Вторая стадия: оценка длительности акций

Проставьте против каждого задания приблизитель­ное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время (в часах).

Например:

П — проект изучения рынка – 1,0

В — г.Ш. (экспертная оценка) – 1,5

ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) – 2,0

Ч — специальный журнал для менеджеров

Т — г. Х (статистика сбыта) – 1,5

ПР — г. Г. (письмо) –0,5

Т — г. М. (программа ЭВМ) – 2,5

Т — г-н Т. (набор персонала) – 0,5

Т — г. Ю. (вечерняя встреча с ресторане) – 3,0

Вы можете возразить в том смысле, что продолжи­тельность отдельных дел невозможно оценить доста­точно точно. Это верно. Однако после накопления из­вестного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятель­ности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оцен­ке рынка, оборота и расходов.

Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распо­ряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.

Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под оп­ределенную задачу Вы отвели определенное время.

Попробуйте в течение 10 дней составлять письмен­ные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.

Третья стадия: резервирование времени про запас

При составлении плана дня придерживайтесь ос­новного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % долж­но быть оставлено в качестве резервного време­ни для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ва­ших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабо­чий день, при том что запланированное время дол­жно составить примерно 5 часов!

Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанав­ливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычерк­нут, либо завершен за счет сверхурочных.

Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению

Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.

Установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня.

Перепроверьте скалькулированную Вами потреб­ность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом ос­таваться реалистом.

Рассмотрите каждую акцию с точки зрения воз­можности ее перепоручения и рационализации.

Пятая стадия: контроль и перенос несделанного

Как показывает опыт, не все задачи удается вы­полнить и не все телефонные разговоры могут состо­яться. Поэтому их приходится переносить на следую­щий день.

Если одно и тоже дело вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:

• Вы наконец-то решительно за него беретесь и дово­дите до конца;

• Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проб­лема разрешается сама собой.

Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекоменду­ется регулярно и последовательно работать со специ­альным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени.

Рационализация использования времени с помощью бюрографии

Вы можете еще больше рационализировать состав­ление плана, если наряду с буквенными сокращения­ми для обозначения важнейших элементов использу­ете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например:

Применяйте также другие, свои собственные обо­значения. Личное творчество здесь можно не ограни­чивать.

При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.

Что дает метод «Альпы»?

Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут Вам мно­гократный выигрыш во времени.

При успешном использовании техники планирова­ния времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20 % Вашего времени!

Старайтесь каждый день выиграть 1 час време­ни — «золотой час»!

Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу «Аль­пы».

Это потребует некоторой самодисциплины, но Вы быстро оцените преимущества ежедневного планиро­вания времени.

Составляйте план до начала работы, а именно вече­ром уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!

Психологическая подоплека

• Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подго­тавливает возможные решения.

• Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

• Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых Вы прежде переносили на все более отдаленные сроки решения основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее удов­летворительно.