3.2. Анализ использования затрат времени (обработка собранных данных)

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относи­тельно самостоятельные группы.

Затем определяется удельный вес каждого вида затрат (М ) в суммарных затратах

М,= n,/N x 100, (3) где N- общее время наблюдений, мин.

В нашем случае N = 600 х 6 = 3600 мин. за неделю.

На основании полученных данных заполняется таблица "Анализ соответствия затрат времени поставленной цели" (таб. 5).

По данным табл. 5 можно провести либо корректировка общей цели работы менеджера, либо пересмотреть направления затрат времени.

Для оценки уровня организации труда могут использоват­ься такие показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и др. - отражающие как положительные стороны, так и существен­ные недостатки.

Таблица 5

Анализ соответствия затрат времени поставленной цели

Наименование затрат	Плановые затра­ты времени, %	Фактические затра­ты времени, %	V (±)
1	2	3	4
01. Изучение текущих документов	2,0	1.6	-0,4
02. Поиск и работа с экономической информацией	4,0	0,8	-3,2
03. Работа с корреспонденцией	1,5	4,16	+2,66
04. Подгоовка отчетов, докладов и справок	4,0	4,16	+0,16
05. Осуществление переписки	3,0	3,3	+0,3
06. Телефонные разговоры	6,0	5,0	-1,0
07. Прием посетителей	10,0	3,3	-6,7
08. Участие в производственных совещаниях	6,0	5,8	-0,2
10. Подготовка собраний, совещаний	2,0	1,6	-0,4
11. Служебные разъезды	12,0	10,0	-2,0
12. Повышение квалификаци	4,0	2,5	-1,5
14. Проведение собраний,совещаний	3,0	6,6	+3,6
15. Беседы с подчиненными	6,0	6,6	+0,6
16. Решение оперативных вопросов	5,0	1,6	-3,4
17. Решение перспективных вопросов	8,0	1,6	-6,4
18. Обход рабочих мест	4,0	3,3	-0,7
19. Прием по личным вопросам	2,0	1,6	-0,4
20. Личные дела	4,0	15,8	+11,8
21. Потери рабочего времени	3,0	4,16	+1,16
22. Прочие затраты времени	3,0	3,3	+0,3
23. Регламентированные перерывы	6,0	6,6	+0,6
	100	100	0

При анализе затрат рабочего времени необходимо исполь­зовать их классификацию. Известно несколько классификаций близких по содержанию, но отличающихся степенью детализации затрат. В процессе выполнения курсового проекта мы использовали следующую классификацию затрат рабочего времени (рис.2).

Согласно данной классификации все рабочее время в процессе анализа следует подразделить на время работы и время перерывов.

Время работы - это период, в течение которого выполня­ется работа, соответствующая достижению тех или иных целен. Затем время работы должно быть подразделено на время выполне­ния должностных обязанностей или время работ, включенных в план; время на работу, не предусмотренную должностными обязан­ностями или время выполнения работ, не включенных в план; и время непроизводительной работы или время на выполните работ и мероприятий, не нашедших отражение в дереве целей.

Рис. 2. Классификация затрат рабочего времени управленческого персонала

Время перерывов охватывает время, когда руководитель не занят какой-либо деятельностью и включает в себя как регла­ментированные, так и нерегламентированные перерывы.

Регламентированные перерывы - это время на отдых и время на личные надобности. Оно предназначено для поддержания работоспособности и предотвращения утомления. Время переры­вов на личные надобности не должны превышать 30 мин в день.

Нерегламентированные перерывы - это перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины и посторонними разговорами, зависящими от руководителя, а также организаци­онно-техническими причинами, не зависящими от него. К числу последних следует отнести все перерывы, вызванные нарушением режима работы.

В рамках настоящего курсового проекта анализ использования рабочего времени будем проводить в двух направлениях. Первое направление - характеристика экстенсивного использования рабочего времени, т.е. использование фонда рабочего времени;

второе направление – анализ степени рациональности его использо­вания с точки зрения выполнения различных видов работ, т.е. оценивается структура затрат рабочего времени.

Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности (Кэ), рассчитываемый по формуле:

Кэ = (Ф - П) / Ф = 1 - П/Ф,

где П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, (мин);

Ф - фактический фонд рабочего времени (мин).

В нашем случае П = 240+120+150 = 510 мин.

Ф = 3600 мин.

Кэ = 1 – 510/3600 = 0,858.

Определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от руководителя

Кпр = ПР/Ф,

где ПP - потери рабочего времени, зависящие от руководителя, (мин).

В нашем случае ПР = 150 мин.

Тогда Кпр = 150/3600= 0,0416

Коэффициент потерь, вызванных причинами, не завися­щими от руководителя

Кпо = ПО/Ф,

где ПО - потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, (мин).

В нашем случае ПО = 120 мин.

Тогда Кпр = 120/3600= 0,0333.

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентированные перерывы

Кот = ОТ/Ф ,

где ОТ- время на отдых и личные надобности, (мин).

В нашем случае ОТ = 240 мин.

Тогда Кот = 240/3600= 0,066.

Регламентированные перерывы в работе по принятому нормативу составляют 6% от фонда рабочего време­ни, максимально возможное значение Кэ, может составлять 0,94. В нашем случае Кэ = 0,858, т.е. ниже нормативного. Это указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени и в ходе дальней­шего анализа нам необходимо установить конкретные причины потерь и определить меры по их устранению или сокращению.