Основы работы

с системой управления базами данных

MS Access 2000

Методические указания

по выполнению лабораторных работ

В описании используются следующие обозначения.

Меню ® Файл ® Открыть означает, что следует выбрать в меню опцию Файл, в раскрывшемся подменю – опцию Открыть. Такое же обозначение используется и в случае, если на определенном шаге необходимо нажать кнопку в открывшемся окне или выбрать нужную страницу многостраничного окна. Например: Пуск ® Настройка ® Панель задач ® Настройка меню ® Дополнительно

Лабораторные работы

1. Настройка параметров приложения Цель работы: обеспечение удобства работы с субд. Общие сведения

СУБД MS Access, входящая в состав пакета MS Office 97 PRO, предназначена для работы с базами данных (БД) и состоит из множества программ, объединенных в единую систему. Кроме того, она имеет связи с другими элементами MS Office и операционной системой Windows 95/98. Поэтому СУБД можно назвать приложением.

Для запуска приложений используются ярлыки на рабочем столе или меню, вызываемое при нажатии кнопки Пуск. Ярлыки обычно создаются автоматически при инсталляции приложений и задают основные параметры запуска приложения.

Хотя в задании предлагается создать группу программ и собственный ярлык для запуска MS Access, при работе следует соблюдать осторожность, поскольку в лаборатории на одном компьютере работают несколько обучающихся из разных групп. Настройки ярлыка лучше не изменять, оставив их стандартными.

Для того, чтобы снизить вероятность потери результатов своей работы, важно проследить, чтобы создаваемые в процессе работы файлы хранились в определенном каталоге.

Внимание. Когда идет работа с пакетом MS Office 97, при открытии файлов часто автоматически создаются дополнительные временные файлы. Обычно они располагаются в той же папке, что и открываемый файл данных. Если открывается файл, находящийся на дискете, то для дополнительных файлов может не хватить места. Когда это случается, Ваш рабочий файл оказывается поврежденным.

Никогда не открывайте файлы, находящиеся на дискетах!

Самым большим недостатком неопытных программистов является стремление записывать свои “шедевры”, не задумываясь о том, куда они попадают.

Есть также большой соблазн пользоваться автоматически предлагаемыми именами типа Книга1 или db1. Это может иметь печальные последствия в том случае, если кто-то другой тоже пойдет по этому пути. Поскольку его действия указывают на то, что он еще не профессионал, то он не задумываясь заменит Ваш файл своим.

Файлы пользователей должны располагаться на диске С: в папке USER. Эта папка должна иметь разделы, относящиеся к каждому преподавателю, а внутри этих разделов должны находиться папки для учебных групп. Таким образом, местонахождение файлов пользователей должно соответствовать пути:

C:\USER\XXXXXXX\YYYYYY\ ,

где: XXXXXXXX – фамилия преподавателя, записанная ЛАТИНСКИМИ БУКВАМИ, YYYYYYYY – номер группы, записанный, например, в виде 2077_3.

ВНИМАНИЕ. Если имена папок и файлов соответствуют стандартам DOS, то есть состоят из латинских букв, цифр и символа подчеркивания, а их общая длина не превышает 8 символов, то есть высокая вероятность их сохранения в случае отказа Windows. Кроме того, повышается и вероятность восстановления плохо читаемой дискеты.

Задание

Создать папку для хранения файлов и ярлык в меню для запуска MS Access.

Порядок выполнения работы Создание рабочей папки

Приступая к работе с СУБД, следует вначале создать на диске С:, где хранятся данные, папку (каталог) с названием USER. В свою очередь, в ней создается папка, имя которой совпадает с фамилией преподавателя, а в ней – папка с именем, определяющим номер Вашей группы. Это и будет рабочая папка с Вашими файлами.

Поскольку Вы должны работать все время на одной машине, “личного” каталога можно не создавать.

Указанные действия следует производить с помощью Проводника Windows.