Сортировка по нескольким полям

Для такой сортировки требуется выделить несколько смежных полей. Вначале записи будут упорядочены по первому выделенному полю слева. Для равных значений первого поля будет рассмотрено поле, находящееся правее, и упорядочение произойдет по нему. Для равных значений первого и второго полей будет рассмотрено третье поле. Максимальное число полей для сортировки – 10.

Если оказывается, что поля, которые требуется отсортировать, расположены не по порядку, то их следует переместить в открытой таблице и расположить в нужном для сортировке порядке.

Расширенная сортировка

Иногда требуется осуществить упорядочение по нескольким полям, но одни значения сортировать по возрастанию, а другие – по убыванию. Для этого используется расширенный фильтр. Откройте его и задайте нужные поля, аналогично тому, как это делалось при фильтрации. Порядок рассмотрения полей – по прежнему слева направо.

Порядок сортировки можно задать для каждого поля отдельно, пользуясь строкой Сортировка. Если не требуется вводить условия фильтрации, ячейки в строке Условие отбора должны быть пустыми.

Главным достоинством Расширенного фильтра является то, что он позволяет задавать одновременно и отбор нужных записей, и представление их в нужном порядке. Таким образом, расширенный фильтр – универсальное средство отбора данных из таблицы БД.

Задание

Откорректировать таблицу базы данных. При сортировке становятся видны ошибки в данных. К числу распространенных ошибок относятся:

• задание значений поля латинскими буквами или заглавными и строчными буквами;

• ввод фамилий, названий районов и других текстовых значений не с первой позиции. При этом перед текстом появляется один или несколько пробелов, что нарушает порядок сортировки;

• повторяющиеся записи.

Выполнить простую сортировку:

• по убыванию количества детей;

• по сумме оклада;

• по полу;

• по фамилиям;

• по датам рождения;

• по районам.

Выполнить сортировку по нескольким полям:

• по районам, внутри каждого района – по фамилиям;

• по районам, внутри района – по полу, мужчин и женщин – по фамилиям;

• по количеству детей, для равного количества детей – по возрастанию оклада.

Выполнить сортировку с помощью усиленного фильтра:

• по районам, внутри района – по убыванию зарплаты;

• по возрастанию количества детей, для равного количества – по убыванию зарплаты;

• по полу (сначала – мужчины), для одинакового пола – по должности, для одинаковой должности – по убыванию зарплаты.

Результат работы

• Откорректированная таблица КАДРЫ;

• Умение пользоваться различными способами сортировки.

6. Разработка запросов к одной таблице

Цель работы – разработка эффективного инструмента выборки и корректировки данных.

Общие сведения

Чаще всего ЗАПРОС это вопрос к базе данных.

Запрос может также представлять собой

задание на корректировку данных в таблице,

на создание или на удаление таблицы.

Запросы являются основным механизмом для работы с таблицами. С помощью запросов происходит обычно обмен данными в компьютерных сетях: компьютер-клиент посылает компьютеру-серверу запрос, а последний передает выбранную из своих баз информацию.

Вначале будет рассмотрен запрос на выборку.

Хотя Access выполняет запросы, записанные на специальном языке SQL, для их разработки обычно не требуется знания этого языка. Создание запроса ведется в Конструкторе запросов. Важно только правильно указать следующие параметры запроса:

• из каких таблиц (в более общем случае – из каких таблиц каких баз данных) производится отбор;

• какие поля следует включать в результат (можно не только выбирать поля из таблицы, но и создавать новые поля);

• как их называть (запрос может установить новые имена для полей таблицы);

• какие вычисления следует производить при отборе;

• каковы условия отбора (аналогично фильтру);

• как группировать данные (например, следует ли производить суммирование зарплат по районам или подсчет работников по должностям);

• как сортировать результат (аналогично сортировке при использовании расширенного фильтра);

• какие группы (районы или должности) включать в результат.

Результатом запроса на выборку является виртуальная таблица. Это таблица, видимая на экране, но не существующая в БД. Данные для нее берутся прямо в момент ее отображения. Возможен выбор данных из нескольких таблиц, в том числе и виртуальных, полученных в результате выполнения других запросов.

В некоторых случаях (если можно определить, из какой записи исходных таблиц взяты данные) возможно внесение изменений в таблицу запроса и последующая автоматическая корректировка исходных таблиц. Нельзя, например, внести изменения в исходную таблицу, если запрос выводил обобщенные данные по районам: может оказаться, что в районе живут несколько работников, а на каждый район формируется только одна строка. Неясно, в какую строчку исходной таблицы вносить изменения.

Кроме запросов на выборку, существуют запросы на изменение, удаление и добавление данных.

Запросы хранятся на листе БД Запросы. Их также можно открыть ( = выполнить), редактировать и создавать.