3. Аналитическая часть
Эффективная загрузка рабочего времени менеджера означает соответствие структуры затрат этого времени целям и задачам, стоящим перед ним. Только при таком соответствии можно говорить о рациональной или нерациональной загрузке рабочего времени.
Отличительной особенностью времени как ресурса является то, что его нельзя запасти впрок, и то, что оно расходуется помимо нашего желания. Личность может только управлять тем, на что оно расходуется Поэтому, мы либо пытаемся управлять направлением наших временных затрат, либо пытаемся все выполнить одновременно и теряем намного больше времени.
Отечественные и зарубежные исследования показывают, что основной причиной дефицита времени личности является неумение выделить главное, на что необходимо его тратить в данный момент, и нежелание или неумение его планировать. Каждому из нас необходимо видеть общую картину и структуру своих дел и чувствовать, что ситуация находится под контролем. Данное положение помогает избавиться от постоянной спешки, избежать стрессовых состояний.
3.1. Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени
Для анализа использования рабочего времени заполним карту самофотогрфии ( табл.1). Фиксирование затрат рабочего времени по элементам производится шифром, соответствующим выполняемой работе. Заполнение карты производится с момента начала работы в течение недели.
Таблица 1
Карта самофотографии рабочего времени руководителя отдела маркетинга фирмы.
(Код рабочего места) -001
(Вид деятельности) - руководитель
(Наименование должности, код) – Начальник отдела маркетинга
(Табельный номер) -034
Дата
|
День недели |
Часы работы |
|||||||||||||||||||
1
|
|
2 |
|
3
|
|
4 |
|
5 |
|
6 |
|
7
|
|
8 |
|
9 |
|
1 |
0 |
||
|
|
|
15- минутные интервалы |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
Понедельник |
22 |
03 |
10 |
10 |
23 |
14 |
14
|
14
|
14
|
23
|
01 |
02
|
06 |
15
|
19 |
19
|
06 |
20 |
20
|
20
|
|
Вторник |
22
|
03 |
04 |
04
|
15
|
16
|
16
|
18
|
18
|
23
|
11
|
11 |
|
15
|
21 |
21 |
06 |
11
|
11
|
11
|
|
Среда |
22
|
03
|
05 |
05
|
15
|
15
|
17
|
17
|
08 |
23
|
11
|
11
|
|
15
|
21 |
|
06
|
21 |
05 |
05
|
|
Четверг |
22
|
03
|
06
|
|
23
|
14
|
14
|
14
|
14
|
23
|
12
|
12
|
12
|
15
|
08
|
08
|
06
|
21 |
08
|
08
|
|
Пятница |
06
|
03 |
06
|
04
|
04
|
04
|
01
|
18
|
18
|
23
|
07
|
07
|
07
|
15
|
07
|
08
|
06
|
08
|
20
|
20
|
|
Суббота |
20
|
20
|
20
|
20
|
11
|
11
|
11
|
11
|
11
|
23
|
20
|
20
|
20
|
20
|
20
|
20
|
20
|
20
|
20
|
20
|
После сбора первичных данных произведем обработку карты самофотографии. Для этого просуммируем все затраты рабочего времени на выполнение i-го вида работ за весь период наблюдения (Ni ):
(1)
где nij - затраты рабочего времени в j-и день наблюдения по i-ому виду работ, мин.
Затем определим удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени каждого рабочего дня, а также в суммарных затратах рабочего времени за весь период наблюдений.
На основании полученных данных заполним таблицы:
«Структура фактических затрат рабочего времени руководителя» (табл. 2) и «Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя» (табл. 3). Графа 2 табл. 3 (плановые затраты) заполняется на основании экспертного опроса руководителя соответствующей службы аналогичной фирмы, с учетом их мнения о целесообразной структуре затрат рабочего времени. Экспертный опрос позволит определить рациональную структуру затрат рабочего времени с точки зрения задач отдела и функций.
Однозначный ответ дать достаточно сложно, многое определяется спецификой деятельности организации, хотя возможно учесть опыт передовых фирм
С использованием результатов сравнения рекомендуемой (плановой) структуры затрат рабочего времени и фактической проводится анализ рациональности использования рабочего времени руководителем, заполняется таблица 4, которая позволит нам разработать организационно-технические мероприятия, позволяющие снизить нерациональные потери рабочего времени руководителя.
Таблица 2
Структура фактических затрат рабочего времени руководителя отдела маркетинга
Наименование работ (перечень элементов затрат) и их шифр |
Всего за период наблюдения, мин |
Удельный вес, % |
1 |
2 |
3 |
01. Изучение текущих документов |
60 |
1.6 |
02. Поиск и работа с экономической информацией |
30 |
0,8 |
03. Работа с корреспонденцией |
150 |
4,16 |
04. Подгоовка отчетов, докладов и справок |
150 |
4,16 |
05. Осуществление переписки |
120 |
3,3 |
06. Телефонные разговоры |
180 |
5,0 |
07. Прием посетителей |
120 |
3,3 |
08. Участие в производственных совещаниях |
210 |
5,8 |
10. Подготовка собраний, совещаний |
60 |
1,6 |
11. Служебные разъезды |
360 |
10,0 |
12. Повышение квалификаци |
90 |
2,5 |
14. Проведение собраний,совещаний |
240 |
6,6 |
15. Беседы с подчиненными |
240 |
6,6 |
16. Решение оперативных вопросов |
60 |
1,6 |
17. Решение перспективных вопросов |
60 |
1,6 |
18. Обход рабочих мест |
120 |
3,3 |
19. Прием по личным вопросам |
60 |
1,6 |
20. Личные дела |
570 |
15,8 |
21. Потери рабочего времени |
150 |
4,16 |
22. Прочие затраты времени |
120 |
3,3 |
23. Регламентированные перерывы |
240 |
6,6 |
|
3600 |
100 |
Таблица 3
Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя отдела маркетинга
Наименование работ (перечень элементов затрат) и их шифр |
Плановые затраты рабочего времени, % |
Фактические затраты рабочего времени, % |
1 |
2 |
3 |
01. Изучение текущих документов |
2,0 |
1.6 |
02. Поиск и работа с экономической информацией |
4,0 |
0,8 |
03. Работа с корреспонденцией |
1,5 |
4,16 |
04. Подготовка отчетов, докладов и справок |
4,0 |
4,16 |
05. Осуществление переписки |
3,0 |
3,3 |
06. Телефонные разговоры |
6,0 |
5,0 |
07. Прием посетителей |
10,0 |
3,3 |
08. Участие в производственных совещаниях |
6,0 |
5,8 |
10. Подготовка собраний, совещаний |
2,0 |
1,6 |
11. Служебные разъезды |
12,0 |
10,0 |
12. Повышение квалификаци |
4,0 |
2,5 |
14. Проведение собраний,совещаний |
3,0 |
6,6 |
15. Беседы с подчиненными |
6,0 |
6,6 |
16. Решение оперативных вопросов |
5,0 |
1,6 |
17. Решение перспективных вопросов |
8,0 |
1,6 |
18. Обход рабочих мест |
4,0 |
3,3 |
19. Прием по личным вопросам |
2,0 |
1,6 |
20. Личные дела |
4,0 |
15,8 |
21. Потери рабочего времени |
3,0 |
4,16 |
22. Прочие затраты времени |
3,0 |
3,3 |
23. Регламентированные перерывы |
6,0 |
6,6 |
|
|
|
Таблица 4.
АНАЛИЗ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ЗА НЕДЕЛЮ
Должность – начальник отдела
Выполняемые функции – руководство отделом маркетинга
|
|
Продолжительность работ, всего |
В том числе |
||||
Наименование работ (Перечень элементов |
Индекс (шифр |
Сократить нельзя |
Можно сократить или исключить |
||||
затрат) |
затрат) |
мин. |
%к итогу
|
мин.
|
%к продолж. данной работы |
мин
|
%к продолж даннгй работы |
01. Изучение текущих документов |
01 |
60 |
1.6 |
|
|
|
|
02. Поиск и работа с экономической информацией |
02 |
30 |
0,8 |
|
|
|
|
03. Работа с корреспонденцией |
03 |
150 |
4,16 |
|
|
50 |
33
|
04. Подгоовка отчетов, докладов и справок |
04 |
150 |
4,16 |
|
|
|
|
05. Осуществление переписки |
05 |
120 |
3,3 |
|
|
100
|
83
|
06. Телефонные разговоры |
06 |
180 |
5,0 |
|
|
|
|
07. Прием посетителей |
07 |
120 |
3,3 |
|
|
|
|
08. Участие в производственных совещаниях |
08 |
210 |
5,8 |
|
|
|
|
10. Подготовка собраний, совещаний |
10 |
60 |
1,6 |
|
|
|
|
11. Служебные разъезды |
11 |
360 |
10,0 |
|
|
|
|
12. Повышение квалификаци |
12 |
90 |
2,5 |
|
|
|
|
14. Проведение собраний,совещаний |
14 |
240 |
6,6 |
|
|
120
|
50
|
15. Беседы с подчиненными |
15 |
240 |
6,6 |
|
|
|
|
16. Решение оперативных вопросов |
16 |
60 |
1,6 |
|
|
|
|
17. Решение перспективных вопросов |
17 |
60 |
1,6 |
|
|
|
|
18. Обход рабочих мест |
18 |
120 |
3,3 |
|
|
|
|
19. Прием по личным вопросам |
19 |
60 |
1,6 |
|
|
|
|
20. Личные дела |
20 |
570 |
15,8 |
|
|
100
|
17
|
21. Потери рабочего времени |
21 |
150 |
4,16 |
|
|
100 |
66
|
22. Прочие затраты времени |
22 |
120 |
3,3 |
|
|
100 |
83
|
23. Регламентированные перерывы |
23 |
240 |
6,6 |
|
|
210 |
87
|
Итого: |
|
3600 |
100
|
|
|
780
|
|