6. Навчання персоналу з керування документаційними процесами

Вступ

В ISO 15489-1 описано необхідність для організації навчання всіх працівників, які створюють службові документи або користуються документаційною системою. Цей стандарт описує деякі вимоги до навчальної програми; до персоналу, який треба навчати; до навчання технічних спеціалістів; методів навчання та оцінювання і переглядання навчальних програм.

Навчальна програма має забезпечити розуміння функцій та переваг керування службовими документами в організації. Вона має роз’яснювати політику та містити процедури і процеси в контексті діяльності, що допоможе персоналу зрозуміти, що від нього вимагають. Найефективнішою програма буде тоді, коли вона пристосована до потреб певних груп працівників або, у деяких випадках, окремих працівників.

Вимоги до навчальних програм

Для організації важливо встановити відповідальність керівника за впроваджування та виконання навчальних програм з керування документаційними процесами відповідного рівня та виділити відповідні ресурси для забезпечування реалізації програм.

Щоб організувати повне навчання з керування документаційними процесами або окремих його напрямків, організація може скористатися послугами третьої сторони.

Формальна навчальна програма тільки тоді буде ефективною, коли працівники зможуть побачити, що керівний склад бере активну участь у запроваджуванні політики і процедур, що є складниками програми.

Персонал, який треба навчати

Важливо, щоб весь персонал з будь-яким рівнем відповідальності за службові документи навчався.

До такого персоналу належать:

a) менеджери, охоплюючи старших менеджерів,

b) працівники,

c) підрядники, розробники,

d) волонтери та

e) інший персонал, який має обов’язки створювати або використовувати інформацію службових документів.

Організаціям необхідно забезпечити навчання всіх працівників, зайнятих у процесах, щоб вони могли виконувати свої обов’язки.

Навчання фахівців з керування документаційними процесами

Загальні засади

Щоб реалізовувати програму керування документаційними процесами та здійснювати такі високотехнологічні процеси, як класифікування, підготовляння номенклатури справ та розробляння документаційної системи, багатьом організаціям треба наймати персонал, що має фахову кваліфікацію з керування документаційними процесами або архівної справи. До відповідних технологічних навичок також належить розуміння функціювання електронних систем. Необхідно також розуміти характер діяльності, цілі та робочі процеси організації.

Організація може на свій розсуд використати вже навчений штат, що полегшить використання прийнятних зовнішніх навчальних програм іншим персоналом, або найняти навчених і досвідчених підрядників або консультантів.

Методи навчання

Методи навчання керуванню документаційними процесами можуть бути такими:

a) долучання цих питань до навчальних програм для працівників організації;

b) навчання в аудиторії для новачків або під час замінювання системи;

c) навчання без відриву від роботи та інструктаж, надані як частина офіційної програми або добре обізнаними працівниками середнього керівного складу чи фахівцями того самого рівня;

d) короткі навчальні заняття або семінари з окремих питань керування документацій ними процесами;

e) листівки та буклети з короткими інструкціями «як робити», що описують певні аспекти політики або практики щодо організування роботи зі службовими документами;

f) комп’ютерні презентації, які можуть бути інтерактивними, доступними через корпоративну мережу або поширюватись на машинних носіях;

g) допоміжні тексти, надані комп’ютерною мережею;

h) навчальні курси, організовані навчальними закладами або фаховими організаціями. Вони можуть бути частиною загальної навчальної програми цих організацій і (або) бути розробленими на прохання іншої організації з урахуванням її особливих потреб.

Оцінювання та переглядання навчання

Оцінювання навчальної програми базується на подальшій успішній роботі працівника з документаційною системою. Це може вимагати оцінювання рівня отриманих знань через операційні перевіряння документаційної системи у підрозділі організації. У програмі також треба передбачити відстежування та документування рівнів навичок працівників порівняно з вимогами, зазначеними у навчальній програмі.

Ефективність та дієвість програм навчання керуванню документаційними процесами зростатиме, якщо їх регулярно переглядати та надавати звіти керівництву організації.

Також необхідно оцінювати рівень задоволеності стажерів курсами та іншими видами навчання.

Важливо, щоб оцінення та переглядання навчальних програм супроводжувалися необхідним коригуванням програми, а ті, хто вже пройшов навчання, одержали новітню інформацію.

Під час оцінювання будь-яких порушень звітності доцільно дослідити, який аспект керування документаційними процесами міг бути причиною порушення

ЛЕКЦІЯ 14

Електронні документи та електронні системи керування документацією

1. Специфікація MoReq

2. Інформаційні системи (EDMS) та системи ЕДО (ERMS)

3. Метадані: класифікація та формат

4. Сутність, формати та носії ЕД

5. Архівне зберігання ЕД

1. Робота над специфікацією Moreq почалася в 2000 році і закінчилася на початку 2001 року. Остаточний варіант Європейської специфікації Moreq2 «Типові вимоги до автоматизованих систем електронного документообігу» був затверджений Європейською комісією на початку 2008 року. У новій редакції стандарту існує безліч положень і змін, що істотно відрізняють його від попередньої версії. Ця версія стандарту є детальними рекомендаціями до формування технічного завдання для формування повноцінних програмних продуктів по автоматизації діловодства. Однією з найбільш істотних новин в Moreq2 є додаток до стандарту, розроблена система сертифікації програмних продуктів на відповідність вимогам специфікації. Вимоги справжньої специфікації стали обов'язковими для формування автоматизованих систем електронного документообігу, вживаних в органах влади Євросоюзу.

Цей європейський стандарт був розроблений після того, як Євросоюз із тривогою помітив, що в США розробки в області електронного документообігу активно підтримуються урядом. Документ обсягом в 134 сторінки використає як американський, так і європейський досвід, і містить близько 400 вимог до керування електронними документами.

На сьогоднішній день MoReq мало використається для проектування систем електронного документообігу. На це є кілька об'єктивних причин:

рушійною силою розробки цього стандарту були політичні міркування, а не економіка;

створення «електронних урядів» у Європі значно відстає від планів, і необхідність в електронному документообігу не так велика, як очікувалося;

спроба закласти у вимоги все, що тільки можна, зробило MoReq малопридатним для практичного застосування;

основні конкуренти - національні розробки (Do 5015.2 - США, PRO Великобританія, NOARK - Норвегія, DOMEA - Німеччина), пред'являють менш широкі, але більше реальні на сьогоднішній день вимоги до систем електронного документообігу;

США домінують на ринку систем електронної торгівлі, і якщо США не приймуть MoReq, то в нього мало шансів стати чимсь більшим, ніж цікавий довідковий документ.

Фірми-розроблювачі програм почнуть звертати увагу на національний стандарт тільки тоді, коли його дотримання стане необхідним для просування програм на відповідні ринки - тобто стандарт повинен стати обов'язковим (неважливо, «де-факто» або «де-юре»), принаймні, у державному секторі.

Сказане не означає, що самі вимоги не представляють ніякого інтересу. Вимоги MoReq охоплюють набагато більше широке коло можливостей систем електронного документообігу, чим Do 5015.2, і можуть бути корисні й при розробці спеціалізованих вимог (для окремої організації), і при виборі комерційною організацією системи електронного документообігу для своїх потреб.

2. У стандарті MoReq чітко пояснюється подібність і розходження між двома типами систем, пропонованими на ринку програмного забезпечення: інформаційними системами (EDMS, document management) і системами електронного документообігу (ERMS, records management).

Принципове розходження між інформаційними системами й системами електронного документообігу не впадає в око, - щоб його бачити, потрібно розбиратися як у діловодстві, так і в особливостях роботи з електронними документами. У Росії додаткові ускладнення викликає термінологічна плутанина: терміни record («документ») і document (інформаційний матеріал, що може бути, а може й не бути документом - наприклад, шаблон або чернетка документа), часто або обоє переводяться як «документ», або як, відповідно, «запис» (?!) і «документ».

В MoReq розходження між двома видами систем зведені в наступну таблицю

Інформаційна система - EDMS	Система електронного документообігу - ERMS
Допускає модифікацію документів і /або існування декількох версій одного документа	Запобігає модифікації документів
Може дозволяти знищення документів власником	Не допускає знищення документів за винятком особливих, ретельно контрольованих обставин
Може мати деякі засоби відстеження строків зберігання	Зобов'язана мати строгі засоби відстеження строків зберігання
Може підтримувати структуру розташування документів, що може бути під контролем користувачів	Зобов'язана мати тверду систему розташування документів (класифікаційну схему), підтримувану Адміністратором
Призначено, головним чином, для підтримки повсякденного використання документів для поточної ділової діяльності	Може підтримувати повсякденну роботу, але також служить захищеним сховищем значимих ділових документів

Як видно з таблиці, головна відмінність систем електронного документообігу полягає в тім, що вони забезпечують не тільки збереження інформації, але й цілісність і автентичність електронних документів. Після реєстрації інформаційного матеріалу як документ, він виходить з-під контролю свого творця й не може бути ні змінений, ні знищений (інакше як у ході регулярної роботи зі знищення документів тимчасового строку зберігання, проведеною службою ДОК).

У вимогах MoReq докладно розглядається питання про найважливіші документи й про відновлення діяльності після катастроф (пп.4.3.6-4.3.7). Серед не функціональних вимог є й вимоги до «доступності» системи для користувачів, включаючи відновлення системи за заданий час у випадку збоїв (п.11.3.5).

Цікавий розділ про автоматичний захист автентичності документа - система повинна видавати попередження при спробі реєстрації документа, автентичність якого сумнівна або не може бути в майбутньому перевірена (пп.4.5.2-4.5.3).

Великий розділ (розділ 5) присвячений відстеженню строків зберігання, експертизі цінності й знищенню документів. Дуже докладно говориться про організації довгострокового зберігання електронних документів (п. 11.7).

Нехай неявно, але MoReq має на увазі певне злиття служб ДОК й ІТ. На відміну від Do 5015.2, всі користувачі системи діляться на адміністраторів і непривілейованих користувачів, і «діловодськи» функції покладені на адміністраторів. Ролі фахівців діловодства в організації електронного документообігу не приділено особливої уваги, що можна розглядати як один з недоліків документа.

3. З функціональної точки зору, колекції НЕІР поділяються на інформаційні дані та метадані (метаінформацію). Ресурси першого роду представляють відомості, що цікавлять користувачів із предметної галузі цієї колекції. У свою чергу метадані колекції характеризують властивості ІР, які їй належать, і властивості самої колекції в цілому. За матеріалами Вікіпедії у загальному випадку метадані — це:

· інформація про дані, або ж — це інформація про інформацію;

· структуровані дані, що є характеристиками описуваних об’єктів для цілей їх ідентифікації, пошуку, оцінювання, управління ними;

· набір допустимих структурованих описів, які доступні в явному вигляді і призначення яких допомогти знайти об'єкт, дані чи ресурс;

· дані із загальнішої формальної системи, що описує задану систему.

Але такий поділ ІР є досить умовним, тому що ІР, які є метаданими відносно до деяких інших ЕІР колекції чи колекції в цілому, у деяких випадках (коли предметна галузь розглядається користувачем на метарівні) мають значення даних. Очевидно, що наявність метаописів НЕІР значно спрощує процеси створення і модернізації колекцій. Разом із цим, наявність у фонді ЕБ електронних ІР поряд з їхніми метаописами сприяє підвищенню адекватності ІР, знайдених під час пошуку, і вимогам пошуку. Проте технологічність побудови та використання метаописів значною мірою визначається засобами, що застосовувались для створення їх [2].

Метадані можна класифікувати:

· за вмістом. Метадані можуть або описувати сам ресурс (наприклад, назва і розмір файлу), або вміст ресурсу (наприклад, короткий зміст);

· за відношенням до ресурсу в цілому. Метадані можуть відноситися до ресурсу в цілому або до його частин. Наприклад, «Title» (назва фільму) відноситься до фільму в цілому, а «Scene description» (опис епізоду фільму);

· за можливістю логічного висновку.

Формат метаданих

Метаданими на практиці, зазвичай, називають дані, представлені відповідно до одного з форматів метаданих [5]. Формат метаданих — є стандарт, призначений для формального опису деякої категорії ресурсів (об'єктів, даних тощо.). Такий стандарт, зазвичай, включає набір полів (атрибутів, властивостей, елементів метаданих), що дозволяють характеризувати даний об'єкт. Наприклад, формат MARC дозволяє описувати сотні характеристик кожного з видів ЕІР (підручники, книги, енциклопедії та ін.), містить поля для опису назви, автора, тематики і безлічі інших характеристик.

Широкого розповсюдження для ЕБ набув стандарт метаданих DCMІ (Dublin Core Metadata Initiative — Ініціатива Дублінського ядра метаданих). Свою популярність для опису електронних ІР наукових фондів ЕБ цей стандарт має з огляду на простоту його застосування і надання можливості побудови метаописів необхідної повноти [2].

Стандарт містить 15 метаданих з відповідними множинами кваліфікаційних описів і пропонує правила опису загальних характеристик ЕІР, що висвітлює вміст ресурсу (Title — Назва, Subject — Предмет, Description — Опис, Type — Тип, Source — Джерело, Relation — Відношення), інтелектуальну власність (Creator — Автор, Publisher — Видавець, Contributor — Співавтор, Rights management — Права, Coverage — Охоплення) і його стан (Date — Дата, Format — Формат, Identifier — Ідентифікатор, Language — Мова).

Слід враховувати, що під час створення масивів ЕІР необхідно дотримуватися світових стандартів опису електронних даних: Dublіn Core, UNІMARC, RUSMARC, UKRMARС, USMARC, ONІX і т. ін., що дозволить у першу чергу запобігти дублювання інформаційних носіїв у колекції безпосередньо ЕБ, яку формуєте, та забезпечить її потенційну інтеграцію у масштабніші проекти.