4. Сутність, формати та носії ед

Сутність ЕД

Розвиток інформаційних технологій та Інтернету ініціювали дискусії та дослідження щодо сутності ЕД, його відмінностей та особливостей порівняно з документом з паперовим носієм. Деякі американські архівісти вважають, що:

· ЕД або комбінація ЕД, створювані фізичними або юридичними особами, є доказом дій або взаємодії та містить інформацію про зміст дій та взаємодії. ЕД характеризується змістом, контекстом та структурою. Зміст ЕД – це текстові та графічні частини, що складають документ. Контекст ЕД – інформація про зв’язки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та з іншими документами. Структура ЕД – технічна характеристика ЕД (формат файла, носій інформації тощо);

· ЕД визначається своїми метаданими (aнг. – metadata) означає дані, що пов’язані або стосуються інших даних, підготовлені для передачі, зберігання і оброблення ЕОМ), які містіть інформацію про його соціальну визначеність та розумінням змісту, контексту, структури. Метадані мають мати елементи юридичних, ділових, організаційних, процедурних доказів цілісності ЕД та його автентичності для авторів, користувачів та дослідників;

· метадані є обв’язковим елементом процесу зберігання ЕД.

Як об’єкт архівного зберігання електронні документи характеризується такими ознаками:

· електронні документи є програмно-технічно залежними продуктами;

· електронні документи мають широкий спектр інформаційного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);

· форма електронних документів може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази даних), тобто фізично документ може зберігається в декількох різних файлах;

· електронні документи можуть мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних, які мають короткий діапазон життєвого циклу;

· електронні документи зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, фізичне та моральне старіння програмно-технічних засобів).

Формати ЕД

Формати створюваних ЕД характеризуються тим, що мають відкриту або закриту специфікацію, рівень стандарту, або просто характеризуються обсягом розповсюдження та використання.

Поширені такі формати електронних документів:

· формати відкритого тексту: в діловодстві для створення ЕД широко використовуються формати програм Microsoft (Word, Excel), які характеризуються тим, що мають закриту специфікацію. В зв’язку з тим, що це не прийнятно в аспекті архівного зберігання ЕД, для архівів рекомендується використовувати формат відкритої специфікації – PDF фірми Adobe Systems Inc., який визначений ISO

(The International Organization for Standardization) як стандарт (ISO/DS 19005-1) довготривалого зберігання електронних документів (до 50 років).

Для більшості прикладних програм для створення ЕД можлива конвертація до формату PDF, який відтворює ЕД (текст і графіку).

· формати графічних зображень:

- TIFF (Tag Image File Format): графічний формат, який рекомендується як стандарт високої якості зображень для широкого застосування і довготривалого зберігання графічних зображень;

- GIF (Graphics Interchange Format): графічний формат рекомендований для передавання зображення каналами зв’язку, не рекомендується як формат довготривалого зберігання зображень;

- JPEG (Joint Photographic Experts Group): графічний формат з ущільненням інформації з мінімальними її втратами, широко використовується в Інтернет, в діловодстві, ЕД в цьому форматі надходять і до архіву;

- інші формати (pict, bmp тощо) використовують в специфічних додатках і не рекомендовані для довготривалого зберігання зображень;

· формат структурованого тексту (текстові документи, які мають графічні та аудіо включення,

Архівісти та дослідники покладають великі надії на донедавна представлений формат XML (Extensible Markup Language), прийнятий для створення та зберігання структурованих ієрархічних даних незалежно від характеристик програмнотехнічних засобів. Формат створено W3C (World Wide Web Consortium).

Вибір формату ЕД здійснюється з урахуванням забезпечення наступних вимог:

· доступність ( пошук та візуалізація), неможлива конвертація у формат з ущільненням інформації, який вирішує питання розміщення і не забезпечує надійного доступу;

· довговічність (впевненість тому, що формат в який конвертується ЕД буде підтримуватись розробником достатній час без ризику втрати доступу);

· точність (впевненість в тому, що формат, в який конвертується ЕД, забезпечує точне відтворення даних);

· гнучкість (забезпечення достатньо зручного рівня у використанні ЕД: можливість копіювання, передавання комунікаційними каналами).

Носії інформації

Носії інформації для запису ЕД класифіковано таким чином :

· СD-WORM, CD-ROM, CD-R носії: найбільш придатні для архівного зберігання електронних документів. Мають відносно значну ємність інформації для запису, захищені від випадкового стирання, досить широко використовуються і виготовляються (виробники обіцяють для своєї продукції термін безпечного зберігання інформації 100 і більше років). На практиці рекомендовано перезапис інформації на CD кожні 10 років при забезпеченні належних умов зберігання (інколи спостерігається руйнація алюмінієвої основи). Орієнтовна вартість зберігання інформації від 5 до 10 $/GB;

· Hard Disk Drive (HDD): основний засіб зберігання інформації в комп’ютері, висока швидкодія, ємність понад 100 GB. Записана на HDD інформація може бути випадково модифікована або стерта. Рекомендований для доступу до ЕД в режимі “on-line”та зберігання ЕД з резервним копіюванням на інших носіях. Орієнтовна вартість зберігання інформації від 15 до 35 $/GB;

· LTO, DLT, SuperDLT – cassettes: порівняно з CD, записана інформація може бути випадково модифікована або стерта, але зручні при опрацюванні великої за об’ємом інформації в декілька десятків GB (виробники, які мають відому торгову марку, визначають для магнітних носіїв діапазон життєвого циклу від 10 до 20 років в залежності від типу). Орієнтовна вартість зберігання інформації близько 3 $/GB при використанні автоматичної бібліотеки носіїв;

· DVD (Digital Versatile Disk): оптичний диск, має такі ж переваги як і CD і більше, оскільки може зберігати до 17 GB інформації і набувають широкого вжитку. Орієнтовна вартість зберігання інформації близько 15 $/GB;

· ZIP-drive: носії за об’ємом в 100-250 MB інформації, не мають промислового стандарту і можливі у використані за відсутності інших засобів;

· 1.44 МВ floppy disk: найменш придатний для архівного зберігання: мала ємність, висока вразливість, приймаються тільки за погодженням з архівом.

Вибір носія інформації здійснюється з урахуванням наступних характеристик:

· довговічність (залежить від технологічного рівня виробника, часу та умов зберігання до використання). Реальний діапазон життєвого циклу є прогнозованою величиною;

· швидкодія доступу (важливий фактор у створенні інформаційного ресурсу, вирішенні проблеми резервного та страхового копіювання);

· ємність носія (визначається в залежності від призначення та перспективного використання його ємності);

· універсальність (визначається можливістю зберігати ЕД різних форматів, наприклад, floppy disk є непридатним для зберігання графічних файлів, CD або DVD можуть зберігати текстові, графічні, аудіо, відео файли);

· мобільність (зручність перенесення інформації у просторі);

· компактність (співвідношення розмірів до об’єму інформації);

· ціна ( визначається призначенням: створення ЕД, приймання та розповсюдження ЕД, зберігання ЕД).