2. Реєстрування і класифікування

Реєстрування

Мета реєстрування в тих системах, де його застосовують, — засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи. Реєстрування охоплює запис короткої описової інформації про службовий документ у реєстрі та надання цьому документу унікального умовного позначення.

Національний відхил

Вилучити речення «Є приклади, коли традиційно під час керування документаційними процесами для документаційних систем, де інформація записана на паперовому носієві, реєстрування не застосовують».

Реєстрування — це спосіб формалізації долучання службового документа до документаційної системи. Службові документи можна реєструвати більше ніж на одному рівні узагальнення в документаційній системі, наприклад, у системах кореспонденції реєстрування може здійснюватися на рівні справи та на рівні «документа» або «аркуша» (аркуш бухгалтерської книги) залежно від вимог до свідчення.

У ручних, паперових системах контролю реєстр зазвичай є окремим документом. У комп’ютеризованих системах реєстр може містити комбінацію елементів даних. В електронних документаційних системах процес реєстрування може містити класифікацію і визначання статусу доступу та передавання службових документів на зберігання або вилучання для знищування. Електронні документаційні системи можна розробити таким чином, щоб вони реєстрували службові документи автоматично, прозоро для користувача галузевої системи, з якої ці документи надходять, та без втручання фахівця з керування документаційними процесами. Навіть якщо реєстрування автоматизовано не повністю, елементи процесу реєстрування (особливо деякі метадані, потрібні для реєстрування) можуть автоматично надходити з комп’ютерного і ділового середовища, з якого походить службовий документ.

Якої б форми не набувало реєстрування, загальним правилом є його незмінність. Проте, якщо зміни потрібні, це фіксують під час перевіряння і результати цих змін зберігають.

Реєстрування встановлює, як мінімум, такі метадані:

a) унікальне умовне позначення, визначене системою;

b) дату і час реєстрування;

c) заголовок або скорочений опис;

d) автора (особу або корпоративний орган), відправника або одержувача.

Детальніше реєстрування пов’язує службовий документ з описовою інформацією про контекст, зміст та структуру документа і показує його зв’язки з іншими спорідненими документами.

Кожний службовий документ або група документів мають містити інформацію про контекст та зміст документа й інших споріднених документів. Специфічні правові засади функціювання можуть встановлювати вимоги до метаданих для документів з повною і точною інформацією.

Деякі з цих вимог можна задовольнити через первинне реєстрування документа та його взаємозв’язків.

Залежно від характеру діяльності, яку документують, вимог організації до свідчень та застосовуваної технології, до унікального умовного позначення службового документа можна долучати таку інформацію:

a) назву документа або його заголовок,

b) опис або короткий виклад тексту,

c) дату створення,

d) дату і час передавання та отримування,

e) вид службового документа — вхідний, вихідний, внутрішній,

f) автора (із співавторами),

g) відправника (із його/її належністю до організації),

h) одержувача (із його/її належністю до організації),

i) фізичну форму,

j) класифікування згідно із схемою класифікації,

k) зв’язки зі спорідненими службовими документами, що документують ту саму послідовність робочих дій або належать до тієї самої особи або справи, якщо документ є частиною справи,

l) систему ділової діяльності, з якої службовий документ долучено,

m) програмне забезпечення та версію, за якими службовий документ створено або долучено,

n) стандарт, з яким узгоджується структура службового документа (наприклад, Standard Generalised Markup Language — SGML, Extensible Markup Language — XML),

o) відомості про долучені документи, охоплюючи програмне забезпечення та версію, за якою приєднаний документ було створено,

p) шаблони, необхідні для пояснення структури документа,

q) доступ,

r) строк зберігання та

s) іншу інформацію про структуру та контекст, необхідну для керування.

Якщо використовують схему класифікації, файл (документ) найкраще класифікувати одночасно з реєструванням. Тип та складність схеми класифікації залежить від виду компанії чи організації.

Класифікування

Загальні принципи

Класифікування — це процес визначення категорії або категорій ділової діяльності та службових документів, створених у процесі його здійснення, їх групування, якщо це прийнятно, у справи, щоб полегшити описування, контроль, встановлення зв’язків та визначання статусу доступу та передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування.

З використанням систем класифікації на основі напрямків діяльності процес містить такі етапи:

a) визначання дії або напрямку діяльності, які документують;

b) визначання місця дії або діяльності згідно з системою класифікації в організації;

c) перевіряння класу вищого рівня, до яких належить дія або напрямок діяльності, для правильного вибору рівня класифікації;

d) перевіряння класифікації за напрямками діяльності стосовно структури організації, щоб встановити, що вона відповідає підрозділу, до якого належить службовий документ;

e) закріплення ототожненої класифікації службового документа на рівнях, що відповідають вимогам організації.

Кількість рівнів схеми класифікації та описових статей, зафіксованих під час класифікування (як на рівні дії, так і вище), залежить від таких чинників:

a) звітність організації;

b) характер діяльності;

c) розмір організації;

d) складність структури організації;

e) оцінення ризиків критичності швидкості та точності контролю й пошуку службових документів;

f) застосовна технологія.

Словниковий контроль

Подальші описові та контролювальні характеристики службового документа можна додати, застосовуючи словниковий контроль, а саме список санкціонованих заголовків або тезаурус 17.

Необхідність контролю за наданням заголовків та описуванням залежить від розміру та складності структури організації і наявності специфічних документаційних систем.

Чим вище рівень звітності і (або) громадського перевіряння, тим більшою є потреба точного та швидкого визначання місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, безпека суспільства від впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю у разі пошуку.

Індексування

Відповідне закріплення індексів розширює можливості пошуку документів за допомогою класифікування, категорій та носіїв. Індексування можна зробити вручну або виставити автоматично для електронної сукупності параметрів чи тексту електронних документів.

Спочатку індексування було ручним, сьогодні воно загалом комп’ютеризоване. Системи вільного пошуку тексту (пошуку повного тексту) встановлюють місцезнаходження службових документів через їхній зміст. Інші пошукові засоби забезпечують пошук на основі сукупності даних про профіль користувача, службового документа та теми, змісту документа, а також застосованих програмованих засобів. Складні засоби індексування прийнятні для певного типу службових документів, характеру діяльності та ресурсів, необхідних для їх впроваджування та функціювання.

Встановлювання складу термінів для індексування може бути обмежене термінологією, прийнятою у схемі класифікації, або іншим видом словникового контролю. Джерелами для вибору термінів, застосовуваних під час індексування зазвичай є:

a) вид або характер службового документа,

b) назва або головний заголовок службового документа,

c) теми змісту службового документа, зазвичай відповідно до напрямку діяльності,

d) анотація до службового документа,

e) дати, пов’язані з дією, задокументованою у службовому документі,

f) імена клієнтів або назви організацій,

g) певні вимоги до опрацювання службових документів і даних,

h) додаток до документації, якщо її не ідентифікують іншим способом, або

i) способи користуванням службовим документом.

Класифікування рівнів доступу та безпеки

Надання прав чи обмежень доступу містить ті самі етапи, що і класифікування напрямків діяльності. Схема класифікації рівнів безпеки та доступу має:

a) визначити дію або напрямок діяльності, які документує службовий документ;

b) визначити підрозділ, до якого належить службовий документ;

c) перевірити класифікації рівнів доступу та безпеки, щоб встановити, чи напрямок діяльності та робоча ділянка визначені як зони ризику або є підстави застосовувати до них захист і (або) обмеження відповідно до законодавства;

d) установити відповідний рівень доступу або обмеження доступу до службового документ та та визначити відповідні механізми контролю за його дотриманням;

e) документально оформити статус доступу або забезпечення захисту службового документа в документаційній системі, щоб показати необхідність додаткових контрольних заходів.

Доступ до службових документів обмежують у тому випадку, коли це зумовлено потребами діяльності або вимогами законодавства. Класифікації рівнів доступу та безпеки можна визначати шляхом консультацій з підрозділом, до якого належить службовий документ. Обмеження можна встановити на певний період, щоб не застосовувати довше, ніж це потрібно, механізмів додаткового відстежування та контролю, необхідних для таких службових документів.

Встановлення статусу службових документів для передавання їх на зберігання до архіву або вилучання для знищування

Багато документаційних систем, зокрема електронні документаційні системи, визначають статус службового документа для передавання його до архіву або вилучання для знищування та строк його зберігання на рівні долучення та реєстрування документа. Процес можна пов’язати із класифікуванням напрямків діяльності та автоматизувати як окрему функцію системи.

Процес вимагає посилання на номенклатуру справ, розроблену більш або менш формалізовано залежно від розміру і характеру організації та її звітності. Процес містить такі етапи:

a) визначання операції або напрямку діяльності, які документує службовий документ;

b) визначання місця операції (дії) та службових документів у відповідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;

c) визначання строку зберігання та встановляння порядку дій з передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування;

d) документальне оформляння в документаційній системі строків зберігання та майбутніх дій з передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування;

e) визначання строку, до якого треба зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього зберігання або до архівів, або документи, які мають бути знищені.

Зберігання

Рішення про зберігання службових документів

Рішення долучити службовий документ до документаційної системи передбачає намір його зберігати. Відповідні умови зберігання мають забезпечувати захищуваність, доступність та розміщування службових документів ефективним щодо витрат способом. Цільове призначення службового документа, його фізична форма, цінність та види користування ним визначають характер зберігання та обслуговування, щоб службовим документом керували так довго, як це потрібно.

Важливо визначити ефективні та дієві засоби зберігання, опрацювання та забезпечування збереженості службових документів до того, як ці документи будуть створені, а потім переглянути заходи забезпечування збереженості у разі зміни вимог до документів. Також важливо, щоб вибір способу зберігання був інтегрований у загальну програму керування документацій ними процесами.

Організації можуть зробити це, проаналізувавши ризики для вибору умов фізичного зберігання та збереження, прийнятних для їх службових документів. Обираючи умови зберігання, крім умов фізичного зберігання, треба враховувати вимоги доступу та безпеки. Службові документи, що є особливо важливими для безперервного здійснювання діяльності, можуть потребувати додаткових заходів захисту та дублювання, щоб забезпечити доступність у випадку катастрофи.

Керування ризиками також охоплює розробляння плану відновляння після надзвичайної ситуації, що передбачає організовану систему дій із визначеними пріоритетами у випадку надзвичайної ситуації. Реалізація цього плану забезпечує продовження регулярних ділових операцій під час надзвичайної ситуації та відповідні шляхи відновлення після неї.

Важливими чинниками, що впливають на вибір умов зберігання та можливих варіантів збереження є:

a) Обсяг та рівень зростання кількості службових документів. Прогнозоване зростання кількості документів може зумовити перегляд використання деяких сховищ, якщо їхня місткість недостатня. Так само, засоби зберігання у цифровому форматі для електронної документації треба оцінити щодо місткості зберігання. Вибір засобу зберігання має відповідати очікуваному обсягу та рівню зростання кількості документів.

b) Користування документами. Різні види користування службовими документами визначають необхідні рівні захисту від втрат або пошкодження. Для електронних документів необхідно використовувати надійні системи та носії, що мають більший життєвий цикл. Крім того, ключовою умовою під час вибору варіантів зберігання для електронних документів є легкість зміни та захисту резервних копій.

c) Вимоги, пов’язані із убезпеченням та характером інформації службових документів.

Деякі службові документи вимагають обмеженого доступу через конфіденційність, приватний характер інформації або згідно із законодавством.

d) Фізичні характеристики. На зберігання службових документів впливають такі чинники: вага, необхідна площа, необхідність контролю температури та рівня вологості, особливі вимоги до фізичного зберігання (забезпечення збереженості) носія документа (наприклад, паперу, цифрового запису, мікроформ). Службові документи в електронній формі можуть потребувати конвертування або переміщування їхньої інформації. Засоби цифрового зберігання можуть потребувати оновляння. Службові документи необхідно захищати від пожежі, затопляння та інших ризиків відповідно до місцевих умов.

e) Вимоги до пошуку з точки зору користування службовими документами. Головний критерій — легкість виявляння (пошуку) службових документів. Службові документи, до яких звертаються частіше, потребують полегшеного доступу у сховищі. Електронні документи можуть зберігатися різними способами, що полегшують та прискорюють доступ до них.

f) Відносна вартість варіантів зберігання службових документів. Критерій вартості може вплинути на рішення про залучання зовнішніх ресурсів для вирішування проблем фізичного і (або) електронного зберігання та носія, обраного для зберігання електронних документів.

g) Потреби доступу. Аналізування витрат і результатів зберігання в самій організації порівняно із зберіганням в інших місцях може виявити, що для цілковитого задоволення потреб організації необхідні багатоцільові сховища, система і (або) устатковання.

Критерії оцінювання сховища

Для належного зберігання та захисту службових документів сховище оцінюють згідно з такими чинниками:

a) Сховище треба розташовувати у місці, до якого легко добиратися, та яке не має явних зовнішніх ризиків.

b) Структура будівлі має забезпечувати відповідний вибір та стабільність температури та вологості, захист від пожежі, захист від затопляння, захист від забруднювання (радіоактивними ізотопами, токсинами та пліснявою), заходи безпеки, контрольований доступ до зон зберігання, системи виявляння несанкціонованого доступу та відповідний захист проти ураження комахами або паразитами.

c) Устатковання. Важливо, щоб стелажі відповідали формату документів та були достатньо міцними, щоб витримати потенційну навантагу документів. Контейнери та паковання мають витримувати навантаги завантажувально-розвантажувальних робіт, тиск, спричинений вмістом, та не пошкодити службові документи під час зберігання. Користування службовими документами може стати підставою для застосовування спеціального захисного паковання, щоб забезпечити додатковий захист від зношування.

Організації на свій розсуд можуть скористатися послугами підрядника для зберігання службових документів та надавати доступ як до друкованих копій, так і до електронної інформації.

У таких випадках важливо, щоб угоди про надання послуг встановлювали права та обов’язки власників документів та постачальників послуг.

Зберігання у цифровому форматі

Зберігання службових документів в електронній формі, щоб запобігти їх втраті, зумовлює використання додаткових засобів та стратегій зберігання.

a) Системи дублювання — це метод копіювання електронних документів для запобігання їх втратам через збої системи. Такі системи мають охоплювати програму регулярного дублювання, багаторазові копії на різних носіях, зберігання резервних копій у різних місцях та забезпечування як звичайного, так і швидкого доступу до резервних копій.

b) Щоб запобігти фізичному пошкодженню носія, треба здійснювати поточне обслуговування.

Службові документи треба копіювати на новіші версії того самого носія (або на інші нові носії), щоб запобігти поступовому руйнуванню даних.

c) Старіння апаратного та програмного забезпечення може вплинути на можливість читання електронних документів, що зберігаються.

Користування службовими документами та контроль за їхнім обігом і виконанням

Користування документами — операція керування документаційними процесами, яка може потребувати долучання до системи, щоб бути відображеною у метаданих. Користування службовим документом може впливати на його статус доступу та передавання до архіву або вилучання його для знищування.

Керування користуванням документами містить:

a) визначання дозволів користувачам документаційної системи, пов’язаних з окремими особами та їхніми посадами в організації,

b) визначання статусу доступу та забезпечування захисту службового документа,

c) визначання прав доступу для людей поза організацією,

d) забезпечування доступу до службових документів із обмеженим статусом лише для осіб з відповідними правами згідно з класифікацією або рівнем безпеки,

e) контроль за рухом службового документа для визначання того, хто зберігає або зберігав його,

f) забезпечування документування всіх випадків користування службовим документом на відповідному рівні деталізації, та

g) перегляд класифікацій доступу до службових документів, щоб пересвідчитися, що вони є чинними та придатними для користування.

Для організації контроль за використанням службових документів у документаційній системі — це міра безпеки. Він гарантує, що зі службовими документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями. Ступінь контролю за доступом та документування користування залежать від характеру діяльності та службових документів, у результаті якої їх було створено. Наприклад, заходи обов’язкового захисту таємниці приватного життя згідно з чинним законодавством вимагають документування випадків користування документами, що містять інформацію особистого характеру.

Приклади користування документами використовують для визначання рівня використання інформації, що міститься в службових документах, та для прийняття рішень про передавання цих документів на постійне зберігання або вилучання для знищування.

Для відстежування користування службовими документами і (або) їх руху застосовують як фізичні карткові системи документування руху, так і штрихкодові технології, електронні документаційні системи, в яких перегляд службового документа автоматично фіксується як операція системи. Системи контролю мають визначати місцезнаходження будь-якого службового документа у відповідний період часу та відстежувати всі його переміщення.

Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування

Загальні засади

Службові документи з однаковими строками передавання до архіву або вилучання їх для знищування та термінами виконання цих дій мають бути легко визначені в документацій ній системі. Наприклад, службові документи, де інформація записана на паперовому носієві, що мають однакові строки передавання до архіву або вилучання їх для знищування та термінами виконання цих дій, можуть фізично зберігатися поряд.

Щоб підтвердити або внести поправки до статусу передавання службового документа до архіву або вилучання його для знищування, необхідно до передавання службового документа переглянути історію користування ним. До інших важливих операцій належать:

a) вибір сукупності дій, що ініціюють початок передавання або знищування службових документів,

b) підтвердження, що операція, якої стосується службовий документ, завершена, та

c) зберігання звітного документа про передавання службових документів до архіву або про його знищення.

Тривале зберігання

Службові документи, переміщені з поточних документаційних систем, мають залишатися доступними та придатними для виявляння протягом всього періоду їх зберігання. Треба дотримуватися характеристик службових документів, встановлених у 7.2 ISO 15489-1. Якщо службові документи переміщують з безпосереднього фізичного середовища структурного підрозділу в інше місце, контрольоване організацією, відповідальність за санкціонування знищування або інші дії, пов’язані з передаванням цих документів, несе структурний підрозділ.

Службові документи, визначені для тривалого зберігання, необхідно зберігати в умовах, сприятливих для їхнього довготривалого забезпечення збереженості.

Стратегії забезпечування збереженості можуть охоплювати копіювання, конвертування та переміщування документів.

a) Копіювання — це виготовляння ідентичної копії документа на тому самому носії (папір/мікроплівка/електронний), наприклад, з паперу на папір, з мікроплівки на мікроплівку або виготовляння резервних копій електронних документів (що також можна зробити на різних видах електронного носія).

b) Конвертування охоплює зміну формату документа, але забезпечує збереження ідентичної первинної інформації (змісту). Приклади: мікрофільмування документів на паперовому носієві, відтворювання зображення, зміна набору знаків.

c) Переміщування охоплює комплекс організованих завдань, розроблених для того, щоб періодично передавати цифровий матеріал з однієї конфігурації апаратного (програмного) забезпечення до іншої або з одного покоління технології до іншого. Мета такого переміщування — зберегти цілісність документа та забезпечити для користувачів можливість пошуку, показу документів та іншого користування ними. Переміщування здійснюється, коли апаратне та (або) програмне забезпечення застаріє, або його застосовують для переміщування електронних документів з файлу одного формату до іншого.

З появою нових технологій для зберігання електронних документів протягом тривалішого часу можуть бути використані й інші методи.

Щоб службові документи та пов’язані з ними метадані залишалися доступними і придатними для користування протягом всього періоду їх зберігання, процеси розробляння всіх систем мають охоплювати формулювання стратегій зберігання вилучених з документаційних систем електронних документів та пов’язаних з ними метаданих.

Службові документи, які через певний час мають бути знищені, слід зберігати, враховуючи настанову про регулярне знищування цих документів після закінчення строку зберігання (наприклад, щорічно).

Якщо службові документи передають до посередника, що надає послуги зберігання за межами організації, або до зовнішньої архівної установи, або на постійне зберігання, або з інших причин, між зберігачем(-ами) та стороною, що передає службові документи, укладають угоду, що формально задокументовує тривалі зобов’язання зберігати документи та відповідно ними керувати, забезпечуючи їхнє зберігання, передавання на постійне зберігання або вилучання для знищування та доступність.

Фізичне знищування

Фізичне знищування службових документів здійснюють методами, що відповідають рівню конфіденційності. Організація може зберігати результати перевіряння, що документують всі випадки знищування службових документів. Також може бути необхідною згода відповідних повноважних органів. Знищування може здійснювати третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи. Для будь-яких випадків знищування документів третьою стороною необхідна наявність сертифікатів.

Національний відхил

Фізичне знищування службових документів здійснюють відповідно до нормативно-правових актів. У передбачених цими актами випадках фізичне знищування службових документів погоджують з відповідною архівною установою.

Організація повинна зберігати задокументовані свідчення про всі випадки знищування службових документів. Знищування може здійснювати також третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи і яка має на це відповідні повноваження.

Службові документи в електронній формі можна знищувати шляхом переформатування або перезаписування за гарантії, що переформатуванням ці документи не можна відновити. Наявності інструкцій щодо знищування службових документів недостатньо для того, щоб забезпечити знищування всіх системних посилань до даних, долучених до програмного забезпечення системи.

Резервні копії, що містять покоління даних системи, також треба переформатувати або перезаписати перед тим, як завершити ефективне знищування інформації на електронних носіях.

Ефективною альтернативою є фізичне знищування носія інформації, особливо якщо знищування, переформатування або перезаписування або неприйнятні, або є небезпечними для знищування цифрової інформації (наприклад, інформація, що зберігається на носії WORM [Write Once Read Many]).

ЛЕКЦІЯ 10

Автоматизація КД

1.Початковий етап автоматизації діловодства і документаційного забезпечення управління.

2. Побудова автоматизованих систем КД в організаціях.

3.*Новітні інформаційні технології і визначення сфери керування документаційними процесами.

1. Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження автоматизованих систем управління вимагали приведення документів до однорідності як за формою, так і щодо послідовності розташування в них інформації. З кінця 1960-тих років в колишньому Радянському Союзі набула поширення діяльність з розробки уніфікованих систем документації, які містять інформацію, необхідну для керівництва у певній сфері діяльності. Створення уніфікованих систем документації - один із найважливіших напрямків розробки АСУ.

З використанням ЕОМ, коли інформація, яка знаходиться в документах, закладається в пам'ять машини, коли стало можливим швидко отримати будь-яку частину цієї інформації і в будь-яких комбінаціях, більш виправданим стало поняття інформаційно-документаційного забезпечення управління, яке включає всю сукупність процесів з одержання, опрацювання, зберігання та видачі споживачеві інформації та документів як її носіїв.

Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату: уніфікація і стандартизація документів; раціональна організація обігу документів і зберігання документів; економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством; автоматизація та механізація праці управлінців. У 1973 році, коли ЄДСД була створена, тільки починалось впровадження EOT, тому основні положення ЄДСД базувались в основному на механізації процесів складання і оформлення документів. Впровадження ЄДСД дозволило досягнути певної однорідності в організації діловодства в країні. В рамках ЄДСД були розроблені перші стандарти на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Основні положення ЄДСД і ГОСТи на УСОРД стали головними нормативно-методичними документами, на підставі яких організовувалось і удосконалювалось документаційне обслуговування в СРСР в 70-80 pp. XX ст. Впровадження ЄДСД в апаратах міністерств і відомств не тільки дозволило привести документаційне обслуговування у відносну однорідність в галузі, але й створило передумови для переходу до активного впровадження АСУ.

Впровадження EOT в управлінні, в свою чергу, вимагає переробки основних положень ЄДСД з урахуванням змін технологій складання і опрацювання документів.

У наш час підготовлена і діє як нормативно-методичний документ нова редакція ЄДСД, яка отримала назву Державної системи документаційного забезпечення управління (ДСДЗУ). Ця система базується вже на ЕОМ, але водночас враховує і можливості традиційного ручного опрацювання документів.

Як свідчить досвід, інформаційно-документаційне забезпечення управління, побудоване на основі традиційних методів складання, опрацювання, зберігання та пошуку великих обсягів документації, характеризується підвищеною трудомісткістю. Тому робота з документами забирає значну частину робочого часу керівників та спеціалістів, яким необхідні, як правило, не самі документи, а конкретні відомості та факти, що містяться в них.

Широке застосування обчислювальної техніки для автоматизації операцій у діловодстві започаткували організаційні автоматизовані системи управління, які розроблялись та впроваджувались в суб'єктах до середини 1960-х років. До їх функціональних (планових, бухгалтерських, постачальницьких та ін.) підсистем входили локальні інформаційні підсистеми: "Автоматизований контроль виконання документів", "Кадри", "Облік та контроль за виконанням звернень громадян", "Автоматизована реєстрація кореспонденції". Проте ці підсистеми автоматизували лише окремі операції у діловодстві, працювали паралельно існуючій ручній системі опрацювання документів, тим самим ускладнюючи її та збільшуючи традиційний документообіг.

Поява на початку 1980-х років сучасних типів великих та малих ЕОМ, які комплектуються периферійними пристроями (відеотерміналами, дисплеями) та призначені для організації системних машин баз даних, відкрила широкі можливості для створення принципово нових автоматизованих систем опрацювання управлінської інформації- інтегрованих діалогових автоматизованих систем документаційного забезпечення управління.

Найважливіша відмінність автоматизованої системи документаційного забезпечення управління від інших типів автоматизованих систем (підсистем) орієнтації у діловодстві полягає в тому, що ця система започаткувала інтенсивний перехід від локальної автоматизації окремих діловодних операцій до автоматизації всього комплексу операцій з опрацювання управлінських документів: реєстрації (обліку) документів, довідкової, контрольної та пошукової роботи, збереження відповідної інформації в процесі створення документів та ін. На цій основі стає реальним практичне створення концепцій автоматизованого інформаційного забезпечення, і, в результаті цього, якісно змінюється технологія роботи працівників апарату управління.

АСДЗУ призначена не стільки для періодичного автоматизованого створення інформаційно складних документів (наприклад, підсумкових зведень за результатами виконання документів за певний термін та ін.), скільки для постійної роботи (взаємодії) керівників і спеціалістів з інформацією, що зберігається у пам'яті ЕОМ.

При такому спілкуванні користувач системи може самостійно вести пошук інформації про документи та самих документів, поновити у пам'яті зміст документа або його фрагмент, вносити зміни і доповнення у потоці інформації, яка зберігається, згруповувати та аналізувати різні дані, автоматично виготовляти документи на паперовому або магнітному носії.

Робота системи ведеться у режимі людино-машинного (запитання-відповідь) спілкування, що дозволяє децентралізовано за допомогою дисплея виконувати цільове опрацювання даних та їх відновлення безпосередньо на робочому місці користувача в будь-зручний для нього час. До того ж введення вихідної масової інформації може йти централізовано з первинних документів у автоматизованому пункті опрацювання інформації документаційної служби суб'єкта. Вся інформація, що вводиться, відразу ж стає доступною користувачам системи. В результаті відпадає необхідність у створенні значної кількості спеціалізованих вхідних, проміжних та вихідних документів на паперовій основі, що значно скорочує та спрощує документообіг. Працювати над системою може користувач, не обов'язково професіонал, тобто працівник апарату управління, ознайомлений з прийомами роботи за комп'ютером.

В даний час діалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення створюються експериментально у багатьох установах країни (наприклад, автоматизована система опрацювання організаційно-розпорядчих документів та ін.).

Структурно АСДЗУ в загальному вигляді складається з кількох самостійних технологічних блоків: блоку опрацювання, який входить в систему інформації та управління інформаційними ресурсами, блоку автоматизованої підготовки документів, блоку правового та інформаційного забезпечення управлінських рішень, які приймаються.

В рамках першого блоку виділяються такі контури (підсистеми), об'єднані спільною інформаційною базою, програмними та технічними засобами: реєстрації (вводу) інформації про одержані, відправлені документи внутрішнього обігу; контроль за виконанням документів та доручень; довідково-інформаційного обслуговування та оперативного пошуку документів; інформаційного забезпечення діяльності колегіального органу, засідань та нарад; ведення машинного архіву документів. У ряді підсистем передбачається сервісне обслуговування керівника суб'єкта, наприклад, вирішуються питання "робота з машинною папкою документів" і "робота з машинним календарем".

В деяких АСДЗУ до першого блоку належать також контури (підсистеми): обліку, контролю та пошуку листів громадян; формування тематичних груп документів для складання номенклатури справ, підготовки та здачі справ в архів; автоматизованого ведення машинного носія документів на мікро-фотоносіях тощо.

Блок автоматизованої підготовки документів призначений для формування машинного носія (банку даних) типових текстів документів, текстових зразків, списків адресатів, прізвищ керівників, які підписують різні види документів, тощо. Завданням блоку є відбір за допомогою дисплея необхідних елементів конкретного документа, їх доповнення, зміни, формування тексту, його редагування і автоматичне виготовлення документа відповідно до форми державного стандарту. Передбачається також складання індивідуальних текстів, не існуючих у типовому наборі, стенографування засідань, автоматичне розшифровування і виготовлення стенограм.

Комплекс завдань блоку вирішується загалом автономно на робочих місцях працівників суб'єкта за допомогою електронного опрацювання текстової інформації або мікро ЕОМ. Однак вирішення цих завдань може бути передане єдиному для АСДЗУ процесу за умови, що зберігається діалогове спілкування користувача з ЕОМ і специфічність машинного носія на кожному робочому місці, враховуються функціональні особливості змісту документів, що створюються кожним працівником.

Блок правової та інформаційної підтримки (обгрунтування) рішень, що приймаються в управлінні, розробляється в окремих АСДЗУ.

Блок, що є за своїм призначенням "базою знань" (поточних, перспективних та ретроспективних), має різні назви ("архів керівника", "інформаційний довідник керівника" та ін.) і створюється для оперативного програмно-цільового інформаційного обслуговування конкретної категорії посадових суб'єктів. До блоку належать завдання щодо формування, пошуку та ведення актуальної загальної та спеціальної правової, нормативної, економічної, соціальної, науково-технічної та іншої інформації, а також зберігання найважливіших організаційних, розпорядчих, інструктивних і методичних документів, статистичної звітності, корисних архівних документів та ін.

Конкретні варіанти, що розробляються АСДЗУ, відрізняються один від одного структурою блоків та видами документів, що опрацьовуються в системі управління, зміст яких на практиці обмежується часто організаційно-розпорядчими документами, що направляються на розгляд керівнику суб'єкта. Інші управлінські документи (за винятком документів, що належать до інформаційного забезпечення) опрацьовуються механічними методами у рамках традиційної системи документаційного забезпечення управління.

Найбільш поширеним типом технічного забезпечення АСДЗУ для більшості суб'єктів як великих, так і невеликих, для структурних підрозділів управління, тобто масових користувачів у даний час стали персональні комп'ютери (мікроЕОМ). Вони дозволяють вести індивідуальне (децентралізоване) опрацювання інформації у пунктах її виникнення. Персональний комп'ютер з дисплеєм, пультом управління і засобами зв'язку доповнений принтером і зовнішньою пам'яттю становить повний комплект технічних засобів автоматизованого робочого місця працівника документаційної служби. Автоматизоване робоче місце працівника документаційної служби призначене для вирішення єдиного комплексу чи окремих завдань, що входять до структурних блоків підсистеми АСДЗУ, та інформаційного насичення (формування та поновлення) банку даних автоматизованих робочих місць (індивідуальних та колективних) керівників та спеціалістів суб'єкта. Одночасно інформація до банку даних АРМ керівників та спеціалістів може надходити від автоматизованих систем (одиничних АРМ або мереж АРМ) функціональних підрозділів (маркетингових, кадрових та ін.).

Складові частини автоматизованих робочих місць документаційної служби залежать від обсягу інформації, що підлягає введенню в систему, і, відповідно, від складу документів, які проходять через документаційну службу, та обсягу документообігу суб'єкта. Складові частини АРМ залежать також від технічних можливостей експлуатаційних ЕОМ та удосконалення програмних засобів, які застосовуються. Рекомендації щодо складових частин АРМ обов'язково повинні бути результатом досліджень з упорядкування та скорочення документообігу, системної уніфікації документів, їх інформаційного змісту та форми.

Для опрацювання документації, для якої властиві надмірна кількість, дублювання, низький ступінь інформаційних показників та необгрунтована різноманітність їх форм, використання автоматизованих робочих місць вважається недоцільним і нераціональним. Однак на практиці це відбувається досить часто, що є причиною серйозного незадоволення працівників управління функціональними можливостями ЕОМ.

Необхідно пам'ятати, що ефективність обчислювальної техніки виникає не сама по собі, а завдяки удосконаленню технологічності тієї інформаційної системи, яку ця техніка обслуговує. Тому питання розробки та постійного оновлення АСДЗУ повинні бути пріоритетними, якщо управління має на меті одержання високих результатів діяльності свого суб'єкта.

В суб'єктах чи структурних підрозділах з невеликим документообігом завдання АСДЗУ можуть вирішуватися автоматизованим робочим місцем секретаря (інспектора-оператора). Машинне виготовлення документів та ведення банку даних також здійсняється за допомогою АРМ. Подібне автоматизоване робоче місце може бути колективним, тобто використовуватися кількома співробітниками (секретарем, секретарем-стенографістом, оператором ПК, помічником керівника, працівником діючого підрозділу), кожний з яких виконує певне завдання. Важливо, щоб АРМ мало технологічний зв'язок з автоматизованими робочими місцями (або периферійними дисплеями) керівника, його заступників та основних спеціалістів. В документаційній службі суб'єкта, яка має великий документообіг (в апараті управління великих промислових підприємств, фірм та об'єднань, міністерств та ін.), доцільно мати кілька робочих місць, розподілених по блоках та підсистемах АСДЗУ. Наприклад: АРМ начальника канцелярії та диспетчера (адміністратора банку даних) АСДЗУ; АРМ секретаря (помічника) керівника суб'єкта (вирішення питань підготовки інформації для керівника, редагування та розробка найважливіших документів, актуальність інформаційних сервісних завдань для керівника та ін.); АРМ інспектора-оператора з введення інформації в АСДЗУ, довідково-інформаційної системи документів, для запитального та беззапитального обслуговування користувачів; АРМ інспектора-оператора з контролю за виконанням документів; АРМ інспектора-оператора з ведення довідково-інформаційної системи та контролю за виконанням листів громадян; АРМ інспектора-оператора з підготовки та редагування документів; АРМ інспектора-оператора (секретаря) колегіального органу суб'єкта (введення в систему рішень та ухвал, контроль за виконанням, підготовка засідань, визначення складу учасників засідань та запрошених, автоматизоване виготовлення протоколу, витягів з протоколу та ін.); АРМ інспектора-оператора з ведення банку даних; АРМ інспектора-оператора відомчого архіву з ведення довідково-інформаційної системи архіву та банку архівних документів.

Вказані автоматизовані робочі місця об'єднуються каналами зв'язку в проблемно-орієнтаційний комплекс (розподілену локальну обчислювальну мережу) та створюють "електронну канцелярію" суб'єкта.

На першому етапі експлуатації "електронна канцелярія" автоматизує інформаційне забезпечення керівника суб'єкта. На наступних етапах розвиток системи передбачає підключення до неї автоматизованих робочих місць заступника керівника, керівників і спеціалістів структурних підрозділів та всіх співробітників документаційної служби. Важливим завданням "електронної канцелярії" стає вибірковий розподіл інформації за вказаними АРМ та застосування безпаперового документообігу - так званої електронної пошти - в суб'єкті шляхом передачі інформації каналами зв'язку між банками даних та колективного використання інформаційних ресурсів.

В суб'єктах при різних обсягах опрацьованої інформації структура АРМ в складі "електронної канцелярії" може змінюватися: вона або поділяється на більш дрібні операційні комплекси, або об'єднується для виконання більш об'ємних АСДЗУ. Застосування АРМ в документаційному забезпеченні управління дає можливість гнучко та послідовно змінювати технологію опрацювання інформації відповідно до загальної тенденції до скорочення кількості використаних документів та безпаперового вирішення багатьох питань управління. У багатогалузевих суб'єктах автоматизовані системи документаційного забезпечення управління, охоплюючи всі структурні підрозділи, можуть базуватися на поєднанні різних технічних засобів, які виконують централізоване та децентралізоване опрацювання інформації. Наприклад: на рівні управління суб'єкта АСДЗУ базується на єдиному комп'ютері (обчислювальній системі) та мережі автоматизованих пунктів опрацювання інформації, в структурних підрозділах - на основі проблемно-орієнтаційних комплексів АРМ, з'єднаних з центральним комп'ютером. При цьому найважливішою умовою ефективності такої системи є її технологічна та інформаційна єдність на всіх рівнях управління та регламентація процесу функціонування і розвитку. Технологічна єдність необхідна також для раціонального поєднання АСДЗУ з традиційною системою документаційного забезпечення, яка ще займає на даний час в роботі суб'єктів значне місце.

Аналогічно до структури "електронної канцелярії" будуються інші локальні обчислювальні мережі інформаційного профілю: "електронний відділ кадрів" (служба роботи з персоналом), "електронна бухгалтерія" та ін. Наприклад, проблемно- орієнтаційний комплекс "електронний відділ кадрів", як правило, включає такі АРМ: АРМ начальника відділу кадрів; АРМ інспектора- оператора із введення вихідних даних та ведення довідково- інформаційної системи; АРМ інспектора-оператора із ведення банку даних.

Таким чином, документаційне забезпечення управління, що відіграє важливу роль у виконанні апаратом управління своїх функцій, організовується в наші дні на основі традиційних (ручних) та автоматизованих систем опрацювання інформації. Удосконалення документаційного забезпечення передбачає впровадження суб'єктами перспективної автоматизованої системи документаційного забезпечення управління, що базується на мікропроцесорній обчислювальній техніці, яка дозволяє перейти до нової інформаційної технології у вирішенні завдань управління.

2. Загальні принципи побудови системи електронного документообігу

1) в організаційному аспекті:

• забезпечення контролю цілісності документів, реєстрації документів відповідно до регламенту роботи, виконання процесів обробки документів в залежності від ситуацій та подій, яких стосуються документи;

• зведення до мінімуму змін в системі, що стосуються зв’язків ззовнішніми структурними підрозділами та установами в разі зміни організаційної структури ПП ІІАС;

• забезпечення багатоваріантності зв’язків із зовнішніми у відношенні до ПП ІІАС структурними підрозділами та установами з метою збереження працездатності системи в разі втрати зв’язку з будь-яким зовнішнім структурним підрозділом

2) в інформаційному аспекті:

• інтеграція даних, що підтримуються та використовуються структурними підрозділами та установами при їх взаємодії;

можливість виконувати основні функції в локальному режимі функціонування системи;

• відповідність існуючим інформаційним технологіям, які розробляються i функціонують в ОДВ

3) в алгоритмічному аспекті:

• алгоритми функціонування системи повинні відповідати вимогам, що узгоджені в межах ПП ІІАС, міжнародним стандартам та рекомендаціям щодо побудови та використання інтерфейсів користувача, мережних засобів, систем управління базами даних та знань тощо

4) в технічному аспекті:

• забезпечення взаємозамінності та резервування технічних засобів системи з метою досягнення потрібної надійності її функціонування;

• архітектура системи повинна дозволяти розширення програмно-технічних засобів без змін програмного і інформаційного забезпечення, дозволяти доповнення та оновлення функцій і складу системи без порушення її функціонування

5) в технологічному аспекті:

• забезпечення побудови діловодних процесів пілот-проекту ІІАС в рамках сучасної концепції WorkFlow таким чином, що управління та планування здійснюється відносно виробничих процесів (потоків робіт) взаємодії центральних та місцевих органів влади, в рамках яких створюються, оброблюються та надходять документи;

• забезпечення можливості легкого та швидкого переналагоджування процесів відносно змін технологій обробки чи потреб кінцевих користувачів без суттєвого зниження продуктивності та надійності системи в цілому;

• при впровадженні ІСЕД режим праці спеціалістів не змінюється.

6) у нормативно-правовому аспекті:

• забезпечення дотримання нормативно-правових актів з питань застосування електронного документообігу і електронного цифрового підпису

Закони України:

– від 22.05.03 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”

– від 22.05.03 № 852-IV “Про електронний цифровий підпис”

Постанови Кабінету Міністрів України:

− від 26 травня 2004 р. № 680 “Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу”

– від 28 жовтня 2004 р. № 1451 “Про затвердження Положення про центральний засвідчувальний орган”

– від 28 жовтня 2004 р. № 1452 “Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності”

– від 28 жовтня 2004 р. № 1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”

– від 28 жовтня 2004 р. № 1454 “Про затвердження Порядку обов’язкової передачі документованої інформації”.

Принципи створення інформаційних систем документообігу і загальні вимоги до системи електронного документообігу ґрунтуються на принципах:

– системності - між структурними елементами системи встановлені такі зв’язки, які забезпечують її цілісність і взаємодію з іншими системами;

– відкритості – система створюється з урахуванням можливості поповнення і оновлення її функцій без порушення порядку функціонування;

– сумісності – при створенні системи використовуються інформаційно-технологічні інтерфейси, завдяки яким вона може взаємодіяти з іншими системами;

– стандартизації (уніфікації) - при створенні системи, по можливості, використовуються типові, уніфіковані і стандартизовані рішення;

– ефективності - в результаті розробки системи забезпечується раціональне співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами.

Основні вимоги до систем електронного документообігу

Масштабованість

Бажано, щоб система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів з здатність системи нарощувати потужність визначалась тільки потужністю відповідного програмного забезпечення.

Розподіленість

Архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіально-розподілених організаціях

Модульність

Система повинна складатись з окремих модулів, інтегрованих між собою, на випадок, якщо користувачу системи не потрібно одразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, або спектр завдань організації вужчий, ніж весь спектр завдань документообігу.

Відкритість

Система повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання і інтеграції з іншими системами.

Автоматизація документообігу здійснюється на основі окремих автоматизованих функцій, поєднаних за своїм призначенням у типові функціональні комплекси:

– комплекс підготовки документів комп’ютерними засобами;

– комплекс реєстрації та введення електронних документів в оперативний електронний архів;

– комплекс ведення електронного архіву, підтримки паперового архіву та організації доступу до його інформації;

– комплекс контролю виконавчої діяльності;

– комплекс проектування маршрутів руху документів;

– комплекс обміну даними;

– комплекс підтримки формування аналітично-статистичної звітності та оперативного аналізу;

– комплекс ведення нормативно-довідкової інформації;

– комплекс адміністрування;

– комплекс “уніфіковане клієнтське місце”.

Для забезпечення обміну електронними документами та повідомленнями з дотриманням вимог "Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453, розроблено технічні умови „Система електронного документообігу органу виконавчої влади. Технічні умови” ТУ У 30.0-33240054-001:2005.

Дотримання технічних умов забезпечує можливість:

– уніфікації форматів обміну інформацією між органами виконавчої влади;

– інтеграції СЕДО в єдину загальнодержавну систему електронного документообігу органів виконавчої влади.

Система електронного документообігу (СЕДО) повинна функціонувати з дотриманням вимог “Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 та “Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республі- ки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, затвердженою постановою КМУ №1153 від 17 жовтня 1997 року.

В СЕДО повинна забезпечуватися можливість:

– одночасної роботи групи користувачів;

– перевірки електронних документів на зараження вірусом та регулярне оновлення антивірусної бази даних;

– використання надійних засобів електронного цифрового підпису;

– візуального подання (у тому числі й друк на папері) електронних документів;

– використання систем розпізнавання документів на папері та перевірки правопису.

В СЕДО повинні забезпечуватися:

– простота і зручність її використання працівниками, що пройшли навчання (далі - користувачі);

– виконання користувачами своїх службових обов'язків щодо діловодства в електронній формі;

– захист від помилкового видалення даних, можливість зворотних дій користувача;

– автоматичне заповнення полів форм для прискорення процессу введення інформації;

– аудит введеної інформації;

– надання засобів для відстеження (моніторингу) руху електронних документів між підрозділами органу виконавчої влади в процесі діловодства.

Функціонування СЕДО здійснюється з обов'язковим використанням інформації з довідників:

– довідник видів електронних документів та повідомлень;

– довідник органів виконавчої влади, які є учасниками обміну електронними документами та повідомленнями;

– довідник фізичних осіб, які є учасниками обміну електронними документами та повідомленнями між органами виконавчої влади.

За необхідності СЕДО доповнюється довідниками та/або класифікаторами із загальносистемною або іншою інформацією, необхідною для її функціонування.

В процесі функціонування СЕДО забезпечується коректна взаємодія її програмних компонент з іншим інформаційно-телекомунікаційними системним, прикладним та інструментальним програмним забезпеченням робочих місць та серверів без порушення їх функціонування.

Програмні продукти, які використовуються для створення СЕДО, повинні мати експертний висновок або сертифікат відповідності вимогам нормативних документів з технічного захисту інформації.

Органи виконавчої влади, які здійснюють обмін електронними документами і повідомленнями через свої СЕДО, виступають відправниками або одержувачами таких документів і повідомлень.

В процесі обміну електронними документами і повідомленнями взаємодія СЕДО з системами електронного документообігу органів виконавчої влади здійснюється через спеціальні телекомунікаційні мережі, у яких забезпечується безпека конфіденційної інформації, що є власністю держави.

В СЕДО не накладаються обмеження на структуру та зміст електронного документа.

В СЕДО забезпечується обмін такою інформацією:

– електронні документи;

– реєстраційні дані в електронній формі про електронний документ та його зміст;

– повідомлення для відправника про прийняття (відхилення) вхідних електронного документа службою діловодства одержувача.

Інтерфейс між користувачем і СЕДО дає змогу забезпечити:

– ергономічність взаємодії користувача з СЕДО;

– взаємодію користувача з програмними компонентами СЕДО на основі прозорого та інтуїтивно зрозумілого діалогового графічного віконного інтерфейсу, з використанням піктограм функцій, режимів та операцій;

– можливість для користувача оперувати професійно-орієнтованими поняттями предметної галузі діловодства державною мовою;

– можливість зворотності дій користувача, а також обов'язкове підтвердження ним потенційно руйнівних дій з модифікації та відновлення даних;

– можливість одержання користувачем довідкових даних про функціональні характеристики СЕДО (зокрема, отримання на екрані монітора контекстнозалежних підказок щодо виконання операцій, функцій тощо).

В СЕДО може застосовуватися система управління базами даних, в якій забезпечується надійне зберігання інформації в різноманітних форматах - як текстових, так і графічних чи мультимедійних, надання швидкого доступу до інформаційних ресурсів різноманітним прикладним системам з підтримкою достатньої продуктивності при підключенні запланованої кількості користувачів.

ЛЕКЦІЯ 11

Методологія інформаційного менеджменту в КД

1. Інформаційний менеджмент - новий тип управління організацією.

2. Зв’язок інформаційного менеджменту і КД.

3. Концепція та задачі інформаційного менеджменту.

4. Інформаційні потоки

1. Інформаційний менеджмент визначається як прикладна адміністративно-орієнтована технологія управління інформаційними ресурсами. З метою його здійснення в організаціях створюються автоматизовані інформаційні системи управління, які інтегрують зовнішню і внутрішню інформацію. Надходження всіх видів інформаційних повідомлень до єдиної системи надає можливість здійснювати інформаційний моніторинг внутрішньої і зовнішньої сфери, сприяє обґрунтованому прийняттю управлінських рішень. Інформаційний менеджмент розглядається як новий тип управління організацією на основі комплексного використання всіх видів інформації: науково-дослідної, технологічної, матеріально-технічної, кадрової, фінансової та ін.

Інформаційний менеджмент розуміється як розроблення і реалізація внутрішньої і зовнішньої комунікативної політики організації, при чому мета діяльності в цій галузі відокремлюється від ІТ-менеджменту - управління впровадженням і використанням інформаційних технологій.

2. Основні галузі, на перетині яких розвивається інформаційний менеджмент:

− організаційні комунікації – прийняття рішень і контроль за їх виконанням розглядаються як інформаційні процеси і вивчаються адміністративним менеджментом;

− документування діяльності підприємства, формування документопотоку і документообігу – питання, які традиційно розглядались у діловодстві або документаційному забезпеченні управління;

− формування інформаційного потоку фірми, його диспетчеризація, створення довідково-інформаційних фондів і пошукових систем - ці завдання розв’язувались в межах науково-інформаційної діяльності, включаючи бібліотечно-бібліографічну.

Окремим напрямом у концепції управління інформаційними ресурсами виділяється проблема підготовки інформації для керівників, а інформаційне забезпечення розглядається як елемент інформаційного менеджменту.

У межах концепції управління інформаційними ресурсами виділяють такі складові інформаційного менеджменту:

− предметний інформаційний менеджмент як технологія управління діяльністю на базі забезпечення документами, інформацією і знаннями у формах, які відповідають діяльності;

− технологічний інформаційний менеджмент як технологія забезпечення відповідного матеріально-технічного рівня інформаційного середовища;

− програмний інформаційний менеджмент як основа забезпечення взаємодії “людино-машинних” середовищ;

− кадровий інформаційний менеджмент - технологія професіоналізації і спеціальної підготовки користувачів для роботи в інформаційному середовищі.

3. Концепція інформаційного менеджменту (ІМ) об’єднує наступні підходи: економічний, що розглядає питання залучення нової документованої інформації із урахуванням корисності та фінансових затрат; аналітичний, що базується на аналізі потреб користувачів щодо інформації та комунікації; організаційний, розглядає вплив інформаційних технологій на організаційні аспекти; системний, розглядає обробку інформації в організації, приділяючи особливу увагу оптимізації комунікаційних каналів, інформації, матеріальних коштів та інших витрат, методів роботи.

ІМ в організації виконує стратегічні, оперативні та адміністративні задачі. До стратегічних задач відносяться: створення інформаційної інфраструктури організації та управління інформаційними технологіями. Оперативні та адміністративні задачі мають більш вузький та підпорядкований характер.

Головною задачею ІМ являється інформаційна підтримка основної діяльності організації. Задача ІМ, з цієї точки зору, полягає в інтегруванні створених співробітниками індивідуальних інформаційних елементів системи (документи, справи, технології) на основі програми пошуку та на базі пропозицій через Інтернет і відповідного маркетингу використовуваних інформаційних ресурсів. Наступна задача ІМ полягає у переробці різноманітного «масового продукту», що пропонується на інформаційному ринку, в інформацію, релевантну діям – перехід від зовнішніх знань у знання, релевантні внутрішнім рішенням. Важливим завданням ІМ являється вибір раціональних форм комунікацій, техніки та інформаційних технологій, а також характеристик інформаційних ресурсів, необхідних для досягнення цілей організації.

Крім того, ІМ розв’язує задачі планування, керівництва, контролю та організації документного забезпечення управління організацією за певними цільовими критеріями для підтримки узгоджених організаційно-інформаційних дій членів організації.

У контексті використання положень інформаційного менеджменту, ефективність системи документообігу й діловодства в організації залежить від цілої низки факторів: забезпечення організаційною й обчислювальною технікою; використання сучасних технологій; розподілу посадових обов'язків у рамках управлінської ланки; інформаційного забезпечення управлінської діяльності. Слід відзначити, що найважливішим організаційним ресурсом при цьому є інформація.

4. Інформаційний потік – це сукупність повідомлень, які циркулюють у системі, і необхідні для здійснення процесів управління. Інформаційний потік характеризується: джерелом виникнення, напрямом, періодичністю, ступенем сталості, структурою, обсягом і щільністю, видом носія інформації, інформаційною ємністю окремих повідомлень, ступенем використання.

Розрізняють чотири види інформаційних потоків у організації:

1. Обмін між організацією та зовнішнім середовищем (маркетинг, реклама, зв’язки з громадськістю).

2. Міжрівневий обмін інформацією в організації:

- нисхідні потоки інформації, якими повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.;

- висхідні потоки інформації – звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень.

3. Горизонтальний обмін інформацією:

- наради керівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань;

- наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання;

- робота у межах робочих груп (управління проектом).

4. Неформальний обмін інформацією:

- обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей (під час обідньої перерви, святкових заходів та ін..);

- чутки, основною причиною яких є дефіцит офіційної інформації. Дослідження свідчать, що чутки бувають на 80-90% точними (за винятком випадків занадто емоційно забарвленої інформації). Чутки є надзвичайно впливовим чинником.

Бар’єри на шляху інформаційних потоків у організації

1. Викривлення повідомлень:

- ненавмисні викривлення, викликані проблемами у міжособистісному спілкуванні, а також можливими помилками персоналу при обліку і опрацюванні інформації

- навмисні викривлення, коли носій повідомлення не згоден з ним і змінює зміст повідомлення у власних інтересах. Проблеми при обміні інформацією можуть створювати конфлікти між різними групами та відділами організації. До викривлень інформації відноситься також її фільтрація. При передачі інформації зверху вниз основний мотив фільтрації висловлюється таким чином: “їх це не стосується”. При передачі інформації знизу вверх існує тенденція повідомляти керівництву тільки хороші новини.

2. Інформаційні перевантаження. Керівник, зайнятий опрацюванням інформації, що надійшла, і необхідністю підтримувати інформаційний обмін, не в змозі ефективно реагувати на всю інформацію, яка надходить і вимушений відсіювати менш важливу інформацію. Оцінка керівником важливості інформації може виявитись помилковою.

3. Незадовільна структура організації. Оскільки при передачі інформації з одного рівня управління на інший в результаті корегування і фільтрації втрачається приблизно третина її обсягу , найбільш ефективно керованими вважаються організації з невеликою кількістю рівнів управління і каналами відносно прямого інформаційного обміну.

Серед заходів з удосконалення процесів обміну інформацією можна назвати:

1. Регулювання інформаційних потоків – інформація повинна бути структурована за певними категоріями, повинні бути виявлені споживачі кожної категорії інформації і канали її одержання.

Одним з можливих способів широкого інформування працівників про діяльність підприємства є інформаційні бюлетені, які можуть розповсюджуватись як у друкованому вигляді, так і за допомогою сучасних інформаційних технологій.

2. Організація системи зворотнього зв’язку, за допомогою якої орган управління одержує інформацію про поточний стан об’єкта управління.

3. Сучасні інформаційні технології.

Сучасні концепції управління інформаційною діяльністю на підприємствах широко застосовують ідеї інформаційної логістики для побудови моделей інформаційної діяльності підприємства, які відображають взаємозв’язки між інформаційними потоками. Впровадження комп’ютерних технологій дозволяє застосовувати менеджмент ділових процесів (Workflow Management), який представляє собою управління інформаційною логістикою на базі комп’ютерної технології і має на меті забезпечення діяльності з виконання господарських завдань необхідною інформацією відповідного виду, об’єму, якості, у відповідні терміни і у відповідному місці.

Застосування цих концепцій дозволяє побудувати інформаційну модель організації, яка є схемою потоків інформаційних повідомлень, використовуваних у процесі управління, відображає різні процедури виконання функцій управління організацією і пов’язує кожне завдання з вхідними і вихідними документами. Теорія і методика інформаційного забезпечення і документування управлінських процесів, управління документацією (в тому числі електронною) потребує вивчення самої схеми управління, змісту управлінських зв‘язків, впливу управлінської дії суб’єкта, що керує, на керований об‘єкт, а також проблем, пов‘язаних із наступним користуванням документами у їхньому динамічному стані, тобто потребує застосування методології інформаційного менеджменту. Вирішення проблем, пов‘язаних із технічним, технологічним, лінгвістичним забезпеченням потребує застосування методології інноваційного менеджменту, стратегічного менеджменту і менеджменту проектів.

Документованою інформацією (документом) є зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дають можливість її ідентифікувати. З інформацією можна проводити такі інформаційні процеси, як її збір, обробку, накопичення, зберігання, пошук та поширення. Сукупність документів (масивів документів) та інформаційних технологій, в тому числі з використанням засобів обчислювальної техніки та зв'язку, що реалізують інформаційні процеси, впорядковують і організовують в інформаційну систему.

Розглядаючи документи як форму відображення діяльності, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих. Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації. Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).

Основним документаційним процесом є створення документу (документування). Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання документів. Система документування передбачає наявність визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа. Ці норми закріплюються, в свою чергу, законотворчими та нормативно-методичними документами.

З документаційними процесами тісно пов’язана уся управлінська діяльність, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ – об'єкт праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації. Отже, працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу використовують на документаційні процеси – складання, погодження, опрацювання документів та інформації, що міститься в них.

Основні концепції інформаційного менеджменту

Виконання соціальною інформацією управлінських функцій, циркуляція інформації між компонентами системи, між системою в цілому і оточуючим середовищем, є обов‘язковим атрибутом управління. Саме завдяки інформаційним процесам система управління здатна здійснювати цілеспрямовану взаємодію із зовнішнім середовищем, координувати відносини власних компонентів, спрямовувати їх рух до заданої мети. Серед багатьох різновидів менеджменту (стратегічний, фінансовий, ризиковий та ін.), інформаційний менеджмент посідає особливе місце як такий, що забезпечує управління інформаційними потоками.

Розглянемо основні підходи до розуміння інформаційного менеджменту.

1. Інформаційний менеджмент розглядається у досить широкому спектрі – від традиційного інформаційного обслуговування до загальної теорії управління: інформаційне забезпечення, інформаційні ресурси, інформаційні послуги і підприємництво, інформаційні системи і їх управління, опрацювання і аналіз інформації, організація комунікації, управління інформаційними технологіями, стратегічне планування і менеджмент. Всі ці напрями входять до системи знань інформаційного менеджменту, але деякі з них, залежно від трактування, представляються як основні, а решта доповнюють перші як контекст.

2.

Основне, що наслідує інформаційний менеджмент з науково-інформаційної діяльності – це можливість здійснювати інформаційно-аналітичні і прогностичні дослідження, які базуються на методах інформаційного моделювання.

3. Інформаційний менеджмент визначається як прикладна адміністративно-орієнтована технологія управління інформаційними ресурсами. З метою його здійснення в організаціях створюються автоматизовані інформаційні системи управління, які інтегрують зовнішню і внутрішню інформацію. Надходження всіх видів інформаційних повідомлень до єдиної системи надає можливість здійснювати інформаційний моніторинг внутрішньої і зовнішньої сфери, сприяє обґрунтованому прийняттю управлінських рішень. Інформаційний менеджмент розглядається як новий тип управління організацією на основі комплексного використання всіх видів інформації: науково-дослідної, технологічної, матеріально-технічної, кадрової, фінансової та ін.

Особливість інформаційного менеджменту полягає в тому, що він належить до двох напрямів діяльності: з одного боку – загальної теорії управління, дослідження операцій і системного аналізу, а з іншого – до інформаційно-комунікаційного напряму діяльності, основою якого є фундаментальні засади інформатики.

Структура діяльності в галузі інформаційного менеджменту визначається сферою охоплення галузей, на перетині яких він виник і розвивається:

− оперативне використання інформації як стратегічного ресурсу з метою забезпечення конкурентноздатності організації – інфор-маційне забезпечення діяльності підприємства;

− управління процесами опрацювання інформації, яке є змістом документаційного забезпечення управління;

− використання інформації для цілеспрямованого формування зовнішньої і внутрішньої комунікативної політики організації.

Інформаційний менеджмент - це інноваційна діяльність, орієнтована на постійний пошук нових, більш ефективних способів організації інформаційної діяльності, на створення матеріальних і соціальних передумов для ефективного доступу до інформації і забезпечення інформаційно-комунікаційних процесів, на активізацію і розвиток наявних інформаційних ресурсів і форм їх раціонального використання.

Інформаційні потоки в організації

Організація – це динамічна структура, стан якої визначається як зовнішньою взаємодією з оточуючим середовищем, так і внутрішньою взаємодією між її елементами.

Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем ґрунтується на моделях “електронних офісів” [15], сформульованих ще наприкінці 80-х років:

− інформаційна модель - орієнтована на інформацію як ресурс, який виробляється і використовується у процесі функціонування системи управління, спрямована на розв’язування інформаційних проблем, раціоналізацію та інтеграцію інформаційних процесів, покращання організаційної структури, підвищення ефективності роботи у цілому;

− комунікаційна модель – обґрунтовує інформатизацію управління як комплексну систему, яка включає організацію апарата управління разом з персоналом, організаційними зв’язками, методами роботи, тобто є моделлю організаційної системи управління як складної системи соціальних комунікацій;

− соціотехнічна модель – описує процес і результат проектування автоматизованих систем, при якому вважається недостатнім обмеження параметрами інформаційних потоків, загальним характером вирішуваних завдань або типами комунікацій – повинні враховуватись також соціально-психологічні особливості організації, у якій буде функціонувати проектована система. У контексті соціотехнічного підходу кінцеві результати роботи організації залежать не в останню чергу від взаємовідносин людей, їх ціннісних орієнтацій.

У “електронному офісі” працівника оточують різноманітні засоби інформатизації з новими можливостями, які забезпечують одержання і видачу основних видів повідомлень і даних.

Планування і розробка систем управління інформаційними ресурсами і потоками ґрунтуються на етапах життєвого циклу інформаційного ресурсу, модель якого представлена на.

Життєвий цикл інформаційного ресурсу визначає цикл взаємодії фахівця і системи:

- визначення цілей (особистих, корпоративних, суспільних) і змісту інформації, необхідної для їх досягнення;

- створення, збирання, зберігання і пошук інформації;

- передавання інформаційних ресурсів користувачам і їх використання;

- оновлення у процесі використання, пов‘язане з оновленням властивостей, якостей, підвищенням продуктивності, інших ознак;

- утилізація та ліквідація.

Типовими завданнями є виконання основних функцій менеджменту, таких як планування, організація, координація, контроль.

Основні вимоги до застосування у документаційному забезпеченні управління інформаційних технологій визначаються законодавством України та підзаконними нормативно-правовими актами. Інформаційні технології з використанням електронних документів, електронного документообігу, електронного підпису, електронного цифрового підпису застосовується згідно з вимогами законодавства та підзаконних нормативно-правових актів за наявності у суб’єкті документаційного забезпечення управління системи документаційного забезпечення, що базується на сучасних засобах комп’ютерної техніки та програмного забезпечення. Електронні та паперові документи використовуються на однакових засадах відповідно до законодавства та підзаконних нормативно-правових актів. Електронна форма документа повинна відповідати письмовій структурі документування, встановленій нормативно-правовими актами.

ЛЕКЦІЯ 12

Керування документаційними процесами на підприємстві, в установі, організації

1. Політика установи в сфері роботи з документами.

2. Регуляторне середовище в сфері роботи з документами (нормативно-правова база діловодства та архівної справи).

3. Практична реалізація політики установи в сфері роботи з документами.

4. Типові недоліки в організації ДЗУ в установах

5.Основні етапи раціоналізації ДЗУ

1. Організаціям треба розробити та задокументувати політику керування документацій ними процесами, забезпечити її впроваджування та дотримування на всіх рівнях.

Виклад політики керування документаційними процесами — це виклад намірів. Політика визначає, що організація має намір зробити, та інколи містить короткий виклад програми і процедур для досягнення цих намірів. Проте сам по собі виклад програми не гарантує належного керування документаційними процесами; вирішальними для її успіху є схвалення та активне й реальне її підтримування вищим керівництвом, а також надання необхідних ресурсів для реалізування цієї політики. Отже, ефективний виклад політики визначить, яка особа з керівного складу несе головну відповідальність за керування документаційними процесами та здійснює контроль за виконанням політики і програм керування документаційними процесами.

Положення політики керування документаційними процесами мають містить посилання на інші програмні документи, пов’язані з інформацією, наприклад політику щодо інформаційних систем, інформаційної безпеки або керування ресурсами, але не дублювати їх. Вона має бути забезпечена процедурами та інструкціями, викладом планування та стратегії, номенклатурою справ та іншими документами, що разом формують політику керування документацій ними процесами.

Постійно треба заохочувати підтримування та схвалювання політики керування документаційними процесами всіма працівниками. Особливо важливо, щоб політика керування документаційними процесами зобов’язувала всіх працівників створювати та зберігати документи, які відповідають правовим, регуляторним, фіскальним, операційним потребам організації та її потребам в архівній (історичній) інформації. Також є важливим відстежування на відповідність політиці керування документаційними процесами.

Політику приймає вищий рівень керівництва організації і поширює на всю організацію. Встановлюють відповідальність за відповідність діяльності політиці.

В основу розробляння політики покладено аналізування діяльності. Визначають ті ділянки, де законодавство, інструкції, інші норми та методики мають найбільше застосування під час створення службових документів, пов’язаних із діяльністю організації. Розробляючи політику, треба врахувати організаційне середовище організації та економічні міркування/Політику треба регулярно переглядати для того, щоб вона завжди відображала чинні вимоги до ділової діяльності.

2. Усім організаціям необхідно визначити правове поле, вимоги якого впливають на їх діяльність та документування їхньої діяльності. Політика та функціювання організацій мають відображати застосування регуляторного середовища до процесів їхньої діяльності. Документуючи свою діяльність, організація повинна гарантувати її відповідність вимогам регулятивного середовища.

Вимоги регуляторного середовища містять

a) статутне і прецендентне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності, охоплюючи закони та інструкції, які безпосередньо стосуються службових документів, архівів, доступу, права на приватну таємницю, свідчень, електронної комерції, захисту даних та інформації,

b) обов’язкові норми практичної діяльності,

c) добровільні кодекси усталеної практики,

d) добровільні кодекси поведінки й етики, та

e) очікування суспільством належної діяльності у певній галузі або організації.

Характер організації або галузі, до якої вона належить, зумовлює набір регулятивних складників (кожного окремо чи в поєднанні), найприйнятніших для керування документаційними процесами у цій організації.

3. Правильна організація діловодства підприємства, яке тільки створилося є одним із важливих критеріїв його успішного функціонування, а інформаційна система підприємства заслуговує чільного місця з-поміж життєво важливих інфраструктур; матеріальних, трудових, фінансових ресурсів тощо. Власне, йдеться про поступову трансформацію діловодства в керування документацією.

Цільові завдання інформаційної життєдіяльності підприємства формулюють у положенні про службу діловодства, інформаційного забезпечення, керування документацією. Зазвичай такий документ розробляється вищим керівним складом. Документ спрямовує дії, акумулює зусилля колективу, визначає пріоритетні напрями розвитку, які базуються на вимогах сьогодення – «задовольнити інформаційні запити, які виникають у процесі ділової діяльності і стосуються певних даний, звітування, інших відомостей».

Керівник служби ДЗУ, заручившись підтримкою керівництва, послуговуючись визначеними пріоритетними напрямами, ініціює впровадження політики на всіх рівнях управління. Передусім напрямок діяльності підприємства деталізують саме у проекті раціональної організації КД (далі – проект). 3 цією метою наказом керівника формують робочу групу, до якої залучають менеджерів інформаційної діяльності, спеціалістів із питань організації КД, інформаційних технологій, корпоративного керування, основної діяльності та представників користувачів.

Створена з кваліфікованих фахівців робоча група має спроектувати всі процедури та підходи, що відповідають потребам підприємства, враховуючи норми, закладені у його політику:

виокремити низку етапів, кожен з яких може розглядатися як індивідуальний проект (залежно від сутнісних характеристик проекту етап може набувати більшого або меншого значення);

спроектувати структуровану систему дій, що зводить до мінімуму ризик залишити поза увагою під чає розроблення системи вирішення певних важливих питань;

змоделювати окремі етапи та послідовність упровадження структурованої системи дій (може передбачатися впровадження поетапно, одночасно, з різним рівнем деталізації; проект може відповідати потребам як усього підприємства, так і окремих його структурних підрозділів);

підтримувати проект: його реалізація потребує постійного та тривалого процесу змін, еволюції та доопрацювання, адже зміна однієї системи дій ініціює внесення змін інших;

уніфікувати складові документної системи для можливості використання на різних етапах (іноді на різних етапах здійснюють однакові дії для досягнення різних цілей);

документувати кожну дію процесу впровадження проекту: ця документація слугує різним цілям, але вона дуже важлива - на неї посилаються під час реалізації наступних проектів.

Розробники проекту мають скористатися міжнародною методикою DIRKS, унормованою ДСТУ 4423-1:2005 Інформація та документацій. Керування документацією. Частина І. Основні положення. Згідно з цією методикою можуть бути використані ті елементи, процедури та підходи, що будуть корисними для реалізації більш вузьких проектів або тих, що відповідають потребам підприємства. Етапами роботи проектного дослідження робочої групи є:

попереднє дослідження – полягає у визначенні та документальному фіксуванні ролі й мети підприємства, його структури, організаційно-правового та нормативно-методичного забезпечення;

аналіз напрямів ділової діяльності. На цьому етапі класифікують напрями діяльності, визначають і документально фіксують хід робочих процесів і дій;

встановлення вимог до службових документів. Етап передбачає окреслення інформаційних вимог кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Обирають ту структуру та вид службових документів, що найкраще відповідає кожній діловій функції, операції та дії;

оцінка існуючих систем. Служить для визначення та аналізу існуючих на підприємстві документаційних та інших інформаційних систем, їх діяльність оцінюють з огляду на вимоги до документації;

визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документації: прийняття політики, стандартів, процедур та методики розроблення нових систем і впровадження систем у спосіб, що відповідає вимогам до документації;

розроблення документної системи – унормування робочих процесів, створення методик раціоналізування і перепроектування;

упровадження документної системи – реалізація робочих процесів відповідно до проектного планування;

здійснення аналізу після впровадження системи: збір інформації про функціонування документних систем як постійного процесу. Для цього проводять анкетування керівного складу та провідних працівників, перевіряючи внутрішні нормативно-методичні документи щодо здійснення процедур, організовуючи вибіркові перевірки якості підготовки службових документів і методів обліку.

У разі потреби модифікують систему, запроваджують режим постійного моніторингу і регулярної експертизи системи.

Комплексний проект раціоналізації ДЗУ на підприємстві – опис організації діловодства, технології виконання робіт відповідно до нормативно-правових та нормативно-методичних документів у сфері діловодства й архівної справи, інформації та документації з урахуванням науково-технологічних досягнень.

4. Здійснення інформаційного аудиту документів у процесі попереднього дослідження засвідчує, що недоліки в організації діловодства зазвичай мають типовий характер і притаманні багатьом підприємствам. Зокрема, такими є: відсутність законодавчо-нормативних матеріалів, що регламентують організацію роботи з документами; різноманітність організаційних форм та методів у діяльності структурних підрозділів підприємства з питань діловодства; відсутність номенклатури справ; виконання творчими працівниками підприємства технічних, допоміжних операцій; недостатність організації інформаційно-довідкового апарату; формальний контроль за виконанням документів; низький рівень впровадження автоматизованих систем діловодства тощо; визначення недоліків організації діловодства дає змогу виокремити основні напрями його вдосконалення.

5. Теоретико-практичний досвід, усталена практика свідчать, що проект має бути розроблений під триєдиним кутом зору і передбачає організацію системи і процесів керування документацією; повне і точне документування діяльності підприємств, упровадження уніфікованих систем управлінської документації; раціональної роботи з документами.

Організація системи та процесів керування документацією передбачає організаційно-правове обґрунтування всіх аспектів документування і технологічних процесів роботи з документами. Передусім це структурування та формування штату працівників підприємства взагалі та служби діловодства зокрема. Особливу увагу слід приділяти повноцінності й результативності технічного і внутрішнього нормативно-методичного забезпечення (інструкції (процедури), положення, правила, регламенти тощо).

Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення необхідної кількості працівників певного рівня кваліфікації, що відповідають потребам і стратегії підприємства. В організаційній структурі підприємства має бути чітко зафіксована підпорядкованість служби діловодства (служба керування справами, канцелярія, секретаріат тощо) безпосередньо керівникові. Функції та завдання служб діловодства, які повинні бути логічно підпорядковані цілям підприємства взагалі, фіксують у Положенні про неї. Відповідно до цього положення з урахуванням технології роботи здійснюють розрахунок кількості працівників служби діловодства і документують це у штатному розписі. При цьому враховують: обсяг робіт (визначається обсягом документообігу підприємства); норми виробітку на діловодні операції (якщо такі є); загальну кількість працівників; рівень автоматизації та механізації роботи з документами.

Не менш важливим є оцінювання працівників: з'ясування, чи відповідають вони вимогам. Оцінювання – це процедура, що здійснюється для виявлення ступеня відповідності професійних, ділових та особистісних якостей працівника, кількісних та якісних результатів його трудової діяльності. Кваліфікація працівника визначається сукупністю загальної або спеціальної освіти та професійного досвіду, набутого під час виконання посадових обов'язків. Оцінюватися повинні не просто потенційні можливості працівника, його професійна компетентність, а й реалізація цих можливостей у процесі виконання дорученої роботи, відповідність процесу виконання цієї роботи ідеальній моделі, конкретним умовам виробництва. Оцінювання доповнюється такими критеріями, як мораль, ставлення до роботи, активність, ініціативність, уміння працювати у команді і самостійно, здатність опанування суміжних спеціальностей, адекватне сприйняття змін. Утім, процес оцінювання персоналу має бути невід'ємним від його програми розвитку, що передбачає форми та методи підвищення кваліфікації. Компетенція працівника є інструментом менеджменту, орієнтованим на практичну діяльність в організації, а тому працівник мусить відповідати вимогам, що закріплені у кваліфікаційних характеристиках, посадових інструкціях тощо. Згідно з положенням про службу діловодства і штатним розписом складають посадові інструкції на кожного конкретного працівника, завдяки чому досягають рівномірного розподілу функцій та обов'язків між структурними підрозділами, працівниками служби діловодства. У ході проектного обстеження аналізують умови праці, режим роботи і відпочинку. Водночас оформлюють перелік необхідних канцелярських приладів, офісної техніки, програмного забезпечення.

Організація повного і точного документування діяльності підприємства, впровадження уніфікованих систем управлінської документації у першу чергу передбачає аналіз сукупності, на яку має бути поширена дія. Це передбачає класифікацію напрямів діяльності, визначення і фіксування робочих процесів і дій, що їх становлять, а також окреслення інформаційних вимог кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Слід обирати ту структуру та вид службових документів, що найповніше відповідає кожній діловій функції, операції та дії. Заключний етап організації документування діяльності підприємства полягає у формуванні:

Класифікатора з питань діяльності підприємства;

Класифікатора видів документів;

Класифікатора кореспондентів;

Класифікатора резолюції;

Класифікатора виконавців;

Класифікатора результатів виконання документів (у т. ч. причин невиконання документів);

Класифікатора структурних підрозділів;

Класифікатора форм документів;

Переліку документів із зазначенням строків зберігання;

Номенклатури справ;

Зведеного переліку інформації, що становить КТ:

Класифікатора документів організації, що містять КТ.

Формування вихідного масиву документів здійснюють на основі документного обстеження архіву організації і документів поточного діловодства. На цьому етапі обстежують:

документи, які становлять правову основу діяльності підприємства: законодавчі й нормативно-правові акти вищих і галузевих органів державної влади і управління, які безпосередньо регламентують різні аспекти функціонування підприємства;

організаційну структуру функції структурних підрозділів підприємства, на які буде поширюватися дія, принципи розподілу повноважень під час виконання ними управлінських функцій (зокрема, статут або положення про підприємство, положення про структурні підрозділи, колегіальний орган, штатний розпис, колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції);

розпорядчу документацію: накази, розпорядження, рішення колегіальних органів управління з основної діяльності тощо;

комплекс наявних на підприємстві нормативно-методичних документів з діловодства, які визначають склад та технологію обробки документів: інструкцію з діловодства, правила складання та оформлювання документів, інструкції (процедури) з виконання певних технологічних операцій організації роботи з документами, номенклатуру справ організації, індивідуальні номенклатури справ структурних підрозділів та описи справ за минулі роки, попередні класифікатори документів і кореспондентів тощо;

реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання;

документацію підприємства щонайменше за три останні роки діяльності;

перспективне планування підприємства на наступний рік.

Уніфікацію систем документів упроваджують згідно з накресленою Методичними рекомендаціями щодо застосування ДСТУ 4163-2003 програмою дій стосовно впровадження уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (ОРД):

розроблення чи перероблення інструкції (регламенту, правил) з оформлення документів на підприємстві;

розроблення бланків документів відповідно до вимог ДСТУ;

удосконалення організації виготовлення бланків та їх обліку;

проведення семінарів і нарад з керівниками структурних підрозділів, а також періодичне проведення практичних занять (семінарів) з працівниками, що виконують діловодні процеси;

забезпечення працівників структурних підрозділів, які готують і оформлюють документи, примірниками стандарту, методичними рекомендаціями щодо його застосування, уніфікованими формами документів підприємства;

вивчення змісту стандарту працівниками структурних підрозділів;

впровадження досвіду застосування стандарту.

Національна уніфікована система документації на рівні підприємств різних форм власності реалізується комплексом індивідуальної нормативно-методичної документації, а саме:

Інструкцією з діловодства;

Правилами підготовки й оформлення управлінських документів;

Класифікатором і Альбомом уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності підприємства, до якого долучають форми основних видів номіналів документів (наказ про розподіл повноважень, про режим роботи підприємства, про перенесення робочих днів, створення інвентаризаційної комісії, про затвердження штатного розпису, про внесення змін до штатного розпису тощо);

Збірником типових текстів та порядком їх створення:

Переліком документів, що підлягають затвердженню;

Переліком документів, що засвідчуються відбитком печатки підприємства;

Переліком документів, що не підлягають реєстрації у службі діловодства;

Інструкцією роботи з документами обмеженого доступу тощо.

Важливим етапом раціоналізації документообігу є визначення частоти створення конкретних видів номіналів документів, групування їх на періодичні та постійні (умовно постійні) форми. Аналіз форм документів організовують у кожному структурному підрозділі з певного виду діяльності (за відсутності структурних підрозділів – з конкретних управлінських функцій: розпорядча, виробнича діяльність, збут і постачання тощо). Інформацію про вид номіналу документа фіксують у Карті документа.

Карти документів, сформовані у ході документного огляду, є основним робочим масивом, що застосовується у подальшому для формування структури Класифікатора типових текстів, Класифікатора форм та документного масиву форм, представленого в ньому.

ЛЕКЦІЯ 13

Раціоналізація документообігу на підприємстві

1. Шляхи раціоналізації документообігу

2. Раціоналізація документопотоку

3. Графік документообігу

4. Маршрут документа

5. Аудит документаційних систем

6. Навчання персоналу з керування документаційними процесами