діло", (справа) за означеним словником визначається як "робота, діяльність, спеціальність, коло знань" і виступає коренем слова "діловий", що означає "той, що відноситься до суспільної, службової діяльності, роботи" і є однокореневим словом, що означає суспільну службу діяльність "діловодство", ("справочинство") — "ведення канцелярських справ", що відбувається в канцелярії — "відділі установи, що відповідає за службове листування" оформлення його поточної документації. А "службовий" — "призначений для виконання обов'язків по службі", — "яка-небудь спеціальна галузь роботи".

Означені системні зв'язки мовних норм вимагають чіткого визначення поняття і його закріплення в правильно лінгвістично сформованому терміні "діловий документ", де визначення поняття асоціюється зі сферою службових обов'язків, виконання яких неможливе без використання спеціальних груп документів, що забезпечують здійснення управлінської функції будь-якого структурного підрозділу установи, підприємства, організації[5, c. 22-24].

Специфіка інформаційної складової ділового документа базується на використанні не будь-якої інформації, а спеціальної, як виду інформації за ступенем соціальної значущості (на відміну особистої та масової); спеціальна інформація, в свою чергу, підрозділяється на наукову і ділову, остання є елементом ділового документа.

Управління здійснюється на основі норм права, які характеризують і обґрунтовують кожну конкретну соціальну ситуацію, що потім відображається в управлінському рішенні, оформленому діловим службовим документом. Тому викликає подив внесення до стандарту терміна "управлінський документ", який так і не отримав свого визначення (недопустимо в ДСТУ, що претендує на монополію терміносистеми в науковому напрямі). Базуючись на методологічних підходах теорії інформації і семантичних підходах лінгвістики, означений термін створений формально, тому і не отримав визначення, бо зміст будь-якої інформації здійснює управлінську функцію в конкретній соціальній ситуації і залежить від мети і завдань використання.

Друге значення вимагає також чіткого смислового уточнення, яке і подається в стандарті [1, с.7] у терміні "особовий документ" — "офіційний документ, який засвідчує особу людини і (або) її права, обов'язки, а також службове суспільне становище і містить інші відомості біографічного характеру". Щодо "інших відомостей біографічного характеру", то біографія, резюме, спогади, які стосуються означеної фрази, не є документами офіційними, оскільки не мають повної юридичної чинності доказовості із зрозумілих суб'єктивних причин, а відтак означена фраза визначення стандарту як нормативного документа вносить плутанину в інформаційну взаємодію і подальше створення систем документів. За терміном "особовий документ" розміщено термін "документ особового походження", який, виходячи з поданого визначення, мав би означатись як "особистий документ", оскільки з визначення чітко зрозуміло, що він призначений для циркуляції в просторі, обмеженому самим створювачем (автором).

Документознавчий підхід до документа базується на його цільовому призначенні та авторстві. Тому термін "особисті документи" визначає приналежність документів конкретній особі — це документи, які створені особою у власних цілях.

В архівознавстві термін "особисті документи" використовують у значенні "офіційні документи", які засвідчують особу, її права, обов'язки, соціальний стан. Значення названого терміна в архівознавстві базується на необхідності розрізняти в складі особових фондів документи, які створив фондоутворювач ("документи особового походження") та офіційні документи, що засвідчують його особу ("особові документи").

Тому використання так званих міжгалузевих термінів в повній мірі неетично, а з позицій системного підходу недопустимо, бо стандартизований термін може мати лише одне значення.

Третє значення (за С.Ожеговим) — "письмове свідчення про щось" — окреслює документні потоки за різними ознаками, які вимагають чітких визначень понять, як видових так і типологічних. У ДСТУ містяться терміни "текст", "текстовий документ", "письмовий документ", "рукописний документ", "машинозчитуваний документ", "машинописний документ", "автограф", визначення яких не розмежовують означені терміни, а вносять ще більшу плутанину в розуміння семантики цих понять.

Архівна справа як напрям професійної діяльності здійснює певні функції щодо збереження певних масивів документів, що стосуються спеціальної галузі документування — справочинства (що й означено в назві стандарту 2732—94). Тому і терміни мають нести смислове навантаження визначень у відповідності з професійним спрямуванням, але цього не можна сказати про наведені нижче терміни.

У ДСТУ письмовий документ визначається як текстовий, інформація якого зафіксована будь-яким видом письма. Але письмовий документ з точки зору лінгвістики і семіотики може бути не лише текстовим, бо письмо (що знайшло своє відбиття у значенні етимології слова "писати" в багатьох мовах світу) розуміють як набір письмових знаків різних мовних знакових систем у вигляді зображень — графем, до яких відносять не лише літери, що виконуються руховими діями руки (як-то креслить, малює, вирізає, пише рукою, друкує на друкарській машинці і комп'ютері), отже основним в понятійному значенні тут виступає спосіб закріплення інформації, якому підпорядковані різні засоби праці.

Ось чому застосування в такому визначенні поняття "письмо" з уточненням "будь-яких видів" недопустимо, бо малюнок, виходячи з логіки науки семіотики не може бути текстовим документом (крім ієрогліфічних інформаційних повідомлень). Беручи за основу викладене, не можна погодитися із введеними до стандарту термінами "рукописний документ", "машинописний документ".

Потребує чіткого уточнення термін "машинозчитуваний документ", бо не можна розуміти під одним видом документи на перфострічках і оптичних дисках, хоча в основі технології їхнього створення лежить загальний принцип кодування[3, c. 139-141].

Терміни "текст (документа)" і "текстовий документ" тавтологічні. Особливо цікаве визначення терміну "текст" — мовна інформація, зафіксована будь-яким видом письма чи будь-якою системою звукозаписування". Саме словосполучення "мовна інформація" не має наукового підґрунтя. В науці прийнято використовувати поняття "мовні знакові системи", які поділяються на звукові (усна мова, музика) і письмові (зображення — графеми: літери, умовні зображення (лінія, колір), геометричні знаки).

Мова — це сукупність знаків, застосування яких у відповідності з певним правилами дає можливість відобразити на матеріальному носії інформацію, яка є інваріантом певного об'єкта об'єктивної дійсності. Тому за логікою означеного терміна стандарту до текстових документів ми маємо відносити музичні записи, живопис, карти, ноти тощо. Те ж саме стосується і терміна "текстовий документ".

Виникає запитання і щодо терміна "автограф". Якщо під ним розуміють маргінальний запис на будь-якому документі, то з цим можна погодитися. Але як розуміти "оригінал, написаний власноруч"? Якщо це діловий документ, то навряд чи в архіві зможуть чітко сказати, хто його створював, бо основним тут є те, хто його підписав, — від цього залежить його юридична чинність. А якщо ми маємо розуміти наукову працю "написану власноруч", то сьогодні ми навряд чи її зустрінемо в такому розумінні, бо ручкою, як М.Шагінян, сьогодні ані письменники, ані вчені не користуються і ці роботи набираються на комп'ютері, що ніяк не підходить під поняття "автограф".

Щодо терміна "істинний документ", то, на нашу думку, практично всі документи в архівах є такими, бо приймаючи на збереження ділові документи, до них ставлять відповідні вимоги. Щодо деяких особистих документів фондів особового походження, то в такому випадку потрібно чітко визначати поняття терміна з врахуванням конкретних видів.

Потребують окремого розгляду терміни загальних понять, що стосуються групи аудіовізуальних документів, вміщені у ДСТУ 2732—94. Важливе однозначне розуміння термінів, яке необхідне для правильного виконання рекомендацій у практичному напрямі. Формою удосконалення терміносистеми документознавства є її стандартизація — встановлення і нормативне закріплення єдиного значення для кожного терміна, що використовується в загальному і спеціальному документознавстві.

Не зважаючи на різні практичні форми удосконалення терміносистеми теоретичного і прикладного документознавства, шляхи їхнього розвитку як єдиної терміносистеми (загальні поняття —► спеціальні поняття) документознавства багато в чому подібні. Це дає можливість виділити напрями розвитку та удосконалення, загальні для терміносистем теоретичного і прикладного документознавства, що потребують теоретичного розроблення[4, c. 49-51].

Одним з найважливіших питань удосконалення і розроблення досліджуваної терміносистеми є створення класифікації термінів, яка дозволить визначити її межі, склад і структуру, а також виявити всю сукупність термінологічних новоутворень, синонімічних термінів, що в більшості своїй є термінологічними бар'єрами наукової дисципліни документознавства

Іншим питанням впорядкування терміносистеми документознавства є питання відмежування документознавчих термінів від термінів галузей знань, близьких до документознавства (історії, архівознавства, джерелознавства, інформатики тощо). Ця необхідність визначається великою кількістю так званих міжгалузевих термінів. До них, передусім, відносяться терміни, які функціонують одночасно в терміносистемах документознавства (діловодства), архівознавства та інформатики з незмінною знаковою стороною, але різним значенням. В основі лежить загальне поняття, але кожна з наук виділяє особливу частину змісту цього поняття, відповідно до своїх завдань.

Ще одна науково-дослідницька тема прикладного значення — розроблення державних стандартів систем документів, які використовуються у різних галузях, як термінологічних так і технологічних; основною метою стандартів є підвищення якості документа.

Концептуальною основою реалізації технологічних процесів діловодства є також сукупність наукових знань, яку представлено результатами досліджень ряду наукових дисциплін – документознавства (зокрема, управлінського), архівознавства, історичного джерелознавства, інформаційного менеджменту, правознавства, інформатики. Таким чином, під час розроблення нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства, крім вивчення практичних потреб та проблем функціонування цієї сфери діяльності, слід враховувати досягнення наукових дисциплін, що безпосередньо мають відношення до організації діловодства.

Підвищенню рівня організації діловодства в Україні у 1970–1980х рр. сприяло впровадження ЄДСД та комплексу нормативних і методичних документів, що входили до УСОРД і мали важливе значення у покращанні організації діловодства в установах України, а також формування власної республіканської нормативної та науково-методичної бази. Систематично (до середини 1980-х рр.) на сторінках журналу “Архіви України” публікувалися матеріали з питань організації й удосконалення діловодства в Україні. Важливу роль у впровадженні результатів науково-дослідних робіт з документознавства та діловодства, узагальненні й поширенні передового досвіду роботи міністерств, відомств та інших установ виконував Республіканський організаційно-методичний кабінет з діловодства. Разом з тим, у республіці відчувалася потреба у науковій установі, яка б досліджувала проблеми документознавства, висококваліфікованих документознавцях, а також наукових, методичних та довідкових виданнях з діловодства.

Розбудова державності, власної нормативно-правової бази, нові економічні умови господарювання зумовили необхідність вирішення нових завдань та проблем щодо організації діловодства в незалежній Україні. Важливим недоліком є відсутність загальної координації організації діловодства в органах державної влади, що пов’язано, передусім, з недосконалістю нормативного та науково-методичного забезпечення цієї сфери діяльності, а також слабким контролем за станом діловодства з боку Держкомархіву України і відповідних архівних установ. Виявлені в результаті анкетування та обстеження служб діловодства міністерств та інших центральних органів виконавчої влади проблеми стали підставою для визначення тематики науково-дослідної та методичної роботи УНДІАСД[7, c. 116-118].

Упродовж 1991-2004 рр. в Україні було створено власну нормативну базу, що регулює організацію діловодства в країні. Низка положень, що унормували керування діловодством з боку архівних установ та розкрили зміст такого керування, зафіксовано у другій редакції Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”. Ці положення були деталізовані в “Основних правилах роботи державних архівів України”. Основними нормативно-правовими актами з діловодства, розробленими у цей період, є Примірна інструкція з діловодства, Перелік типових документів, Порядок утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів. Серед нормативних документів слід відзначити державні стандарти та ДКУД, спрямовані на вирішення завдань уніфікації управлінської документації, а також термінологічний стандарт з діловодства й архівної справи. Разом з тим, у нормативному забезпеченні діловодства існує ряд проблем. Так, в Україні є нагальним прийняття закону, безпосередньо присвяченого правовим засадам організації діловодства, зокрема, у зв’язку з набуттям чинності законодавства щодо застосування електронних документів. Негативно позначилося на організації діловодства надання національним стандартам статусу рекомендаційних документів, що ускладнює їхнє застосування порівняно з нормативно-правовими актами. Фактично припинено ведення ДКУД.

Організацію науково-методичного забезпечення діловодства у незалежній Україні пов’язано із діяльністю УНДІАСД, інших профільних інституцій, центральних та обласних державних архівів, а також служб діловодства, відповідальних за керування діловодством та архівною справою в певній галузі або на певній території. Основними засобами такого забезпечення є примірні інструкції, номенклатури справ, переліки документів зі строками зберігання, а також методичні рекомендації щодо їх розроблення. Роль засобу науково-методичного забезпечення діловодства, починаючи з 1997 р., відіграють наукові статті, опубліковані у продовжуваних виданнях УНДІАСД та журналі “Архіви України”. Разом з тим, є потреба значного збільшення кількості публікацій в цих виданнях матеріалів методичного та консультативного характеру. Особливо це пов’язано з впровадженням нормативних документів, електронного діловодства, комерційним поширенням довідкової та методичної літератури з діловодства, що базується на застарілій нормативній базі чи нормативних документах інших держав. Не враховується ефективний досвід попереднього історичного періоду щодо систематичного проведення на базі архівних установ науково-методичних та консультативних нарад і семінарів керівників служб діловодства. Бракує наукових досліджень з історії та теорії діловодства[2, c. 329-330].

Основними перспективними напрямами нормативного забезпечення організації діловодства в Україні слід вважати розроблення та прийняття Закону України “Про діловодство”, нормативно-правових актів, що регулюють організацію електронного діловодства, гармонізацію їх з міжнародними стандартами, зокрема, у контексті впровадження систем електронного документообігу, а також перероблення у зв’язку з цими актами основних нормативних документів, що встановлюють правила документування управлінської інформації та регламентують технологічні процеси роботи зі службовими документами.

Перспективи науково-методичного забезпечення організації діловодства слід вбачати у:

а) вивченні й поширенні закордонного досвіду з керування документацією;

б) розробленні проблем уніфікації та стандартизації управлінських документів (зокрема, підготовці збірників форм ОРД, переробленні та подальшому веденні ДКУД, уніфікації текстів управлінських документів);

в) дослідженні нових видів службових документів;

г) дослідженні ролі служби діловодства в організації інформаційного забезпечення управління в установі[6, c. 47].

Враховуючи велику соціальну значущість стандартизації в галузі документознавства, затверджувати стандарти мають після широкого обговорення на сторінках спеціальних періодичних видань, із залученням спеціалістів у галузі лінгвістики, документознавства, управління, документалістики, спеціалістів-практиків, оскільки стандарт є нормативним документом, що визначає оптимальні форми документа, впливає на якість професійної діяльності конкретного суб'єкта документного процесу, знімає невизначеність ситуації.

Крім цього, створюючи стандарти, потрібно пам'ятати про зв'язок між професійною підготовкою у вищих навчальних закладах і майбутньою діяльністю випускника, бо вироблення шанобливого ставлення майбутнього спеціаліста до нормативних документів закладається у ВНЗ, де працюють науковці різних профілів, які формують наукове мислення студентів і розвивають їхню творчу думку на основі системного бачення розвитку обраної спеціальності.

В останнє десятиліття організація діловодства в Україні зазнала кардинальних змін, пов’язаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією тощо. Зокрема, розпочато створення вітчизняної нормативно-правової та методичної бази, що має регламентувати і забезпечувати раціональне здійснення процесів документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в установі, започатковано й розгорнуто діяльність наукових інституцій, спрямовану на наукове опрацювання проблем організації діловодства (переважно у тісному зв’язку з проблемами

організації архівної справи).

Актове діловодство (з XIII ст..) характеризувалось наступним:

1. Поява актового діловодства спричинено діяльністю гродських і земських судів.

2. Актові книги веліся за подвійною системою: спочатку акти записувались до чернетки-протоколу, а потім переписувались у чистовик-індукту.

3. Акти вписувались у секстерни – зошити, складені з 4-6 аркушів паперу.

4. Не доведена справа позначалась на аркушах цифрою 2 або словом «уасиа».

5. Нумерація актів проводилась по місяцям; нумерація аркушів була введена значно пізніше.

6. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства.

Приказне діловодство (XV - ХVII ст.) мало наступні особливості:

1. Документи - у вигляді стовпців - текст на смугах паперу шириною 15-17 сантиметрів. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ має форму сувої.

2. Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім - підготовка до докладу. Обговорення - приговори наказу. Складався документ - відповідь.

3. Підпис д'яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу - та людина, що виконувала записи тексту.

4. Документи систематизувалися за певними ознаками.

5. Види документів - накази царя, приречення боярської думи, указні книги. Прикази слали один одному «пам'яті», формою звертання до державних установ були чолобитні.

6. Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.

7. З'являються особливі форми документів - книги: - для грошових операцій - прибутково-расходні; - для обліку пошлін - митницькі; - для обліку врожаю - умолотні та інше.

8. В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.

9. Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа - «голова», а частина під основним текстом - «іспод».

10. Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не регулювалося законодавством.На землях правобережної України, що поступово входили до складу князівства Литовського застосовувалися актові книги (з XIII до кінця XVIII століття). Книги поділялися на: - секретні (кримінальні справи); - нотатні (дарчі, купчі, боргові, контрактні документи); - поточні (для скарг, свідчень, заяв). Цей період називають актове діловодство.

Колегіальне діловодство (з XVIII століття) характеризується наступними ознаками:

1. Петро І у 1699 році вводить гербовий папір, а у 1700 році заміняються стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колега», де оформлена система документування та діловодства колегії - колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.

2. Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату - настільний реєстр. Журнали А і В - для реєстрації вихідних документів, а С і Д - для реєстрації вхідних документів. В документах обов'язково проставлялася дата і номер.

3. Закладені основи обліку та зберігання документів: «архів». Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Групування справ в архівах. Групування документів у справах за змістом, географічною ознакою.

4. Документи, що оберталися листи, доношення, реляції, прохання, вимоги. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.

5. Частина документів складається за генеральними формулярами.

6. Найбільш важливі документи складалися секретарем.

У 1722 р. був прийнятий «Табель о рангах», який започаткував систему чинів, звань та титулів державних службовців і застосовувався до 1917 року. Набула подальшого розвитку і нормативно-правова база документування діяльності державних установ, яка остаточне відображення знайшла у виданому в 1775 році документі «Учереждения для управления». Цим документом встановлено, що основним документом спілкування між установами стає лист, а листування набуває фори ритуалу, без знання якої чиновник не міг зайняти відповідну посаду. В цей час в практику діловодства вводяться елементи організації обліку, проходження та зберігання документів. Реформування центрального державного апарату, яке відбулось протягом 1810-1812 років, передбачало створення вищого державного законодавчого органу – Державної Ради, та низки міністерств з багатоступеневою структурою, а саме поділом на департаменти, які в свою чергу складалися з відділів, а ті в свою чергу мали такі структури як столи. Така структуризація спричинила до чіткого розмежування державного апарату та швидкого створення прошарку бюрократів-чиновників, які знаходилися на службі у царя і повністю залежали від нього. Кількісне зростання апарату чиновників призвело до відповідного розширення його повноважень та моральних і матеріальних привілеїв. Набула подальшого розвитку і нормативна база діловодства. Постановою «Загальна установа міністерств» передбачалася єдність форми складання документів за наведеними зразками, а щодо створення документів складного змісту, то його структура повинна мати наступні елементи: вступ, обґрунтування та «соображенія і заключенія». На законодавчому рівні чітко встановлювався порядок проходження документів інстанціями з мінімальними відхиленнями від зазначеного шляху. Крім того, кожна інстанція для реєстрації вхідних та вихідних документів повинна була мати журнали реєстрації, які складалися з трьох частин та в яких окремо реєстрували документи верховної влади, поточні папери та таємні надходження. Самі справи, які вирішували департаменти, поділялися на три категорії: термінові, або надзвичайні; невідкладні, звичайні, чи поточні. З метою покращення роботи з документами із середини ХІХ ст.. в державних установах впроваджуються посади особистих секретарів перших керівників. Сучасне діловодство активно почало розвиватися після жовтневої революції 1917 р. Вже на початку 1918 р. Рада народних комісарів прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановлено єдиний формуляр ділового документа. У 20-х роках був створений спеціальний Державний інститут техніки управління, який займався розробкою нормативних документів щодо організації та ведення діловодства.

Серед них найбільш відомими є правила організації архівного справочинства в державних, професійних та кооперативних установах і підприємствах країни та проект «Загальних правил документації і документообігу». Однак цій заклад проіснував недовго і з його закриттям формування сучасної системи документування та забезпечення її нормативними документами було відкладене майже на сорок років. Зростання уваги до організація та ведення діловодства в СРСР почалося з 1969 року, коли була розроблена і затверджена низка загальносоюзних стандартів управлінської документації. В 1972 році почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами. В 1975 році було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 «Унифициронанные системы документации. Система организаціонно-распорядительной документации. Основные положения». Ці нормативні документи визначали вимоги до уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, а забезпечення нормативно-методологічного керівництва процесом уніфікації, стандартизації документів та розробкою уніфікованих формулярів документів було покладено на Держстандарт, який і в Україні продовжує цю роботу. Паралельно з вище зазначеним процесом уніфікації документів відбувається і розробка системи класифікації документів, а в 1984 році було затверджено 16 уніфікованих систем документації (УДС) загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УДС та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів, що дозволило зформувати в країні цілісну систему документаційного забезпечення управління. Після отримання Україною незалежності і створення самостійної держави робота щодо поліпшення діловодства в країні не припиняється. Можна відмітити наступні важливі віхи цього процесу: в Конституції України, прийнятій у 1996 році зазначено, що державною мовою в Україні є українська 10 Ю.І.Палеха Управлінське документування: Навч.посібник: у 2ч. Ч1.- К, 2003, с.37. і відповідно всі документи органів державної влади та місцевого самоврядування мають вестись на державній мові; в жовтні 1997 року Постановою Кабінету Міністрів України затверджується Примірна інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах України, органах державної влади та місцевого самоврядування ; поряд з цим розробляється та затверджується низка Державних стандартів України з діловодства та архівної справи, в яких визначаються основні правила складання та ведення діловодства в Україні; у Законах, які приймаються Верховною Радою наводяться нові типові форми, які необхідно оформляти для виконання їх вимог, вводиться в дію державний класифікатор управлінської документації, державний класифікатор професій тощо. Все це сприятиме покращенню ведення діловодства в країні, підвищить культуру складання документа та забезпечить його оптимальне просування в органах державної влади, місцевого самоврядування, підприємствах, організаціях та інших господарюючих суб’єктах в Україні.

Особливим етапом розвитку українського документознавства стали 1990–2000-і роки. Розпад Радянського Союзу прямо й опосередковано зруйнував радянську модель організації та функціонування науки. За нових обставин відбувається потужний розвиток документознавства як наукової та навчальної дисципліни. Створюються та розповсюджуються формальні структури, зокрема науково-дослідницькі центри (інститути, лабораторії, кабінети та ін.), фахова періодика, формується система відповідної освіти. У наукових виданнях, дисертаційних дослідженнях, залах конференцій відбувається обговорення об’єктно-предметної сфери, умовних меж проблемного поля документознавства, методики галузевих досліджень, певних зразків розв’язання дослідницьких завдань тощо.

З’ясування ґенези дисципліни дозволить розкриття її початковий зміст й закономірності еволюції. Лише останнім часом у вітчизняній науці з’явилися перші історіографічні праці (В. В. Бездрабко, О. М. Загорецька, С. Г. Кулешов, С. В. Сельченкова, Г. М. Швецова-Водка), які висвітлюють історію документознавства, залежності його розвитку від лона народження, зокрема діловодства [1–3, 5–10, 13–18, 21–25, 40]. Термінологічні зміни, що відбуваються з означенням практичної сфери документознавства, виявилися достатньо показовими для увиразнення особливостей побутування та розвитку науки. Вітак метою даної розвідки є висвітлення змісту термінів “діловодствo", “документаційне забезпечення управління", “керування документаційними процесами" у другій половині ХХ ст. як віддзеркалення стану прикладного шляху накопичення знань про документ у документознавчому контексті.

Активне розроблення у досліджуваний проміжок часу актуальних завдань діловодства, що знайшло відображення у масовій появі тематичних практичних посібників, публікаціях на шпальтах наукових видань, збірників конференцій, постановах органів виконавської влади, зосереджених на поліпшенні стану архівної справи в країні та розробленні Єдиної державної системи діловодства (1965–1974) (далі – ЄДСД). Серед причин актуалізації діловодної проблематики у другій половині ХХ ст. називаються: 1) ускладнення управлінських функцій; 2) упровадження електронно-обчислювальної техніки в усі сфери людської діяльності; 3) необхідність раціональної організації діловодства в установі із метою економії робочого часу, ефективності реалізації управлінських завдань і рішень; 4) успішне комбінування різних напрямів роботи з документами [35, 6–18]. Багатоплановість виявів діловодства провокувала його дослідників всебічно вивчати організацію роботи з документами. Відтак у колі визначених

шляхів осягнення документування й документообігу відбиваються такі моменти: найприйнятніші форми організації роботи з документами, матеріально-технічне забезпечення діловодства, вироблення технічних вимог, що пред’являються до документів у контексті можливостей закріплення інформації, зберігання і користування ними; економія робочого часу при оформленні документів; забезпечення дотримання суб’єктами діловодних процесів правових засад; урахування суб’єктивних факторів задля успішної постановки діловодства тощо [35, 18–22]. Саме ці дослідницькі напрями стали визначальними для накопичення практичних знань у межах традиційного (управлінського) документознавства, орієнтованих на модерний об’єкт вивчення.

3.Стрімкий розвиток діловодної сфери в управлінні миттєво знайшов віддзеркалення в галузевій термінології, яка, крім усталеного, звичного терміну “діловодство", збагачується двома іншими – “документаційне забезпечення управління", “керування документаційними процесами". Загалом у 1960–1970-х рр. склалося два основних підходи до тлумачення змісту діловодства. Перший із них полягав у визнанні діловодства різновидом управлінської праці, функцією управління, а другий – допоміжною, технічною (технологічною) ланкою управлінської діяльності установи. Діловодство стало збірною назвою для процесів документування діяльності й організації документів установи [35, 37].

При цьому під “документуванням" розумівся процес створення документів, тобто їх укладення й оформлення, а “організацією документів" – створення умов, які забезпечують зберігання і пошук документів у діловодстві, зокрема їх реєстрація, групування у справи та інші операції, що дозволяють їх використовувати в практичних і наукових цілях [35]. Власне, таке визначення “діловодства" було зафіксовано й у термінологічних словниках, датованих цим періодом, та ГОСТі 16487 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", а пізніше – у загальних положеннях ЄДСД. Раціоналізація діловодства передбачала комплекс вимог до документування, документа як “першопричини усіх … діловодних операцій" [35, 38]. Окрім звичного загального терміна “діловодство", до мовного обігу входить термінсловосполучення “діловодство в державному апараті", що змістовно окреслювало сферу посиленої уваги до перебігу документування й організації роботи з документами.

Згодом, у 1970–1980-х рр., на тлі стрімкого освоєння можливостей упровадження новітніх інформаційних технологій у сферу роботи з документами, змінюється семантичне забарвлення змісту діловодства. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни терміну “діловодства" на “документаційне забезпечення". На думку прихильників термінологічних змін подібна заміна виглядала виправданою. Це пояснювалося: 1) автоматизацією й механізацією процесів, пов’язаних із документуванням і документообігом; 2) стереотипністю сприйняття діловодства як суто канцелярської, технічної праці, що не відповідало дійсності; 3) необхідністю вживання терміну еквівалентного зарубіжному досвіду. Оскільки ні “records management", ні “documentation" адекватно не відповідали вітчизняному терміну “діловодство" фаховій спільноті було запропоновано підтримати термін “документаційне забезпечення". Практичні студіювання поняття “документаційне забезпечення" згодом знайшло суттєве іменникове уточнення – управління як сфери його провадження, що призвело до розширення терміну- словосполучення і утворення у прикінцевому варіанті “документаційного забезпечення управління".

Початково термін “документаційне забезпечення" означав: “1) документування будь-якої діяльності державних органів у будь-якій формі; 2) контроль за якістю і кількістю утворюваних документів; 3) спрощення процесів підготовки, зберігання і користування документами; 4) забезпечення зберігання і передачі на знищення чи постійне зберігання документів; 5) забезпечення функціонування технічних засобів, пов’язаних зі створенням, обробкою і зберіганням документів" [35, c. 40]. Як бачимо, за змістом документаційне забезпечення було дуже близьким до зарубіжного керування документаційними процесами (records management), що свідчить про дійсні намагання знайти еквівалент діловодству не тільки на рівні форми, але й семантичного наповнення. Час продемонстрував успішне входження цього терміну в словник

наукової лексики, а ГОСТ Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закріпив синонімічність термінів “делопроизводство" і “документационное обеспечение управления", урівнявши їх у значенні і використанні.

Активізація досліджень у сфері документаційного забезпечення управління, формування ЄДСД сприяли потужному розвитку не лише діловодства, а й управлінського документознавства. Спроби по-новому витлумачити феномен документа на тлі автоматизації систем управління привернули увагу до інформації не лише в вузькому утилітарному значенні (як-от складання уніфікованих систем документації), але й загалом, тим самим опосередковано підтримавши розвій документологічних сюжетів. Характерно, що це безпосередньо й опосередковано вплинуло на розвиток книгознавства, бібліотекознавства, бібліографознавства. Саме у цьому фаховому колі відбувається розширення аргументації на користь підміни поняття “книга" іншим – “документ". Ця пропозиція стала породженням не лише розширення змісту документаційних фондів бібліотечних, архівних установ чи інших суб’єктів інформаційної діяльності, але й відмовою від вузького значення документа, акцентуацією уваги на інформації як найширшого його тлумачення.

Як зазначає С. Г. Кулешов, “тематичне поле, полишене інформатиками, все більше заповнюється публікаціями бібліографознавців та бібліотекознавців, а пізніше книгознавців", що сприяло формуванню у їхньому середовищі новітнього розуміння документознавства [22, 36]. Відтоді дискусія про зміст документознавства, значеннєві межі документа як основи його досліджень одягається у “багато убрань": “традиційне документознавство" / “спеціальне документознавство", “загальне документознавство" / “документологія" тощо. Кожне з них прагне до часткових чи всеохопних узагальнень.

Представлене ними документознавство як парадигма новітніх можливостей вивчення документа, з урахуванням усієї актуальної праці суспільства, накопичень культури, пов’язаних контекстом практичної доцільності, прагне до конституювання, яке вони не можуть забезпечити емпірично, а тому активно потребують при цьому апелювань до практики інших наукових дисциплін. “Заземлення" на вибіркових дисциплінах документально-комунікаційного циклу від початку носило обмежений характер. Тому дискусії про розвиток документознавства останніх десятиліть ХХ ст., його зміст, місце і роль у системі наук про документ, народжені у колі певних фахівців, не вільні від однобічного представлення теми, що, зрештою, є закономірним явищем, а претензії на загальність вимагають додаткових студіювань.

У 1980-х рр. документознавцями було порушено питання про керування документацією. Воно постало з усвідомлення необхідності управління документаційними процесами так само, як і будь-якими іншими матеріальними ресурсами суспільства. Одне із перших визначень управління документацією у вітчизняній науці належить д. і. н. А. М. Соковій. Дослідниця витлумачила його як складно структурований процес, що полягає в “організації точного і повного документування діяльності підприємств, створення відповідних форм документів; впровадженні механізму контролю за обсягом і якістю створюваних документів із метою упередження появи непотрібних і надлишкових; забезпеченні якісного виконання усіх доручень і завдань, спрощенні діяльності кожної організації зі створення, накопичення і використання документальних форм; надійному зберіганні і вчасній ліквідації непотрібних документів; юридичному обґрунтуванні всіх аспектів управління документацією" [37, 11]. Визначення змісту поняття А. М. Соковою майже не розходиться із сучасним його тлумаченням [32, 8]. Пізніше, затверджена наказом Головархіву СРСР “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (1991) [12], уперше у вітчизняній практиці зафіксувала визначення керування документацією як “організація роботи з документами" [12, 25], а документування роз’яснювалося як створення будь-яких документів у процесі реалізації будь-яких функцій установи [12].

Найбільш примітною ознакою термінологічного визначення стало фактичне визнання універсальності терміну щодо сфери управління документаційними процесами. Це, в свою чергу, припускало входження всіх заходів, пов’язаних із документуванням, розповсюдженням, функціонуванням документів і їх зберіганням, у його значеннєві межі. Подібний підхід давно побутував за кордоном, із різними семантичними відтінками, залежно від історично сформованого терміну – records management (США), gestion des documents (Франція) чи Schriftgutverwaltung (Німеччина). Врешті-решт таке ставлення до управління документацією було підхоплено вітчизняною практикою, трансформувавши на концепційному рівні його у визначення – комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів [32, 8; 33, 3]. На тлі розроблення управління документацією аналізуються раціональні обґрунтування та виправдання функційного призначення канцелярій (управління справами, загальний відділ) як первинних ланок організації роботи з документами, обов’язків службовців, задіяних у керуванні документаційними процесами.

Незважаючи на певні успіхи, досягнуті наприкінці 1980-х рр. – на початку 1990-х рр. у сфері управління документаційними процесами, А. М. Сокова критично оцінювала їх, зважаючи на суттєві, типові недоліки організації роботи з документами на рівні конкретних установ чи у державному масштабі. Цілком справедливою виглядала констатація інформаційної неузгодженості між окремими документальними системами, дублювання документних показників, відсутність нівелювання рівня уніфікованості документів, різні підходи розробників систем документації до рівня їх якості, наявність паралельних документопотоків, збільшення документообігу і т.д. Серйозним недоліком визнавалася відсутність “єдиного координаційного центра" управління документацією [37, 9].

Вивчення проблеми знайшло вихід в активному освоєнні зарубіжного досвіду – основних методів і принципів організації діловодства, пропонованими у руслі records management, їх адаптації до вітчизняних умов документування й функціонування документації (з поправкою на повний “життєвий цикл документа"). Помітніше входження до наукового обігу терміну “керування документацією", “управління документацією", а згодом – “керування документаційними процесами" засвідчило нагальність для вітчизняної науки і практики ідеї цілісності діловодних процесів і архівістики. Всеохопність “життєвого циклу документа", пропагована керуванням документацією, постулює фундаментальну єдність діловодства й архівної справи, що виражає себе на кожному з рівнів побутування документів й організації роботи з ними і складає об’єктно-предметну сферу документознавства.

Це продукувало розширення кола симпатиків керування документаційними процесами. Фактами позитивної реакції, визнання доцільності удосконалення діловодних процесів з урахуванням досягнень records management стали, наприклад, потрапляння зарубіжного досвіду керування документацій ними процесами у перелік дисертаційних тем [2], навчальну літературу [9, 119–136; 21, 44–49], науково- дослідні програми провідних галузевих інституцій [29, 10–11], обговорення теми на шпальтах спеціальної періодики [36–39] і, зрештою, звершенням модифікованої національної версії ISO 15489 “Інформація та документація. Керування документацією" – ДСТУ 4423:2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами" [33, 34].

Тлумачення поняття “керування документаційними процесами", подане в ДСТУ 4423:2005, різниться від пропонованих раніше. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423–1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомовного терміну, а також некоректністю значень лексем. Тому, замість звичного “керування документацією" маємо модифіковану версію – “керування документаційними процесами". Останнє трактується як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність [33, 3].

Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого розвитку діловодства. Входження у науковий обіг термінів “документаційне забезпечення управління", “керування (управління) документацією" / “керування документаційними процесами" стало ознакою часу. Так склалося завдяки, по-перше, зростання ролі практичної сфери роботи з документами у суспільстві, по-друге, удосконалення інформаційних технологій продукування, розповсюдження, використання та збереження інформації, а, по-третє, освоєння відповідного зарубіжного досвіду. Це, в свою чергу, вплинуло на зміст документознавства як науки, зрослої на ґрунті досягнень роботи з документами. Проваджене термінологічне студіювання дозволить розкрити чинники еволюції документознавства, а відтак доповнити історію науки, її історіографію.

ЛЕКЦІЯ 6

Документована інформація як ресурс управління.

1. Роль інформації в управлінні.

2. Інформаційні ресурси: класифікація та продукування

3. Інформаційні системи та інформаційні процеси

4. *Якісно - кількісні характеристики документа як носія інформації

Інформація - документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі, які є об’єктом зберігання, пересилання та перетворення.

Документована інформація - інформація, зафіксована на матеріальному носії з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Дані - інформація, подана у вигляді, придатному для опрацювання автоматичними засобами.

Інформаційний продукт (продукція) - матеріалізований результат інформаційної діяльності, призначений для задоволення інформаційних потреб громадян, державних органів, підприємств, установ і організацій.

Інформаційні ресурси - документована інформація, що зберігається у різних інформаційних системах (базах і банках даних, бібліотеках, архівах і ін.).

1. Отримання великих обсягів інформації виливається для спеціалістів з інформатики та менеджерів у серйозну проблему. Для того, щоб ідентифікувати тільки необхідну для вирішення якоїсь проблеми інформацію, необхідно "перебирати" велику кількість даних. Дані - це "сирі" факти та цифри, в яких немає нічого особливого і які самі по собі не можуть бути корисні для менеджерів. Для того, щоб витягти "крупинки потрібного", "сировину" необхідно обробити, отримати законний інформаційний продукт, що має безпосереднє відношення до управлінської задачі. Проблема ефективної ідентифікації корисної інформації та забезпечення доступу до неї менеджерів і співробітників набуває все більшої гостроти. Інформація - це перетворені в певному контексті дані, що є змістовними та корисними для конкретних користувачів.

Про значення даної проблеми говорить той факт, що в багатьох організаціях впроваджується посада головного спеціаліста з інформації, який несе відповідальність за управління організаційними базами даних і впровадження нових інформаційних технологій. Як правило, спеціалісти з інформації стають перед проблемою вибору одного з безмежної кількості варіантів придбання апаратного та програмного забезпечення, мережного та телекомунікаційного обладнання. Обсяг даних, які здатні давати комбінації цих технологічних засобів, дуже великий. Прийняття рішень, які пов´язані із застосуванням нових технологічних засобів та управління їх ресурсами, часто покладається, передусім, на плечі головного спеціаліста з інформації. Йому потрібно інтегрувати поточні та нові технології підтримки прийняття організаційних рішень, забезпечення операційних процесів і комунікацій так, щоб співробітники організації отримували необхідну інформацію в потрібному місті та в потрібний час.

Характеристика корисної інформації

Розробка організаціями стратегічних планів, забезпечення підтримки діяльності співробітників, ідентифікація проблем, що виникають, та взаємодія з іншими організаціями багато в чому визначаються рівнем якості інформації. Один із способів огляду якості інформації полягає в оцінці її характеристик з точки зору їх значення для організації. В число значимих відмінних властивостей інформації входять час, зміст та форма (рисунок 6.1).

Рис. 6.1. Характеристики високоякісної інформації

У загальному розумінні інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. При цьому інформація відображає стан та його зміни в певній системі.

Стрижнем науково обґрунтованого управління є своєчасна і повна інформація про ситуацію, в якій приймається рішення, про шляхи його реалізації, про цілі управління і можливі наслідки.

В умовах сучасного складного комплексного виробництва, високих темпів науково-технічного розвитку та інтенсивних потоків інформації керувати по-старому просто неможливо. Ось чому управління стало наукою, а переробка інформації - галуззю індустрії, що базується на сучасній обчислювальній техніці.

Слід сказати, що на інформаційну роботу витрачається близько третини часу вченого. Більша частина цього часу йде на знаходження необхідних відомостей. Якщо взяти до уваги, що на невиробничі витрати припадає 50 % всього часу, то можливі втрати тільки внаслідок погано поставленої інформації будуть складати багато мільйонів гривень щорічно.

Істотним каналом втрат, який слід перекрити, залишається нераціональне комплектування інформаційних фондів, надлишок інформації. Підраховано, що не менше половини цих фондів взагалі не використовується.

Нині найвужчим місцем, яке стримує прогрес, є не відсутність наукових досягнень, а незадовільна їх реалізація. До впровадження доходить не більш як 30-50 % розробок. Решта або зовсім не використовуються, або впроваджуються дуже повільно. Однією з причин цього є затримка інформації. Покращання інформаційного обслуговування прискорить реалізацію нових ідей. А це тільки в Україні дасть можливість зберегти десятки мільйонів гривень щорічно.

Інформація - це сукупність різних повідомлень про зміни, які проходять у системі й навколишньому її середовищі. Управління як інформаційний процес складається з обміну інформацією між органом управління, керованим об´єктом і зовнішнім середовищем.

Інформація виступає як основа процесу управління. За допомогою інформації реалізується зв´язок між суб´єктом і об´єктом або між керуючою і керованою частинами системи управління.

Управління має справу з величезними масштабами інформації, розмір якої безперервно збільшується в міру росту обсягів виробництва продукції. В цілому обсяг інформації зростає майже пропорційно квадрату росту обсягу виробництва.

Організаційно-практична діяльність керівника і управління також багато в чому носить інформаційний характер, бо враховує одержання інформації для прийняття рішень і передачу інформації про прийняті рішення.

Інколи роль інформації в процесі управління абсолютизують, а сам процес управління руху інформації представляють як процес її перетворення з вихідної в командну, результативну.

Процес управління не можна повністю зводити до перетворення інформації. Його зміст значно більший. Дія на людину - це не стільки акт передачі їй інформації, скільки складний соціально-психологічний процес взаємодії людей, який містить такі фактори, як обов´язок, воля, авторитет, мораль та ін.

Одна і та ж інформація по-різному діє на різних людей. І це через те, що не тільки інформація діє в процесі управління, а людина діє на людину, по-різному використовуючи при цьому інформацію як основу і засіб дії в залежності від того, хто або що є об´єктом дії.

Роль інформації неоднакова для різних етапів або стадій процесу управління. На одних стадіях управління важливий обсяг інформації, її види, можливості одержання нової, додаткової інформації, на других - її рух, на третіх - можливості її обробки.

Так, при визначенні мети управління важливий обсяг інформації, її новизна, цінність, повнота тощо. Чим більше відомостей про сучасні наукові дослідження використано під час розробки мети управління, тим об´єктивніше формулюється ціль, тим значніша вона для процесу управління.

В оцінці ситуації найбільше значення мають види інформації, що визначають можливість комплексного і системного підходу до цієї оцінки, а в подальшому - до розробки управлінських рішень. На стадії розробки управлінських рішень і аналітичної діяльності велику роль відіграють можливості обробки відібраної для одержаного рішення інформації, що залежать від форми її подачі.

Явища реального світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об´єктивно відображуються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці. Подібно до речовини й енергії, інформацію можна зробити, обробляти, зберігати, передавати, використовувати.

Інформація означає тлумачення, повідомлення, роз´яснення, викладання. В теорії управління до неї відносять такі сигнали (відомості, повідомлення), які несуть знання, зменшують невизначеність.

Якщо повідомлення або його частина для даного одержувача не є інформацією, то воно називається пізнавальним шумом, або якщо в таких відомостях немає потреби - кібернетичним шумом. В економічний літературі використовують також поняття "мета-інформація", під якою розуміють інформацію, похідну від тієї, яку одержують безпосередньо.

Інформацію у формі повідомлень, відомостей не можна віднести ні до матерії, ні до свідомості. Вона властива як живій, так і неживій природі. Якісна різноманітність об´єктивного світу зумовлює якісну багатозначність інформації. На відміну від неживої природи, яка може бути тільки джерелом інформації, жива природа, крім того, сприймає і переробляє її. Людина, як істота соціальна, одержує, збирає, зберігає, свідомо переробляє і використовує інформацію у своїй цілеспрямованій діяльності. На практиці всі технологічні, організаційні, економічні та соціальні процеси породжуються, супроводжуються і спрямовуються інформаційними процесами, які відображають різні взаємовідносини між об´єктами живого світу і становлять суть і форми зв´язку між управлінськими системами.

До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв (у вигляді електричних імпульсів, усної мови, магнітного запису, показань лічильників, письмових документів, перфокарт та ін.) Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, насамперед у вигляді різних паперових документів, магнітних стрічок, барабанів, перфокарт і перфострічок.

Інформацію передають організовано (формально) і стихійно (неформально). Так, періодичні звіти за визначеною формою становлять організований зворотний зв´язок, а стихійне поширення чуток - неформальні канали зв´язку між людьми.

Теорія інформації, основи якої були сформовані К. Шеноном, застосовується для визначення швидкості, з якою можна передавати інформацію каналами зв´язку. На швидкість передачі інформації впливають джерело сигналу (дискретний або безперервний сигнал), характеристики каналу зв´язку (його пропускна здатність) і шуму.

Практика свідчить, що в сучасних умовах ефективність управління значною мірою залежить від інформаційного забезпечення, від повноти інформації.

Підвищення вимог до організації служби інформації в системі менеджменту обумовлено високим динамізмом сучасного виробництва, частковою зміною параметрів основних факторів виробництва і вимог до одержуваної продукції (послуг). Тільки систематизована інформація дає змогу менеджеру визначати ефективність організаційно-економічних, агротехнічних, соціальних та екологічних заходів і залежно від умов, що складаються, змінювати намічену програму. Чим краще інформований менеджер, тим оперативніші, вищі за своєю якістю його рішення.

Для того щоб прийняти правильне рішення, необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатися тільки кількістю документів, сторінок, показників. Можна збирати і обробляти величезні масиви відомостей, які або будуть не потрібні для прийняття рішень, або їх не можна буде засвоїти і використати. Інколи короткі документи можуть бути більш змістовними, ніж великі доповіді й довідки.

Правильне визначення кількості інформації дає змогу уникнути перевантаження керівників і спеціалістів, оскільки існує показник межі інформації, яку може переробити людина за певний період. На практиці здебільшого спостерігається перевантаження інформацією виробничого персоналу приблизно у 3-4 рази порівняно з нормами.

2. Згідно законодавства України інформація – відомості, подані у вигляді сигналів, знаків, звуків, рухомих або нерухомих зображень чи в інший спосіб [3].

Важливо визначити різницю між даними та інформацією. Прийнято говорити, що інформація являє собою дані разом з їх інтерпретацією. Згідно чинного законодавства України, дані – інформація у формі, придатній для автоматизованої обробки її засобами обчислювальної техніки [3].

За європейськими стандартами, знання – це комбінація даних та інформації, до яких додається точка зору, навички та досвід експерта, що дає вагомий результат, який може бути використано для прийняття рішень. Знання може бути вичерпним та/або вузьким, індивідуальним та/або колективним.

За іншим визначенням дані – це результат простого збору визначених фактів; інформацією вони стають лише при зв’язуванні у щось корисне, комбінацію хто, що, де і як. У свою чергу знання – це розуміння, як і чому щось відбувається [4]. На жаль, українське законодавство взагалі не визначає поняття «знання».

Дані, інформація, та знання являють собою абстрактні об’єкти [5]. Для роботи з ними необхідна їх матеріалізація у вигляді інформаційних ресурсів. Згідно законодавства України інформаційний ресурс – сукупність документів у інформаційних системах (бібліотеках, архівах, банках даних тощо) [6].

Документ – це упорядкована сукупність даних, інформації та знань, яка надає можливості доступу, передачі, обробки, тощо. Прикладом документа може бути паперовий документ, фільм, комп’ютерний файл, тощо [1].

Середовищем зберігання документів є інформаційно-комунікаційна система, яка забезпечує доступ, обмін інформацією та її обробку. Така система не обов’язково повинна бути комп’ютеризована.

Інформаційні ресурси можна класифікувати за такими ознаками [5]:

1. Приналежність ресурсу до певної організаційно-технологічної системи (наприклад, бібліотечної мережі, ЗМІ, корпоративної системи).

2. Спосіб виділення об’єктів обліку (твори, документи, видання, бази даних, інтернет-сторінки, сайти, тощо).

3. Призначення ресурсу (масова інформація, освіта, бізнес, переписка).

4. Зміст ресурсу:

- тематичний;

- об’єктний;

- функціональний.

5. Видовий склад ресурсу (види документів).

6. Джерело інформації:

- національне або закордонне;

- офіційне або неофіційне;

- тощо.

7. Правовий статус ресурсу (публічні документи, об’єкти інтелектуальної

власності, спам, таємні документи, тощо).

8. Структурний тип ресурсу, що включає:

- можливість відділення даних від програм та представлення;

- формати;

- кодування;

- інше.

9. Відкритість ресурсу (відкритий або з обмеженим доступом).

10. Ступінь структурованості інформації.

11. Спосіб розповсюдження і носій.

12. Мова ресурсу.

Крім того, інформаційні ресурси мають ряд характеристик. Основними характеристиками продуктивності є:

- пропускна спроможність;

- час відгуку;

- час затримки.

Не менш важливою характеристикою інформаційного ресурсу є його вартість.

При цьому вартість інформаційного ресурсу визначається не тільки (і не стільки) вартістю використаних при його створенні програмних засобів, а і вартістю інформації, яка в нього закладена.

Комп’ютеризовані інформаційні ресурси можна розділити на такі основні види:

1) файлові системи;

2) бази даних;

3) інформаційні сховища;

4) інформаційні колектори;

5) веб-ресурси.

Файлові системи є найпростішим і найбільш розповсюдженим типом інформаційних ресурсів. Вони дозволяють зберігати дані, інформацію та знання довільного типу та довільної структури.

База даних – це інформаційний ресурс, що дозволяє впорядковано зберігати дані о групі об’єктів, які мають однаковий набір властивостей. Приклади баз даних: FoxPro, Microsoft SQL Server. Класифікація баз даних проводиться за такими критеріями:

1. За характером інформації, яка зберігається:

- фактографічні (картотеки);

- документальні (архіви).

2. За способом зберігання даних:

- централізовані (зберігаються на одному комп’ютері);

- розподілені (використовуються в локальних і глобальних

комп’ютерних мережах).

3. За структурою організації даних:

- ієрархічні;

- табличні (реляційні);

- об’єктні.

Варто зазначити, що при розробці сучасних систем інколи доречно використовувати БД із змішаною структурою [7].

Інформаційні сховища використовуються для зберігання інформації – даних з визначеними взаємозв’язками між ними. Вони представляють собою системи, які, спираючись на бази даних (або інші ресурси), надають користувачам підготовану в певній формі інформацію. Таким чином, інформаційні сховища слід використовувати там, де необхідно отримувати не окремі дані в невеликій кількості, а розв’язувати аналітичні задачі, пов’язані з обробкою великої кількості різнорідних даних з різних джерел.

Інформаційні колектори. Використовуються для зберігання знань. Прикладом інформаційного колектора може бути бібліотечна система GreenStone. Такі системи призначені для зберігання неструктурованої інформації, що призводить до ряду їх особливостей.

Веб-ресурси представляють собою ресурси, які зберігаються на різних елементах, розподілених по гетерогенній мережі. Прикладом такого ресурсу є мережа Інтернет. Перевагою даного типу ресурсу є надійність та забезпечення зручного доступу. Недоліком є складність організації управління і пошуку. Продукування інформаційних ресурсів є одним з основних завдань інформаційного суспільства [8]. Під продукуванням інформаційних ресурсів ми розуміємо створення нових видів інформаційних ресурсів на основі існуючих даних, інформації, знань [9, 10].

Для створення ефективних інформаційних ресурсів необхідно провести повний і ґрунтовний аналіз даних, інформації та знань, які закладаються у ресурс, визначити взаємозв’язки між ними. Це є основною проблемою при створенні автоматизованих засобів розробки інформаційних ресурсів [11, 12].

Історично першою технологією продукування інформаційних ресурсів є ручна обробка даних, інформації, знань. Зараз все більшого поширення набувають автоматизовані системи продукування інформаційних ресурсів. До них можна віднести засоби автоматизації розробки та наповнення баз даних, інформаційних колекторів, тощо. Зазначимо, що бази даних, сховища та колектори стають інформаційними ресурсами лише тоді, коли вони наповнені даними, інформацією та знаннями. Крім того, ці засоби забезпечують створення лише певних видів інформаційних ресурсів і не визначають загального підходу до створення інформаційного ресурсу. А у деяких випадках, окремі бази даних (інформаційні сховища, інформаційні колектори) можуть бути лише фрагментами великого інформаційного ресурсу.

Процес продукування інформаційного ресурсу потребує реалізації декількох етапів:

1) формалізація;

2) визначення параметрів ресурсу;

3) інтеграція;

4) захист;

5) визначення засобів;

6) системна інтеграція технології.

На першому етапі вирішується задача формалізації створення того чи іншого ресурсу. Інформаційний ресурс повинен дозволяти вирішувати певні задачі (існуючі або потенціальні), а тому має задовольняти ряду вимог. На даному етапі проводиться формальний опис таких вимог, який представляє собою опис на певній мові ресурсу, що розроблюється – від мети створення до засобів реалізації. Для формалізації може бути використана структурована природна мова, умови, характеристики, моделі, правила тощо.

На другому етапі визначаються конкретні параметри необхідного ресурсу. Серед них можуть бути спосіб та порядок доступу, характеристики інформації (даних, знань), що зберігаються, об’єм даних, структура ресурсу, тощо.

Важливим питанням є інтеграція інформаційного ресурсу з іншими ресурсами та з інформаційною системою користувача. Інтеграція інформаційних ресурсів може проходити на трьох рівнях:

- рівень файлів;

- рівень операційного середовища;

- рівень інформаційно-телекомунікаційних систем.

Інтеграція інформаційних ресурсів може бути досягнута за рахунок визначення єдиних стандартів взаємодії ресурсів. Прикладом такого стандарту може бути клас стандартів OSI (Open Systems Interconnection reference model).

Дуже важливою на сьогодні є задача забезпечення захисту інформаційного ресурсу, тому що у інформаційному суспільстві знання, інформація, дані стають найбільшою цінністю. Все це призводить до необхідності урахування питань безпеки при розробці ресурсу на абонентському, канальному і мережених рівнях.

Для цього використовуються організаційні і технічні методи та засоби захисту. На абонентському рівні застосовуються системи розмежування та розподілу прав доступу до засобів доступу інформаційно-комунікаційної мережі. На канальному рівні застосовуються методи сегментації та логічної структуризації інформаційних потоків та відповідні технічні засоби, як то мережеві маршрутизатори та мережеві екрани для локальних мереж. На мережевому рівні застосовуються міжмережеві екрани та криптографічні методи та засоби захисту від несанкціонованого доступу. Для забезпечення адекватного цінності інформаційного ресурсу захисту інформації пропонується застосування системи управління безпекою організаційної структури, яка об’єднує методи і засоби захисту в єдину систему (Security Manager) [10].

За визначеними на попередніх етапах відомостями обираються засоби створення інформаційного ресурсу. Варто зазначити, що створення комп’ютеризованої інформаційно-комунікаційної системи не завжди є виправданим. Якщо приймається рішення про доцільність створення саме комп’ютеризованого ресурсу, то для його створення (або для створення окремих його частин) можливе використання існуючих технологій автоматизації розробки баз даних, інформаційних сховищ та інформаційних колекторів.

Продукування інформаційного ресурсу являє собою циклічний процес. Інформаційний ресурс повинен постійно розвиватися. Після реалізації ресурсу або навіть певної його частини виникають нові задачі, які призводять до необхідності нового циклу вдосконалення. Крім зазначеного порядку роботи можливий (і природній) зворотній шлях – повернення на попередні етапи продукування інформаційного ресурсу.

При проектуванні інформаційного ресурси необхідно визначити, які засоби обробки інформації він має реалізовувати.

Важливою задачею є організація пошуку у інформаційному ресурсі [13]. Можна виділити такі методи пошуку:

1) повний перебір;

2) індексація;

3) класифікація;

4) тегування.

Кожен з методів має свої переваги і недоліки. В залежності від виду ресурсу доцільно використовувати ті чи інші методи пошуку. Для забезпечення ефективного пошуку засоби пошуку необхідно передбачити ще при проектуванні інформаційного ресурсу.

Пошук інформації досить часто організовується ієрархічно, тобто ведеться пошук у результатах попереднього пошуку. У таких випадках пошук буде проводитися швидше, якщо зберігати проміжні результати пошуку. Таким чином можна не починати пошук спочатку. Однак такий підхід складно застосувати у деяких пошукових системах, так як він вимагає додаткових ресурсів. Тому досить часто ієрархічний пошук реалізується простим додаванням нової умови до попередніх (Наприклад, у пошуковій системі Google).

Використання індексації, класифікації та тегування вимагає первинної обробки інформації. Така обробка включає аналіз інформації з метою її класифікації. Таким чином неструктуровану інформацію можна певним чином структурувати. Аналіз документів може проводитись за змістом або за діями користувачів.

Аналіз за діями користувачів дозволяє з’ясувати, наскільки документ відповідає визначеним для нього ключовим словам чи класам. Прикладом може бути індексація веб-ресурсів роботами пошукових систем. Такі роботи оцінюють релевантність сторінок. Для фільтрування „небажаних сторінок можна використовувати сервіси, які дозволять користувачам відмічати такі сторінки, так що в подальшому вони не будуть включатися в пошук.

Таким чином, можна стверджувати, що для досягнення конкурентоспроможності організаційної структури на ринку їй необхідно розробляти ефективні інформаційні ресурси та системи їх обробки. Тому дуже актуальним є питання визначення єдиного універсального підходу, який дозволив би приймати обґрунтовані рішення та обирати оптимальні засоби та методики для продукування інформаційних ресурсів.

3. Під інформаційною системою розуміють сукупність видів діяльності, що забезпечують збір, переказ, зберігання, відбір, обробку, видачу та подання інформації на запит управління. Завданням інформаційної системи є забезпечення достатньої кількості правильних та докладних даних у потрібний час для підготовки рішення.

Загальними характеристиками інформаційних систем і організацій є такі.

1. Будь-яка інформаційна система й організація є системою, яка може бути піддана аналізу, побудована і керована на підставі загальних принципів побудови систем.

2. Подібні системи більш динамічні, ніж статичні, у зв'язку з чим треба враховувати їх динамічну природу.

3. Елементи кожної системи з'єднані функціонально. Будь-яка організація або інформаційна система видає вихідну продукцію, яка є ціллю системи. Вихідною продукцією інформаційної системи є інформація, на підставі якої приймається певне рішення. Основна частка зусиль, що скеровані на побудову інформаційної системи, присвячена програмуванню цих рішень.

Інформаційна система може бути ручною, механізованою чи автоматизованою залежно від того, які засоби використовуються для виконання завдань, що стоять перед нею. Управлінські інформаційні системи в державному управлінні належать до класу управлінських інформаційних систем (Management Information System — MIS).

Технологічною основою управлінської інформаційної системи є інформаційний процес. Він складається з таких процедур:

• збір даних, реєстрація — метою є одержання точного, своєчасного, достовірного і повного відображення всієї інформації про діяльність необхідних об'єктів;

• передача даних — здійснюється доставка необхідної інформації з різних носіїв інформації, наприклад, пошти, можливо кур'єром чи ін.;

• збереження інформації — ця процедура пов'язана з багаторазовістю, тривалістю використання умовно-постійної інформації в обробці, необхідністю накопичення інформації у зв'язку з розривом у часі її збору й обробки;

• обробка інформації — послідовність арифметичних і логічних операцій з одержання результативної інформації, наприклад, розрахунок відносних показників фінансової діяльності підприємства, установи, організації на основі первинних даних;

• передача результатної інформації — здійснюється передача інформації переважно у вигляді файлів;

• споживання результатної інформації — використання результатів обробки інформації для діяльності безпосередньо органів державного управління.

При побудові управлінської інформаційної системи важливим є питання про джерела інформації. Законом передбачено або встановлено носії інформації: документи та інші носії, які є матеріальними об'єктами, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи. Документ — це встановлена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві. Первинний документ — це документ, що містить у собі вихідну інформацію. Вторинний документ — це документ, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки одного чи кількох документів.

Збір інформації залежить від управлінських завдань та потреб. Від цього визначаються і відповідні методи збору інформації. Тому передусім визначається мета збору інформації, тобто треба усвідомити, яка інформація (за змістом), кому (якій категорії користувачів), коли (до якого терміну або на якому етапі роботи) та в якій формі (на якому рівні згортання) потрібна.

Залежно від методів вивчення інформаційних потреб спеціалістів можна вести мову про дві групи методів виявлення інформації: засновані на аналізі проблемних ситуацій; засновані на аналізі функціонально-посадових обов'язків державних службовців. Нині є два підходи до обробки інформації: кількісна обробка; якісний аналіз.

У свою чергу кількісна обробка поділяється на первинну та вторинну обробку. Первинна обробка інформації базується на обробці первинної інформації, що отримується безпосередньо від різних джерел інформації (наприклад, населення, підприємств, тощо). Роботу з отримання первинної інформації називають польовими дослідженнями. Вторинна обробка базується на даних, отриманих у результаті первинної обробки, і має назву кабінетних досліджень.

Якісний аналіз базується на результатах кількісної обробки інформації та виконується спеціалістами — державними службовцями (адміністративними менеджерами, економістами, юристами та ін.). Але є деякі загальні прийоми, які можна порекомендувати, наприклад логічний аналіз, ділові ігри, розгляд конкретних ситуацій, проведення семінарів, нарад, конференцій, мозковий штурм та ін.

Процес управління вимагає ефективного обміну інформацією між працівниками і менеджерами для досягнення мети організації. Такий обмін інформацією між людьми у процесі управління здобув назву комунікації. Комунікації (лат. communicatio) в менеджменті — це акт спілкування, зв'язок між двома або більше індивідумами, заснований на взаєморозумінні; повідомлення інформації однією особою іншої або ряду осіб.

ЛЕКЦІЯ 7

Документаційні системи (ДС) у КД.

1. Характеристики ДС: достовірність інформації, цілісність, відповідність, всебічність, систематичність.

2. Розроблення та впровадження документаційних систем.

3.^* Припинення функціонування ДС.

1. Стратегія керування документаційними процесами базується на розроблянні та запроваджуванні політики, процедур і методики та розроблянні й впроваджуванні документаційних систем такими способами, які відповідають операційним вимогам організації та узгоджуються з вимогами її регуляторного середовища.

Стратегія, прийнята організацією для документування своєї ділової діяльності, має визначити, які службові документи необхідно створювати та коли, як і де їх слід долучати до документаційної системи.

Впровадження стратегії для узгодженості документаційних систем може містити:

a) розробляння документаційних систем,

b) документування діяльності документаційних систем,

c) навчання працівників, що постійно працюють з документами, та іншого персоналу роботі зі службовими документами,

d) конвертування службових документів у нові документаційні системи, формати та здійснювання контролю за цими процесами,

e) встановляння норм і розробляння заходів щодо їх дотримування та виконання,

f) визначання строків зберігання та прийняття рішень щодо службових документів, які мають значну цінність, відповідно до вимог регулятивного середовища.

Стратегію керування документаційними процесами документують у вигляді стратегічного плану як стратегічний план інформаційного керування та долучають до планової документації організації. Інформаційні системи, прикладні робочі програми та комунікації разом із робочими процесами, які вони забезпечують, треба розробляти, модифікувати або переробляти таким чином, щоб під час здійснювання ділової діяльності службові документи, які відповідають вимогам, створювали і долучали як усталену практику.

Характеристики документаційних систем

Документаційні системи мають забезпечувати створювання службових документів із характеристиками, визначеними у підрозділі 7.2. Характеристики систем описані у пунктах 8.2.2—8.2.6.

Достовірність інформації

Будь-яка система, застосовна для керування документаційними процесами, має бути придатною до безперервної та регулярної роботи згідно із встановленими процедурами та обов’язками.

Документаційна система має:

a) у встановленому порядку долучати всі службові документи у тій сфері діяльності, на яку вона поширюється,

b) систематизувати службові документи у спосіб, який відображає робочі операції автора службових документів,

c) захищати службові документи від несанкціонованих змін або знищення,

d) у встановленому порядку функціонувати як первинне джерело інформації про дії, задокументовані в службових документах, та

e) забезпечувати доступ до всіх службових документів та пов’язаних із ними метаданих.

Достовірність інформації, що міститься у системі, документують шляхом створення і ведення документів про роботу системи. Ці документи мають демонструвати відповідність системи зазначеним вище критеріям. Документаційна система має реагувати на зміни у вимогах до ділової діяльності, але зміни у системі не повинні впливати на властивості службових документів у системі.

У той же час передавання службових документів з однієї системи до іншої здійснюють у спосіб, який не впливає негативно на властивості службових документів.

Цілісність

З метою попередження несанкціонованого доступу, знищування, змінювання або вилучання службових документів, запроваджують контрольні заходи, такі як відстежування доступу, контроль користувачів, санкціоноване знищування та убезпечування збереженості. Ці контрольні заходи можуть міститися в системі або бути зовнішніми для певної системи. Для електронних службових документів організації може бути визначено, що будь-яка зміна у функціюванні, заміна програмного забезпечення на нову версію або встановлювання нової форми обслуговування не повинні впливати на цілісність службових документів.

Відповідність

Документаційними системами керують згідно з вимогами до організації поточної діяльності, вимогами регуляторного середовища та очікуваннями суспільства від результатів функціювання тієї сфери діяльності, у межах якої діє організація. Персонал, який створює службові документи, має розуміти, як ці вимоги впливають на його ділову діяльність. Відповідність документаційних систем цим вимогам регулярно оцінюють, а документи про результати оцінювання зберігають з метою свідчення.

Всебічність

Документаційні системи керують документаційними процесами, які є результатом усіх напрямів ділової діяльності організації або підрозділу організації, в якому вони функціонують.

Систематичність

Керування створюванням та зберіганням службових документів здійснюють систематично. Методику створювання та зберігання службових документів треба систематизувати як шляхом розробляння і функціювання документаційної системи, так і системи ділової діяльності.

Документаційна система передбачає точне задокументовування політики, встановлених обов’язків та формальну методологію керування нею.

2. Етап А. Попереднє дослідження

Мета етапу А — забезпечити розуміння адміністративного, правового, ділового та соціального контексту, в якому діє організація, щоб визначити головні чинники, що впливають на її потреби у створенні та зберіганні службових документів.

Етап А також допомагає визначити сильні та слабкі сторони організації у сфері керування документаційними процесами. Він допоможе розробити ґрунтовні підстави для визначання обсягу робіт з проектування документації та діяльності, що потребує підтримки керівництва.

Попереднє дослідження необхідне для прийняття ефективних рішень стосовно документаційних систем організації. Воно допоможе визначити проблеми щодо роботи зі службовими документами в організації та оцінити можливості та різні потенційні ризики.

Етап А передує розроблянню схеми класифікації напрямків діяльності та процесів, заснованих на функціях, для визначення питання, які службові документи треба долучати та як довго їх зберігати. Разом із двома наступними етапами В та С попереднє дослідження допоможе також оцінити обов’язки організації щодо службових документів та їх відповідність вимогам зовнішніх організацій до створення та зберігання документів. Результати дослідження на цьому етапі також є основою для оцінювання наявних систем.

Етап В. Аналізування ділової діяльності

Мета цього етапу — розробити концептуальну модель, де зазначити напрямки роботи організації та процедури її виконання. Модель демонструватиме зв’язок службового документа як з діяльністю організації, так і з конкретними процесами цієї діяльності. Вона сприятиме прийняттю рішень про наступні кроки у створенні, долучанні, контролюванні, зберіганні та передаванні службових документів до архіву або вилучанні їх для знищування та доступу до них. Це особливо важливо у середовищі електронного бізнесу, в якому достовірні документи долучають і зберігають лише за наявності належним чином розробленої системи. На цьому етапі визначають засоби для проведення та документального оформляння систематизованого аналізу ділової діяльності та високоефективного використання його результатів.

Аналізування ділової діяльності та процесів забезпечить розуміння взаємозв’язків між діяльністю організації та її службовими документами.

Результатами цього етапу можуть бути:

a) документи, що описують напрямки діяльності та робочі процеси організації,

b) схема класифікації напрямків діяльності, де зазначені функції організації, напрямки її діяльності та дії в ієрархії взаємозв’язків, та

c) схема процесів діяльності організації, де зазначені місця, в яких створюють службові документи або їх отримують як результати ділової діяльності.

Результати аналізування надають підстави для розробляння засобів керування документаційними процесами, а саме:

a) тезауруса термінів для контролю мови під час складання заголовків та індексування службових документів у профільному діловому контексті, та

b) номенклатури справ, яка визначає строки зберігання документів та дії щодо їх переміщення.

Аналізування також допоможе визначити та впровадити відповідну стратегію щодо метаданих та формальне встановлення обов’язків під час зберігання службових документів.

Етап С. Встановляння вимог до службових документів

Мета цього етапу — визначити вимоги організації до створення, одержування та зберігання службових документів у процесі її діяльності та документально оформити вимоги у структурованій формі, яку легко використовувати. Зберігання відповідних службових документів сприяє належному здійсненню ділової діяльності. Цим забезпечується підзвітність окремих осіб та організацій за свої дії у правових та адміністративних справах. Також забезпечується їхня підзвітність діловим колам та групам зі спорідненими інтересами, внутрішнім та зовнішнім, а також реагування на їхні потреби та очікування.

Ці вимоги до документації визначають шляхом систематичного аналізування потреб діяльності, правових та регуляторних зобов’язань та більшої відповідальності перед суспільством.

Оцінювання ризиків організації у випадку, коли службові документи не створюють і не зберігають, також допомагає визначити вимоги до них. Цей етап також забезпечує засади для створювання, зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування, основу для розробляння систем, до яких долучатимуть та в яких зберігатимуть службові документи, а також контрольні показники для оцінювання наявних систем.

Результатами виконання цього етапу є:

a) перелік всіх джерел, що містять вимоги до службових документів, які мають суттєве значення для організації,

b) перелік регуляторних, ділових та будь-яких загальніших вимог суспільства до зберігання службових документів,

c) звіт про оцінення ризиків, підписаний керівництвом, та

d) офіційний документ для керівництва і персоналу, який встановлює вимоги до зберігання документації в організації.

Етап D. Оцінювання наявних систем

Мета цього етапу — огляд наявних в організації документаційних та інших інформаційних систем, щоб оцінити рівень їх ефективності у разі долучання та зберігання документів про ділову діяльність. Оцінювання допоможе виявити будь-які розбіжності між встановленими вимогами організації до службових документів та їх виконанням і можливостями наявних систем. Це забезпечить основу для розробляння нових або внесення змін до наявних систем, щоб вони відповідали вимогам до службових документів, визначеним та встановленим на попередніх етапах.

Результатами цього етапу є:

a) реєстр наявних в організації систем діяльності, та

b) звіт про їх відповідність вимогам до службових документів, встановленим в організації.

Етап Е. Визначання стратегії виконання вимог до службових документів

Мета цього етапу — визначити найприйнятнішу політику, процедури, стандарти, засоби, методи та інший тактичний інструментарій, які організації треба запровадити, щоб забезпечити створювання і зберігання службових документів, необхідних для її діяльності. Під час вибору стратегії до уваги беруть:

a) характер організації, охоплюючи її цілі та історію,

b) вид її діяльності,

c) спосіб, у який здійснюють діяльність,

d) технологічне забезпечення,

e) запроваджену корпоративну культуру, та

f) зовнішні умови.

На вибір також впливає потенційна можливість кожної стратегії для досягнення бажаного результату та ризик для організації у випадку, якщо підхід виявиться хибним. У деяких випадках у розроблянні стратегії керування документаційними процесами допомогу можуть надати архівні установи.

Стратегія може містити:

a) ухвалення політики та процедур,

b) розробляння стандартів,

c) розробляння нових складників системи, або

d) впроваджування систем шляхом, що задовольняє встановлені вимоги до створювання,

обігу та зберігання службових документів.

Після завершення цього етапу з’явиться планомірний, систематичний та прийнятний підхід до створювання, долучання, зберігання, використання та забезпечення збереженості службових документів, який стане основою для розробляння і (або) внесення змін до документаційних систем.

Результати цього етапу містять:

a) перелік стратегій, що відповідають вимогам організації до документації разом з іншими вимогами до її діяльності,

b) модель, яка встановлює відповідність стратегії вимогам, та

c) звіт для вищого керівництва з рекомендаціями щодо загального плану стратегії.

Етап F. Розробляння документаційної системи

Цей етап охоплює перетворення стратегії та тактики, обраних на етапі Е, у план створення документаційної системи, що містить вимоги, визначені та задокументовані на етапі С, і виправляє недоліки в організації керування документаційними процесами, виявлені на етапі D.

На етапі F, як і на інших етапах цієї методології, застосовують поняття системи у широкому розумінні, охоплюючи як людей та процеси, так і засоби та технології. Тому цей етап може містити:

a) розробляння змін до наявних систем, процесів та методик,

b) адаптацію або інтегрування технологічних рішень, та

c) визначання, як найкраще запровадити ці зміни, щоб поліпшити керування документаційними процесами в організації.

На практиці часом важко побачити, де закінчується визначання стратегії для документаційних систем (етап Е) та починається розробляння систем для оформляння цієї стратегії (етап F).

Проте необхідно зосередитися окремо на стратегії, щоб вимоги до створювання та зберігання службових документів були практично здійсненними, послідовними та належним чином долученими до документаційної системи.

На цьому етапі залучають фахівців з керування документаційними процесами та інших експертів, які працюють з користувачами, щоб розробити інструкції, які найкраще відповідають вимогам до документації. Це сприяє розумінню користувачами прийнятності системи, вони її розуміють та використовують відповідно до своїх планів.

Результати етапу F містять:

a) проектні плани розробляння, наочну модель вирішення завдань, обов’язки та часову послідовність,

b) звіти з ґрунтовними результатами періодичного аналізування проекту,

c) документи про зміни до вимог, підписані як представниками користувача, так і групи розробників,

d) опис проекту,

e) правила функціювання системи,

f) специфікації системи,

g) діаграми, що містять архітектуру та складники системи,

h) моделі, що містять різні складники системи: процеси, інформаційні потоки та інформаційні об’єкти,

i) ґрунтовні вимоги для створювання або придбання технологічних складників: програмного та апаратного забезпечення,

j) плани файлів,

k) плани, що показують, як проект буде об’єднано з наявними системами та процесами,

l) плани первинного навчання і тестування, та

m) план впроваджування системи.

Етап G. Впроваджування документаційної системи

Мета етапу G — шляхом системного аналізування визначити та розробити прийнятну стратегію, щоб впровадити план, розроблений на етапі F. Цей план забезпечує загальний огляд того, як мають діяти разом різні складники системи (процеси, процедури, люди та технологія).

Об’єднання нових або вдосконалених документаційних систем з офісними системами комунікації та робочими процесами може виявитися комплексною роботою, що потребуватиме високого рівня звітності та фінансових витрат. Такі ризики можна мінімізувати шляхом ретельного планування та документування процесу впроваджування.

Після завершення цього етапу організація матиме інтегровану в її структуру з мінімальними змінами ділової діяльності удосконалену методику керування документаційними процесами, яка сприятиме організаційним вимогам до акредитування згідно з системою якості та окупить довгострокові інвестиції, зроблені на етапах А — F.

Результатом цього етапу є така документація:

a) ґрунтовний проектний план з викладом структури обраної стратегії,

b) документально оформлені політика, процедури та стандарти,

c) навчальні матеріали,

d) порядок документування процесів конвертування та поточних процедур переміщування інформації,

e) документація, потрібна для акредитування відповідно до системи якості,

f) звіти про виконання, та

g) звіти керівництву.

Етап Н. Аналізування після впровадження системи

Мета етапу Н — оцінити ефективність документаційної системи, проаналізувати процес розвитку системи для того, щоб усунути недоліки та встановити режим відстежування протягом дії системи.

Етап Н охоплює:

a) аналізування того, чи службові документи створені та систематизовані згідно з потребами ділової діяльності та пов’язані відповідним чином з робочими процесами, частиною яких вони є,

b) опитування керівництва, персоналу та інших зацікавлених сторін,

c) здійснювання обстеження,

d) перевіряння документації, підготовленої під час попередніх стадій проекту розробляння системи, та

e) нагляд за операціями та їх вибіркове перевіряння.

Здійснюючи перше після впровадження перевіряння роботи документаційної системи, а потім проводячи періодичні перевіряння, організація гарантує постійне вертання своїх інвестицій у документаційну систему, щоб засвідчити, що службові документи, які вона створює, і документаційні процеси, якими вона керує, відповідають її діяльності. Аналізування, проведене після впровадження системи, зменшить для організації ризик невдалого функціювання системи, а з часом передбачить важливі зміни у вимогах до документації та організаційних потребах, що зумовить новий цикл розробляння.

Після завершення етапу Н організація матиме:

a) розроблену та прийняту методологію об’єктивного оцінювання документаційної системи,

b) задокументовані діяльність системи і процес розробляння, та

c) поданий керівництву звіт про результати та рекомендації.

Оскільки робочі процеси та документаційні системи змінюються, треба періодично вживати заходів, описаних на етапах С—Н, як показано на рис.1.