Результат работы

Форма для ввода и корректировки данных. Форма должна быть построена таким образом, чтобы работать с ней было легче, чем просто с таблицей. При защите работы следует объяснить, как достигается это облегчение. Необходимо обосновать применение следующих мер:

• интуитивно понятного расположения объектов;

• дизайна полей;

• исчерпывающих поясняющих надписей;

• использования набора вкладок.

11. Создание файла полученной заработной платы

Цель работы – подготовка к одновременной работе

С несколькими таблицами.

Общие сведения

Как правило, для хранения всей необходимой информации недостаточно одной таблицы. А поскольку автоматизируется хранение данных для одного предприятия, информация, хранящаяся в таблицах базы данных, чаще всего оказывается некоторым образом связанной между собой. В качестве начального примера такого случая рассматриваются две таблицы:

КАДРЫ, (с ней уже проводились предыдущие работы) и

ЗАРПЛАТА (эту таблицу предстоит создать).

Таблица ЗАРПЛАТА предназначена для хранения информации о выданных работникам суммах заработной платы. Для ее построения рассмотрим ситуацию с выдачей зарплаты.

Каждый работник получает заработную плату помесячно.

Суммы зарплаты могут отличаться от оклада из-за наличия премий, надбавок и прочих начислений, а также удержаний (например, штрафов).

Чтобы хранить рассчитанные суммы зарплаты, требуется создать таблицу ЗАРПЛАТА с полями: ТабельныйНомер, Месяц, Сумма (пока подразумевается, что каждый год создается новый файл зарплаты, отличающийся уникальным именем. Поэтому поле Год можно не вводить).

Для получения итоговых сведений было бы удобнее включить в таблицу зарплаты поле ФИО и некоторые другие. Однако эти поля будут избыточными, так как всю информацию о сотруднике можно при необходимости извлечь из файла КАДРЫ по табельному номеру. Избыточность в базе данных приводит ко многим неприятным последствиям, одно из которых заключается в том, что при изменении сведений общего порядка о сотрудниках (к примеру, при изменении фамилии), данные требуется корректировать в нескольких местах, что чрезвычайно утомительно и часто вызывает ошибки. К тому же введение дополнительных полей в таблицу ЗАРПЛАТА, которая имеет большое количество записей, увеличит объем занимаемой памяти.

Работа с несколькими таблицами накладывает на их содержимое серьезные ограничения. Так, недопустимо выписывать зарплату несуществующему сотруднику (если его табельного номера нет в таблице КАДРЫ). Недопустима также ситуация, когда одному табельному номеру соответствуют два сотрудника.

В то же время вполне допустима ситуация, когда не все работники получили зарплату в каком-либо месяце. Они могли быть больны или находиться в отпуске.

Проверки на допустимость ввода тех или иных данных Access может производить автоматически.

Задание

Создать таблицу ЗАРПЛАТА и заполнить ее данными о полученных суммах за несколько месяцев (не менее трех).

Порядок выполнения работы Окончательная проверка правильности таблицы кадры

Проверьте таблицу на отсутствие повторяющихся табельных номеров и пустых значений;

В Конструкторе таблиц задайте ключевое поле – поле табельного номера. Для этого выделите строку этого поля и в контекстном меню выберите опцию Ключевое поле. Слева от описания поля должно появиться изображение ключа.

Внимание. Если появляется сообщение об ошибке, еще раз проверьте значения поля табельного номера. Это поле не должно иметь пустых и повторяющихся значений.