Работа с запросами на обновление

Начало работы аналогично созданию запроса на выборку. Перед тем, как начать заполнение "бланка" запроса, выберите меню à Запрос à Обновление. Дальнейшая работа происходит в соответствии с названиями строк "бланка". В строку Поле вводится имя поля, которое будет обновлено, в строку Обновление – новое значение. Оно может быть вычисляемым выражением.

В режиме таблицы можно увидеть список тех записей, которые будут обновляться. После этого следует вернуться в режим Конструктора.

Внимание! Не торопитесь при выполнении запросов, связанных с изменениями данных. Внимательно читайте появляющиеся сообщения. Лучше всего перед работой с запросами на удаление или обновление создать копию таблицы или даже всего файла БД.

В реальных условиях БД случайное повторное выполнение запроса на увеличение оклада или на начисление премии приведет к тяжелым последствиям для фирмы. Поэтому разрабатываются специальные меры для того, чтобы случайно не выполнить такой запрос несколько раз. Подумайте над тем, как это можно сделать.

Работа с запросами на удаление

Производится аналогично. В режиме таблицы видны записи, которые будут удалены.

Результат работы

Умение создавать запросы, аналогичные приведенным в задании.

7. Разработка перекрестного запроса

Цель работы – получение сводной информации из таблицы.

Общие сведения

Пусть имеется таблица базы данных об объеме продаж по месяцам с полями: ФИО (фамилия продавца), Месяц, Объем продаж. В эту таблицу заносятся данные о продажах. Они могут заносится ежедневно или еженедельно. Если требуется узнать текущие успехи каждого продавца, сравнить их, определить их динамику, то потребуется целый ряд запросов.

Для решения подобных задач данные следует представить в сгруппированном и преобразованном виде. Очень наглядна перекрестная таблица. Каждая строка этой таблицы соответствует продавцу. В первом столбце указаны фамилии продавцов, а остальные соответствуют месяцам. В клетках отображается, на какую сумму совершены продажи данного продавца в данном месяце.

Такая таблица имеет заранее неизвестное количество строк и столбцов. Поэтому, для того, чтобы создать такую таблицу, требуется запрос специального вида – перекрестный запрос.

Для его формирования в исходной таблице должно быть не менее трех полей. Различные значения одного поля (фамилии продавцов) дадут строки результирующей таблицы, значения другого (месяцы) – столбцы. Данные из третьего поля будут обрабатываться.

Следует также указать, как будет происходить обработка. Чаще всего это суммирование, но можно использовать количество значений, и среднее, и минимальное значение, и другие статистические показатели. Их список аналогичен списку возможных групповых операций, рассмотренных в предыдущей работе.

В перекрестную таблицу автоматически добавляется столбец итогов (общий объем продаж для каждого продавца).

Задание

Построить перекрестные запросы для вывода сведений:

• о распределении сотрудников по должностям. Строки соответствуют должностям, столбцы – полу. В ячейках таблицы выводится количество сотрудников данной категории;

• о распределении средних окладов по должностям. Строки соответствуют должности, столбцы – полу. В ячейках выводится сумма среднего оклада;

• о суммах окладов по районам для каждой должности;

• о сравнительном количестве мужчин и женщин, служивших и не служивших в армии. Результат должен иметь вид:

Пол	Служили в армии	Не служили в армии
Мужчины
Женщины

• (более сложное задание) определить величину оклад/количество детей для мужчин и женщин по каждой должности.